Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Branding/Style/Writing Guides for the Bureau of Meteorology'.


OFFICIAL  
 
In reply, please quote: 
 
 
 
 
 
 
FOI30/113 
 
Alex Pentland 
Via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Alex Pentland 
Re: Freedom of Information Request – Current Bureau of 
Meteorology Style Guides and Writing Guides  
1.  I refer to your request under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) received by 
email 26 August 2023.  
2.  I am authorised to make a decision in relation to your request pursuant to s 23 of the FOI 
Act. My decision and reasons for decision follow. 
Timeframe for dealing with your request 
3.  The FOI Act provides an initial period of 30 days to deal with a request.  
4.  A decision on your request is therefore due to be notified to you by 25 September 2023. 
Your request 
5.  You have sought access to the following documents: 
Style  Guides/Brand  Guides/Writing  Guides  currently  used  for  the  Bureau  of 
Meteorology 
6.  On 7 September 2023 you agreed to the removal of the following information where it is 
contained within documents in scope of your request: 
•  the names of non-senior officers of the Bureau (below the General Manager level) 
and the names of any third parties; 
•  the direct contact details of Bureau staff and third parties; and 
•  duplicate copies of documents, including email threads that contain duplicated 
material.  
My decision 
Searches for documents 
7.  The following searches were carried out for documents that fall within scope of your 
request: 
a)  identifying the relevant Bureau area and staff who are familiar with the material 
relevant to your request. 
Melbourne Office 
GPO Box 1289, Me bourne VIC 3001 Australia | T: +61 3 9669 4000  |  www.bom.gov.au  |  ABN 92 637 533 532 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
b)  directing the relevant staff to undertake searches for accessible final version for all 
documents in scope. 
c)  Emails, SharePoint and Intranet sites were searched. 
d)  a senior staff member in the Communications team was consulted to confirm that the 
documents are the final versions.  
8.  I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find documents in scope of 
your request. 
Documents in scope 
9.  A total of 2 documents have been identified as being fully in scope of your request.  
10. I have decided to release the total of these documents to you in full.  
11. Attached to my decision is a Schedule of documents in scope of your request. 
12. I have decided not to issue charges in relation to this request. 
Material considered in making decision 
13.  In making my decision in relation to each document I have considered: 
•  the document; 
•  your request for access; 
•  information about the document search process; 
•  the FOI Act; 
•  where relevant, third party submissions; and  
•  the Office of the Australian Information Commissioner, Guidelines under s 93A of the 
FOI Act (FOI Guidelines). 
For further information 
14. The Bureau aims to provide accessible documents. If you need this document in a 
different format, please contact xxx@xxx.xxx.xx. 
15. If you have any questions about this letter, or need further information, please do not 
hesitate to contact xxx@xxx.xxx.xx  
Yours sincerely 
 
Timothy McLean 
General Manager, Communications 
Bureau of Meteorology 
[authorised electronically in lieu of signature] 
25 September 2023 
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
Review rights  
16. Please  refer  to  the  information  included  below  about  your  review  rights.  If  you  are 
dissatisfied with this decision, you have certain rights of review available to you.   
17. Firstly, under s 54 of the FOI Act, you may apply for an internal review of the decision. 
Your application must be made by whichever date is the later between: 
•  30 days of you receiving this notice; or 
•  15 days of you receiving the documents to which you have been granted access. 
18. An internal review will be conducted by a different officer from the original decision-
maker. No particular form is required to apply for review although it will assist your case 
to set out in the application the grounds on which you believe that the original decision 
should be overturned.  
19. An application for an internal review of the decision can be made:  
•  by email at: xxx@xxx.xxx.xx  
•  by post, addressed to: 
Freedom of Information Officer 
Bureau of Meteorology 
GPO Box 1289 Melbourne 3001 
20. If you choose to seek an internal review, you will subsequently have a right to apply to the 
Australian Information Commissioner for a review of the internal review decision. 
External review by the Australian Information Commissioner 
21. Alternatively,  under  s  54L  of  the  FOI  Act,  you  may  seek  review  of  this  decision by  the 
Australian Information Commissioner without first going to internal review. Your application 
must be made within 60 days of you receiving this notice. 
22. The Information Commissioner is an independent office holder who may review decisions 
of  agencies  and  Ministers  under  the  FOI  Act.  More  information  is  available  on  the 
Information Commissioner's website www.oaic.gov.au.  
23. You can contact the Information Commissioner to request a review:  
•  online: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=IC
R 10 
•  by email: xxxxx@xxxx.xxx.xx  
•  by post: GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/. 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
FOI complaints  
24. If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know 
what we could have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not 
satisfied  with  our  response,  you  can  complain  to  the  Information  Commissioner.  A 
complaint to the Information Commissioner must be made in writing. Complaints can be 
lodged in one of the following ways: 
•  online: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=IC
CA 1 
•  by email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
•  by post: GPO Box 5218 Sydney 2001 
25. More information about complaints is available on the Office of the Australian Information 
Commissioner website at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/make-an-foi-complaint/. 
26. If you are not sure whether to lodge an Information Commissioner review or an Information 
Commissioner complaint, the Office of the Australian Information Commissioner has more 
information at: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/. 
OFFICIAL