Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Style/Branding/Writing guides for the ABS'.



 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                                                                  FOI Ref: FOI202324/03   
 
 
Alex Pentland  
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Alex, 
RE: YOUR FREEDOM OF INFORMATION REQUEST [FOI202324/03] 
I refer to your request submitted 26 August 2023 for access to the following documents under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act):  
“the Style Guides/Brand Guides/Writing Guides currently used for the Australian Bureau of Statistics” 
A copy of your full request can be found in Attachment A.  
Response to Your Request 
I am an authorised decision maker under section 23 of the FOI Act. The ABS has conducted a search for 
documents relating to your request. I am able to notify you that 25 documents were identified that relate to 
your request. I have decided to grant access to 19 documents in full, and 6 documents in part.  
I have added a schedule of documents in Attachment B. The documents being released under this FOI request 
can be found in Attachment C. 
Section 47E – Operations of the Agency 
I have decided that 6 documents contain information which is conditionally exempt under section 47E of the 
FOI Act.  
Section 47E of the FOI Act provides: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would or could reasonably be 
expected to:  
d.   have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of 
an agency. 
In assessing these documents, I have considered the content and the guidelines issued by the Information 
Commissioner to determine if the release of this material would have a substantial adverse effect on the 
proper and efficient conduct of the operations of the agency.  
These documents contain blank templates that the ABS uses when creating documents. Releasing these would 
expose the ABS to the risk of third parties fraudulently imitating the agency through the use of these 
templates. 
I am satisfied that releasing the above information could have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of the ABS (section 47E(d)).  
 
Locked Bag 10, Belconnen ACT 2616 
Telephone: 1300 135 070 | www.abs.gov.au 
 
 
 
 
Public Interest Test 
Section 47E is a conditional exemption. Pursuant to s11A(5) of the FOI Act, the ABS is required to give access to 
a conditionally exempt document at a particular time, unless access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest.   
In considering whether disclosure would be in the public interest, I considered the following factors favoring 
disclosure, including factors set out in s11B(3) of the FOI Act: 
 
Disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
Disclosure would inform debate on a matter of public importance. 
I also considered the following factor against disclosure: 
 
Disclosure could reasonably be expected to substantially affect the management function of the 
agency. 
After weighing up these considerations for and against disclosure I am of the view that it would be contrary to 
the public interest to disclose this information at this time. I have therefore removed the exempt content from 
the documents released. 
Section 47F – Personal Privacy 
I have decided that 1 document contains some information which is conditionally exempt under section 47F of 
the FOI Act. Section 47F provides: 
A document is conditionally exempt from disclosure, if disclosure would involve the unreasonable 
disclosure of personal information about a person.  
This exemption is designed to prevent the unreasonable invasion of a person’s privacy, with a test for 
‘unreasonableness’ balancing the public interest in disclosure of documents held by government, and the 
private interest of the individuals. 
In determining whether the disclosure would involve an unreasonable disclosure of personal information, I 
have considered the following matters set out in section 47F(2): 
 
The extent to which the information is well known. 
 
Whether the person to whom the information relates is known to be, or to have been associated 
with the matters dealt with in the documents. 
 
The availability of the information from publicly accessible sources. 
I have also considered:  
 
The nature, age, and current relevance of the information. 
 
Any detriment that disclosure may cause to the person to whom the information relates. 
 
Any opposition to disclosure expressed or likely to be held by that person. 
 
The circumstances of ABS’ collection and use of the information. 
 
Whether disclosure of the information might advance the public interest in government 
transparency and integrity. 
 
The fact that the FOI Act does not control or restrict any subsequent use or dissemination of 
information released under the FOI Act. 
I have assessed the document and determined it contains the name and signature of an ABS staff member. I 
have decided that this personal information is not accessible through other sources, and that the person it 
relates to has not consented to its disclosure. 
 
Locked Bag 10, Belconnen ACT 2616 
Telephone: 1300 135 070 | www.abs.gov.au 
 
 
 
 
Public interest test 
Section 47F is a conditional exemption. Pursuant to section 11A(5) of the FOI Act, the ABS is required to give 
access to a conditionally exempt document at a particular time unless access to the document at that time 
would, on balance, be contrary to the public interest.   
In considering whether disclosure would be in the public interest, I have considered the following factor 
favouring disclosure: 
 
Disclosure would promote the objectives of the FOI Act. 
I have also considered the following factor against disclosure: 
 
Disclosure of these documents would involve the unreasonable disclosure of personal 
information about an individual.  
When weighing up these considerations for and against disclosure, I am of the view that while there is public 
interest in the public being able to scrutinise a project as a whole, disclosure of personal information such as a 
person’s name and signature, does not add anything to that scrutiny. I believe it is contrary to the public 
interest to expose individuals to the potential of public criticism and fraud, when disclosure of this information 
would give no insight into the role or responsibility that they had in the formulation of, or policy behind a 
project. I have therefore removed the content from the documents provided. 
Decision and Reasons for Decision 
I have taken the following into account in making my decision: 
 
Email correspondence between yourself and the FOI team. 
 
The content of the documents that fall in scope of your request. 
 
The views of the document authors and other relevant facts. 
 
The relevant provisions of the FOI Act; namely section 47E and section 47F.  
 
Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s93A of the FOI Act. 
Charges 
The total charge for this request is $118.00. We received your payment of the estimate in full on 6 October 
2023.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Locked Bag 10, Belconnen ACT 2616 
Telephone: 1300 135 070 | www.abs.gov.au 
 
 

 
 
Internal Review of the Decision 
Section 54 of the FOI Act gives you the right to apply for an internal review of the decision by the ABS. 
Additionally, you may request a review of this decision by the Information Commissioner. Details of both 
procedures involved in an application to review a decision are set out at Attachment D. 
If you have any queries on this matter, please contact the ABS FOI Contact Officer at 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Michael Meagher 
Program Manager 
Legislative Compliance and Parliamentary Branch 
Australian Bureau of Statistics 
 
25/10/2023 
Locked Bag 10, Belconnen ACT 2616 
Telephone: 1300 135 070 | www.abs.gov.au