Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Style Guide for the Australian Research Council'.


 
Postal address 
GPO Box 2702  
 
 
Canberra ACT 2601 Australia 
  Physical address 
11 Lancaster Place, 2nd Floor 
 
 
Majura Park 
 
 
 
Canberra Airport ACT  2609  
 
 
Australia 
 
 
 
T  + 61 2 6287 6600 
 
  www.arc.gov.au 
F  + 61 2 6287 6601 
 
 
29 August 2023 
 
Alex Pentland 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Alex, 
 
FREEDOM OF INFORMATION (FOI) REQUEST – RELEASE OF DOCUMENTS 
 
The purpose of this letter is to give you a decision about access to documents that you 
requested under the Freedom of information Act 1982 (Cth) (FOI Act). 
 
Summary 
 
I, Dr Richard Johnson, am an officer authorised under section 23(1) of the FOI Act to 
make decisions in relation to FOI requests. 
 
You requested access to documents relating to the Australian Research Council (ARC) 
Style Guide on 3 August 2023, which the ARC received on 4 August 2023. Specifically, 
you sought access to: 
 
‘….Dear Australian Research Council, 
 
This is a Freedom of Information Request for the purposes of the Freedom of 
Information Act 1982. 
 
I request access to the Style Guide for the Australian Research Council.’ 
 
Background 
 
Background information relevant to your request is your email dated 3 August 2023 
(original request) and the Australian Research Council (ARC) response dated 7 August 
2023. Relevantly, the ARC in responding to you on 7 August 2023 said: 
 
‘Thank you for your email, seeking access to information about the Style Guide 
for the Australian Research Council (ARC) under the Freedom of Information Act 
1982 (Cth) (FOI Act).  
 
The ARC can give you administrative access to the requested information, i.e., 
outside of the FOI Act process. Administrative access arrangements coexist, but 
operate independently of the FOI Act, and provide a less formal mechanism for 
accessing information. You can read more about the advantages of administrative 
access in the OAIC FOI Guidelines at paragraphs 3.2 to 3.5 FOI Guidelines 
(oaic.gov.au). These advantages may include cost benefits and potentially quicker 
processing times. Importantly, gaining administrative access to information does 
not prevent you from making FOI Act requests for additional information in the 
future. 
 

If you agree to receive the requested information through administrative access, 
please let us know as soon as possible by replying to this email. In your 
response, please also confirm that you agree to withdraw your FOI request, as 
the FOI legislation does not contemplate the two processes running concurrently. 
Once the ARC receives confirmation of your FOI request withdrawal, we wil  
provide you with administrative access to the requested information.  
 
Please note, if we do not hear from you by 11 August, we wil  proceed on the 
basis that you wish to continue with your FOI request and wil  continue to process 
it under the legislation, in accordance with statutory timeframes.  
 
If you have any questions, please contact me to discuss.’ 
 
Where the ARC did not receive a response from you by 11 August, this letter is now in 
response to your email dated 3 August 2023. 
 
Decision 
 
My decision in relation to the documents listed above is at Attachment A to this letter; a 
‘Schedule of Documents’ concerning documents that fall within the scope of your request 
is at Attachment B;  together with the  ARC’s guidelines for rights of review at 
Attachment C. 
 
If you have any questions in relation to your FOI request, I can be contacted via email at 
xxx@xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Dr Richard Johnson 
Deputy Chief Executive Of icer 
Australian Research Council 
 
Attachments: 
 
A.  Decision relating to FOI request 
B.  Schedule of Documents 
C.  Your Review Rights 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
 
Attachment A: Decision relating to FOI request by Alex Pentland 
 
I, Dr Richard Johnson, Deputy Chief Executive Of icer, Australian Research Council, am 
an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in relation to 
access to documents. What follows is my decision and the reasons for that decision. 
 
BACKGROUND 
 
The decision relates to a request you made to the ARC for access under FOI to the ARC 
Style Guide (as outlined in the covering letter). 
 
DECISION AND REASONS FOR DECISION 
 
I have identified one (1) document which falls within the scope of your request, together 
with guidance that is publicly accessible. 
 
The ‘Schedule of Documents’ concerning the document that falls within the scope of your 
request is at Attachment B. This Schedule of Documents provides a description of the 
document that falls within the scope of your request and the access decision for the 
document. 
 
I have decided to: 
 
•  grant you full access to document numbered one (1). 
 
More information, including my reasons for my decision, is set out below. 
 
The ARC does not apply a charge to this request.   
 
MATERIAL CONSIDERED 
I have taken the following material into account in making my decision: 
•  the content of the document that falls within the scope of your request, together with 
the publicly accessible guidance. 
•  details of relevant correspondence entered by you and the ARC dated 3 August 2023 
and 7 August 2023.  
•  the FOI Act  
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act, and 
•  previous FOI decisions. 
 
REASONS FOR DECISION 
 
The Schedule of Documents at Attachment B indicates each document to which access 
is granted and refused. I have decided to grant you access to document one (1) in full. 
My reasons for providing access are given below. 
 
(a) The Australian Research Council (ARC) uses the ARC Style Guidelines, which is an 
online resource consistent with the Australian Government Style Manual, publicly 
accessible at Australian Government Style Manual (stylemanual.gov.au). 
(b) The Australian Government Style Manual (Style Manual) was updated and released 
in 2020. 
3 
 
(c)  The ARC approach to almost all the guidance in the Style Manual is digital first. This 
reflects the Australian Government's vision under the Data and Digital Government 
Strategy | Digital Transformation Agency (dta.gov.au). 
(d) The ARC also has some exceptions to the Style Manual due to the scope of ARC’s 
responsibility. Below are ARC preferences which are not referenced in the Style 
Manual (not exhaustive, and this list may be updated): 
•  Italics – When referring to a funding scheme, the ARC preference is to always 
italicise the actual scheme name, not the word 'scheme' and the names of ARC 
Centres of Excellence. For example: the ARC Discovery Projects scheme 
and ARC Centre of Excel ence for Electromaterial Science (ACES). For all other 
matters the advice is to limit the use of Italics | Style Manual. 
 
•  Font – The ARC’s preferred style for formal writing, such as contracts and policy 
documents, or printed publications such as the Annual Report and promotional 
brochures (particularly if they are to be published online), is sans serif font Arial 
size 11 or serif font Times New Roman size 12.  
 
(e) The Style Manual does not necessarily provide advice for the purposes of writing: 
•  Briefs and Ministerials  
•  Legislative instruments 
•  Legal documents, and 
•  Content for the ARC website. 
(f)  This is because the ARC has its own specific set of guidelines or templates that may 
slightly differ from Style Manual guidance. 
Document one (1) is the ARC Style Placement, which is the ARC Style Guide Tips and 
Tricks. This is based on the (above) online resource material, is in line with the ARC 
Style Guidelines (as consistent with the Australian Government Style Manual) and, 
assists ARC staff in preparing professional documents and material for the ARC to a 
standard expected of an Australian Government agency. 
Attachment B: Schedule of Documents 
  Document  Date 
Description 
Decision 
No 
1. 
N/A 
ARC Style 
Access is granted in full. 
Placement - 
 
ARC Style 
Guide Tips and 
Tricks 
 
 
Attachment C: Your Review Rights  
 
If you do not agree with my decision, then you may apply to the Information 
Commissioner. 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Australian Research 
Council for an internal review of my decision. An internal review application must be 
made within 30 days of the date of this letter to: 
 
email: xxx@xxx.xxx.xx  
4 
 
post: GPO Box 2702 Canberra ACT 2601 
 
Please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The internal 
review wil  be carried out by another officer within 30 days. 
 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information 
Commissioner (Information Commissioner) to review my decision. 
 
An application for review by the Information Commissioner must be made in writing 
within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
online: 
https:/ forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_
10 
email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post: GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
 
You wil  also find useful information on the Office of Australian Information 
Commissioner’s (OAIC’s) website: 
 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/.  
 
You can contact the OAIC on 1300 363 992. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 
 

Document Outline