Freedom of Information 
Working with Aboriginal and Torres Strait Islander peoples 
 
OFFICIAL 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
REQUEST BY:  
Thomas 
 
REFERENCE:  
FOI/2324/024 
 
NOTICE OF DECISION 
 
Dear Thomas, 
Freedom of information request ref. FOI/2324/024 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about access to documents that you requested from the National 
Indigenous Australians Agency (NIAA) under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
2.  I am an officer authorised by the NIAA’s Chief Executive Officer under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in 
relation to FOI requests. 
Summary  
Total number of documents that fall within the scope of your request 
12 
Number of documents to be released to you in full 
1 
Number of documents to be released to you in part 
11 
Number of documents exempt from release in full 
0 
 
Time frames  
3.  On 31 August 2023, you requested access to the following: 
“I seek any records showing communication between the CEO of the agency, Ms Broun, or her office (eg: a chief of 
staff, executive officer, executive assistant or secretary); and any of the following: 
- the Prime Minister  
- the Prime Minister's Office 
- the Minister for Indigenous Australians 
- the Office of the Minister for Indigenous Australians. 
 
I only seek records of communications from 7 August 2023 to 9 August 2023 (inclusive). However, I seek all 
documents within that period, including: 
- phone call history 
- file notes 
- emails 
- physical documents 
OFFICIAL 
1 
NIAA | FREEDOM OF INFORMATION | NOTICE OF DECISION 

---

OFFICIAL 
 
 
- text messages (whether sent by SMS, WhatsApp, Signal or otherwise).  
 
I do not seek the name or details of any person in a Ministerial Office below the level of Chief of Staff, or any non-SES 
officer.” 
4.  On 14 September 2023, the NIAA acknowledged your request. 
 
5.  On 25 September 2023, you were advised of a requirement to consult with third parties under section 26A of the FOI 
Act. 
 
6.  A decision in relation to your request is due on 30 October 2023. 
Document searches 
7.  The NIAA has undertaken system-wide relevant searches for any records within the scope of your request. This includes 
searching for relevant records of communication via email and Microsoft teams instant messages. NIAA officers 
undertook searches of mobile devices to identify communication. 
8.  To support the search and retrieval process the searchable email addresses from Ms Broun and her office (e.g: a chief of 
staff, executive officer, executive assistant or secretary) were used. Correspondence includes communication sent to, 
from and carbon copy (cc) between the email accounts of Ms Broun and her office, and email accounts of staff of the 
Prime Minister and the Minister for Indigenous Australians. 
 
Material taken into account 
9.  I have taken the following material into account in making my decision: 
  the terms of your request  
  the acknowledgement sent to you  
  document searches undertaken by NIAA advisers 
  the content of the documents identified as within scope of your request 
  consultation with affected third parties 
  consultation with NIAA advisers 
  the FOI Act, and 
  Guidelines made by the Australian Information Commissioner under section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines). 
Decision  
10.  I have identified twelve (12) documents which I consider to be within the scope of your request. I have decided to refuse 
access to some of those documents in part. 
11.  Your rights to seek review under the FOI Act or submit a complaint are set out in Attachment A to this notice. 
12.  The Schedule of Documents at Attachment B sets out brief information about each document within the scope of your 
request and the decision made on each document. 
13.  The Statement of Reasons at Attachment C sets out the reasons for my decision to refuse access to some of the 
documents. 
Access to documents  
14.  The documents released to you are attached. 
OFFICIAL 
2 
NIAA | FREEDOM OF INFORMATION| NOTICE OF DECISION 

---

OFFICIAL 
 
 
Questions about this decision 
15.  If you have any questions about this notice or NIAA’s FOI process, please contact the NIAA’s FOI Coordinator at: 
Email:   xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:  
Freedom of Information Coordinator 
 
National Indigenous Australians Agency 
 
GPO Box 2191  
Canberra ACT 2601 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Rachel Kerrigan 
Branch Manager 
Land & Native Title Branch 
 
29 October 2023 
 
OFFICIAL 
3 
NIAA | FREEDOM OF INFORMATION| NOTICE OF DECISION 

---