File No: 23/6359 
Reference No: REC23/16933 
 
13 July 2023 
 
Ms Miranda 
Right To Know 
 
Emailed to:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Miranda, 
 
RE: FREEDOM OF INFORMATION REQUEST 
 
I refer to your correspondence received on 11 July 2023 in which you requested: 
 
‘The name of the companies who tendered for the Alma Road - Beechworth - Improvements 
and Sealing Works.’ 
 
You are making a request under the Freedom of Information Act 1982 (Vic) (FOI Act), however at this 
time  your  request  is  not  valid  under  section  17  of  the  FOI  Act  because  you  have  not  paid  the 
application fee of $31.80 AND it is not clear and specific enough for us to identify the documents you 
have requested. 
  
This means we cannot start processing your request until you pay the application fee or request a fee 
waiver AND give us more information about your request.  
 
Paying the application fee 
To proceed with your request, please pay the application fee of $31.80 by using one of the following 
payment options: 
By email – include your credit card details when you email a request to us at 
xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx  
By phone - call Customer Service on 1300365 003 to pay by credit card 
In person - visit one of our Customer Service Centre to pay over the counter using cash, credit card 
or EFTPOS 
Requesting a fee waiver or reduction 
If paying the application fee would cause you hardship, you may ask us to waive or reduce it. To do 
this,  please  provide  supporting  information  so  we  can  assess  your  eligibility  for  a  fee  waiver  or 
reduction.  
Supporting  information  may  include  a  copy  of  a  current  concession  or  health  care  card,  a  bank 
statement,  or  statutory  declaration  outlining  why  paying  the  application  fee  would  cause  you 
hardship. If you are not sure what information to provide, please contact us to discuss further.  
 
 
PO Box 28, Beechworth VIC 3747   ABN 76 887 704 310 
T: 03 5728 8000   Local Call: 1300 365 003 
E: xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx   www.indigoshire.vic.gov.au 

---

 
Your request requires clarification  
For your request to be valid under section 17 of the FOI Act, it must provide enough information about 
the document you asked for so we can properly identify it. 
If the terms of a request are not sufficiently clear, it will not comply with section 17 of the FOI Act and 
we cannot process it.  
At this time, your request is not sufficiently clear because you do not indicate which tender process 
you  seek  documents  for.  Alma  Road  has  multiple  contracts  applicable,  so  identifying  the  relevant 
document is required. As such, can you please advise the following: 
•  the year in which the works were undertaken; 
•  the section of the road you are seeking documents for.  
What you need to do 
 
Please  pay  the  application  fee  of  $31.80  using  the  payment  method  outlined  above,  or,  provide 
evidence of hardship for a fee waiver or reduction by 3 August 2023. 
  
Please also clarify your request so we can process it. 
 
If we do not hear from you by this date, we may close your request without processing it. If we close 
your request without  processing it, you will need to make  a new  request if you wish to access the 
document. 
 
If  you  have  any  questions,  please  also  contact  us  on  1300  365  003  or  email  us    at 
xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx and quote . 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
ANNABEL  HARDING 
GOVERNANCE COORDINATOR 
2 
 
 
www.indigoshire.vic.gov.au 
 

---