This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ministerial briefs'.

6 October 2023 
Mr Smith 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 23/06/01261 
File Number: 
Dear Mr Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 21 June 2023, the Department of Home  Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act.  

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Please provide a list of Ministerial Submissions sent to the Andrew Giles during his 
appointment as the Minister for Immigration and Citizenship, including PDR No., 
subject and date sent to the office. 

Authority to make decision 
I  am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with  responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
•  Advice from the Department of the Prime Minister and Cabinet FOI team 
PO BOX 25 Belconnen ACT 2616 • • 


Documents in scope of request 
In  accordance with section 17 of the FOI Act, the Department has used its computer system to 
produce 1,062 ministerial submissions (min subs) titles that falls within  the scope of your request. 
The list of min subs existed in the possession of the Department on 21 June 2023 when your FOI 
request was received.  

The decision in relation to the min sub titles in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release the titles of 1,049 ministerial submissions in part with deletions 
•  13 are out of scope  

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My  findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI  Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
I  have decided that parts of  documents marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I  have prepared an edited copy of 
the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant 
to your request. 
6.2  Section 22 of the FOI  Act – deletion of exempt material 
I  have decided to prepare an edited list of the titles of min subs that fall within the scope of your 
6.3  Section 33 of the FOI  Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations 
Section 33(a)(i) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the security of the Commonwealth. 
For the reasons set out below, I  consider that there are real and substantial grounds for expecting 
that the disclosure of the documents exempted under section 33(a)(i) would cause damage to 
the security of the Commonwealth.  
- 2 – 

‘Security’ is  a concept with  a fluctuating content which can depend upon the circumstances as 
they exist from time to time.1 ‘Security of the Commonwealth’ is defined in section 4(5) of the FOI 
Act as fol ows  
(5)  Without limiting the generality of the expression security of the 
Commonwealth, that expression shall be taken to extend to: 
(a)  matters relating to the detection, prevention or suppression of 
activities, whether within Australia or outside Australia, subversive of, 
or hostile to, the interests of the Commonwealth or of any country 
allied or associated with the Commonwealth; and …  
I  also consider that the definition of ‘security’ in the Australian Security and Intelligence 
Organisation Act 1979 is relevant.2 That Act defines ‘security’ as: 
(a)  The protection of, and of the people of, the Commonwealth and 
the several States and Territories from: 

(ii)  Sabotage 
(iii)  Politically motivated violence 
(iv)  Promotion of communal violence 
(v)  Attacks on Australia’s defence system; or 
(vi)  Acts of foreign interference; 

Whether directed from, or committed within, Australia or not; and 
(aa)  the protection of Australia’s territorial and border integrity from 

serious threats; and 
(b)  The carrying out of Australia’s responsibilities to any foreign 
country in relation to a matter mentioned in any of the 
subparagraphs of paragraph (a) or the matter mentioned in 
paragraph (aa).  
The requested documents contain information which pertains to security as defined above, and 
I  am satisfied that disclosure of this material would cause damage to the security of the 
Commonwealth. As such I  have decided that the requested documents are exempt in full from 
disclosure under section 33(a)(i) of the FOI Act. 
Section 33(a)(iii) of the FOI Act permits exemption of a document if disclosure of the document 
would, or could reasonably be expected to cause damage to the international relations of the 
The phrase 'international relations' has been interpreted as meaning the ability of the Australian 
Government to maintain good working  relations with  other governments and international 
organisations and to protect the flow of confidential information between them.  The expectation 
of damage to international relations must be reasonable in all the circumstances, having regard 
to the nature of the information; the circumstances in which it was communicated; and the nature 
Church of Scientology v Woodward (1982) 154 CLR 25 at [19]. 
2 See Staats and National Archives of Australia [2010] AATA 531 at [99]. 
- 3 – 

and extent of the relationship.  There must be real and substantial grounds for the conclusion 
that are supported by evidence.   
Maintaining strong bilateral and multilateral relationship with foreign governments requires trust. 
Integral to maintaining trusted relationships is the  capacity for the Australian Government to 
protect its  communications with  foreign governments, including by  maintaining confidentiality 
over the flow of information. Officials of the respective countries, including those based at 
embassies in  Australia, need to be able to negotiate and share information with the assurance 
that the details of  their discussions or correspondence wil   not be inappropriately or unlawfully 
I  consider that the  release of  the information marked 's33(a)(i i)' in the document(s) would, or 
could reasonably be expected to cause damage to the Australian Government's international 
As such I  have decided that the information redacted and marked 's33(a)(iii)" is exempt from 
disclosure under section 33(a)(i i) of the FOI Act. 
6.4  Section 34 – Cabinet documents 
Section 34(1)(a) of the FOI Act permits exemption of a document if both of the following are 
the document has been submitted to the Cabinet for its  consideration, or 
is or was proposed by a Minister to be so submitted, and  
it  was  brought into existence for the dominant purpose of submission for 
consideration by the Cabinet 
The list of min sub titles exempted under section 34(1)(a) was submitted to the Department of 
Prime  Minister and Cabinet FOI team for their consideration and advice was  received that the 
document was  brought into existence for the dominant purpose of briefing a Minister on a 
submission to Cabinet.  
The documents contain information which, if disclosed, would reveal Cabinet deliberations and 
information that has not, to date, been official y disclosed. 
Accordingly, I  have decided that the information marked ‘s34’ is exempt  under section 34(1)(a) 
of the FOI Act.  
Section 34(1)(c) of the FOI Act permits exemption of a document if it was brought into existence 
for the dominant purpose of briefing a Minister on a document to which paragraph (a) applies. 
At the time the titles/documents were created, they were brought into existence for the dominant 
purpose of briefing the Minister for Home Affairs on a submission to Cabinet. 
Accordingly, I am satisfied that the documents are exempt under section 34(1)(c). 
Section 34(2) of the FOI Act exempts a document that is a copy or part of or an extract of a 
document that is itself exempt from disclosure under section 34(1) of the Act.  
The documents are copies of, or a part of, or an extract of a document submitted to Cabinet or 
proposed to be submitted to Cabinet and created for that dominant purpose. 
- 4 – 

The list of min sub titles exempted under section 34(2) was submitted to the Department of Prime 
Minister and Cabinet for its consideration and advice was  received that the documents were 
brought into existence for the dominant purpose of briefing a Minister on a submission to Cabinet 
Accordingly, I am satisfied that the documents are exempt under section 34(2). 
Section 34(3)  exempts documents to the extent that disclosure would reveal a Cabinet 
deliberation or decision, unless the existence of  the deliberation or decision has been officially 
disclosed. Deliberation has been interpreted as active debate in Parliament or its weighing up of 
alternatives, with a view to reaching a decision on a matter. 
I  find that the documents exempted under section 34(3) would, if disclosed, involve the disclosure 
of deliberations of the Cabinet. 
6.5  Section 42 of the FOI  Act – Legal Professional Privilege 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such a nature 
that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
I am satisfied that the title of some of the ministerial submissions and parts of some ministerial 
submissions comprise confidential communications passing between the Department   and its 
legal advisers, for the dominant purpose of giving or receiving legal advice.  
In  determining that the communication is privileged, I  have taken into the consideration the 
following:  •  there is a legal adviser-client relationship 
•  the communication was for the purpose of giving and/or receiving legal advice; 
•  the advice given was independent and 
•  the advice was  given on a legal-in-confidence basis  and  was  therefore 
The content of these documents are not part of the rules, guidelines, practices or precedents 
relating to the decisions and recommendations of the Department. The documents do not fall 
within the definition of operational information and remain subject to legal professional privilege.   
I  have decided that the titles of these ministerial submissions are exempt from disclosure under 
section 42 of the FOI Act. 
6.6  Section 47C of the FOI  Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act  provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
Deliberative matter’  includes opinion, advice or  recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
- 5 – 

Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”3 and the ‘thinking processes –the  process of  reflection, for 
example, upon the wisdom  and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
Parts of the titles of some ministerial submissions and some submissions contains advice, 
opinions and recommendations prepared or recorded in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes involved in the functions of Department.  
I  am satisfied that this deliberative matter relates to a process that was undertaken within 
government to consider whether and how to make or implement a decision, revise or prepare a 
policy, administer or review a program, or some similar activity. 5 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice from the Department to its Minister, and, as a result, ful  consideration by the Government 
on any potential future consideration of amendments to policy making or program management. 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I have 
had regard to the fact that “purely factual material” does not extend to factual material that is an 
integral part of the deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or 
intertwined with the deliberative content such that it is impractical to excise it.6 A factual summary 
prepared to aid a complex issue may be classed as purely factual material, but may also be of a 
character as to disclose a process of section involving opinion, advice or recommendation. As 
such, a  conclusion which involves a deliberative process may well  prevent material from being 
purely factual7. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I  have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included my  reasoning in that regard at 
paragraph 6.7 below. 
6.7  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I  consider that the disclosure of some of the titles marked ‘s47E(d)’ would, or could reasonably 
be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the Department.   

Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 

JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA  962 
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
Harris v Australian Broadcasting Corporation and Others (1984) 1 FCR 150 
- 6 – 

Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to  the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures used 
in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations of the 
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
I  have decided that parts of the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must general y be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so.   I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my  reasoning in that 
regard at paragraph 6.8 below. 
6.8  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI  Act would  involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I  consider that disclosure of the information marked 's47F' in the documents would disclose 
personal information relating to  third  parties. The  information within  the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or  descriptions of their role or 
employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the following four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well  known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I  have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
I  do not consider that the information relating specifical y to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to titles of ministerial submissions 
rather than information which wholly relates to other individuals.  
- 7 – 

I  am  satisfied that the disclosure of the information within the documents would  involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I  have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt  document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard at paragraph 6.9 below. 
6.9  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As  I  have decided that parts of  the documents are conditionally exempt,  I  am  now  required to 
consider whether access to the conditional y exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In  summary, the test is  whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In  applying this test, I  have noted the objects of the FOI  Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 
and 3A) 
(b)  Inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 

Having regard to the above I am satisfied that: 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
The subject matter of the documents does have the character of public importance 
and that there may be broad public interest in the documents. 
No  insights into public expenditure wil   be provided through examination of the 
You do not require access to the documents in order to access your own personal 
I  have also considered the following  factors that weigh  against the release of  the conditionally 
exempt information in the documents: 
A  Ministerial Submission plays an important role in the relationship between a 
Department and its Minister. Its  purpose is to provide frank and honest advice. It  is 
inherently confidential between the Department and its Minister and the preparation 
of a  Ministerial Submission is  essentially intended for the audience of that Minister 
alone. A precedent of public disclosure of advice given as a part of a Ministerial 
Submission would result in: 
- 8 – 


concerns existing in the open and honest nature of advice being provided which 
may then hinder future deliberations and decision making processes for the 
Department and the Government as a whole and 

future Ministerial Submissions being prepared with a different audience in mind, 
which would compromise the quality of the advice being prepared for the 
I  consider that the public interest in protecting the process of the provision of free and 
honest confidential advice by a Department to its Minister has, on balance, more 
weight, than the public interest that might exist  in disclosing the deliberative matter. 
Endangering the proper working relationship that a Department has with its Minster 
and its ability to provide its Minister with  honest advice confidentially would  be 
contrary to the public interest. 
Disclosure of the parts of the documents that are conditional y exempt under section 
47E(d) of  the FOI  Act  could reasonably be expected to prejudice law  enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. 
I consider there to be a strong public interest in ensuring that the ability of the 
Department to conduct its  law  enforcement functions is  not compromised or 
prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
Disclosure of the personal information which is  conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of those 
individuals' right to privacy.  
The Department is committed to complying with its obligations under the Privacy Act 
1988, which sets out standards and obligations that regulate how  the Department 
must handle and manage personal information. It is firmly  in the public interest that 
the Department uphold the rights of individuals to their own  privacy and meets its 
obligations under the  Privacy Act.  I  consider that non-compliance with  the 
Department’s statutory obligations concerning the protection of personal information 
would  be contrary to the public interest and that this  factor weighs strongly against 
I  have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I  have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
- 9 – 


A copy of the FOI Act is available at If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
Review  by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please see

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There is no particular form required to make  a complaint to  the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
Yours sincerely 
[electronically signed] 
Steve Biddle  
Position No: 60040191 
Authorised Decision Maker  
Department of Home Affairs 
- 10 –