Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public interest disclosures'.







From: 
To: 
AGD FOI Requests 
Cc: 
Subject: 
PID AO search  result: RE FOI23/469-IC FOR ACTION  - Revised FOI request for Strategy & Governance Branch - Response to 
OAIC due S April 24  [SEC=OFFICIAL] 
Date: 
Tuesday, 2 April 2024 2:S3: 19 PM 
Attachments: 
FOI23  469-IC - Request processing template - Record of Document Search - FOI - 2024.DOCX 
image00l.png 
OFFICIAL 
Good afternoon I 
Attached are the results of our records search for the FOi request below. 
The officers responsible for the PID procedures have reviewed the documents and confirm that no such 
statement exists in the department's guidance. 
Please let me know if you require anything further. 
Kind regards, 
Assistant Director 
Privacy  I Strategy & Governance Branch 
Attorney-General's Department  I 3-5 National Cct  I  Barton ACT 2600 
@ag.gov.au 
cid: i mage00l. png@01D3 F767. F89E1C40 
[i] 
OFFICIAL 
From: AGD FOi Requests <xxx@xx.xxx.xx> 
Sent: Tuesday, 2 April 2024 11:47 AM 
To: Walsh,  Hannah 
@ag.gov.au> 
Cc: AGD FOi Requests <xxx@xx.xxx.xx>; 
@ag.gov.au>; 
@ag.gov.au> 
Subject: FOl23/469-IC FOR ACTION - Revised FOi request for Strategy & Governance Branch - Response to OAIC 
due 5 April 24 
Dear Hannah 
This email is to advise you an FOi request has been received for documents of your branch, and to advise FOIP 
are the contact are for this request. More details are below. 
FOi Request FOl23/469-IC 
The department has received a revised scope for a request subject to Information Commissioner Review (IC 
Review). The scope now indicates a decision could be made by Strategy & Governance Branch which is 
responsible for the department's internal PID procedures: 


any policy documents stating AGO investigations into internal disclosures under the PIO Act can be 
completed to an inadequate standard 
The original request (and broader scope) was processed by Transparency and Administrative Law Branch 
(T&ALB). On receipt of the revised scope, T&ALB confirmed support for SGB taking primary carriage of this 
request (attached). The revised scope as confirmed with the OAIC is attached to this email. 
The revised scope was received 2 February 2024 and the date for response to the OAIC is 5 April 2024. 
Your branch, SGB, has been identified as likely to hold electronic and/or hard copy documents relevant to this 
request. 
It is proposed that you will be the decision maker for this matter. The FOi Team will support you with processing 
the request. 
Contact Officer 
I have confirmed 
as the contact officers for this request. Please let me know if 
you have any concerns with this. 
To progress searches for this request, the nominated contact officer is requested to: 
•  Complete the record of searches template (CM) recording the number of documents identified in 
preliminary searches. It is particularly important that we identify early whether the scope of the request 
can be processed.  The template provides additional information to assist with this step. 
o  If the documents cannot be identified, or searches indicate there are a large number of documents, 
please contact the FOi Team to discuss whether consultation with the applicant on the scope of 
request is required. 
•  After identifying documents in the search step, complete the working schedule (CM) and provide copies 
of all documents identified within the scope of this request electronically to xxx@xx.xxx.xx. The template 
provides additional information to assist with this step and asks you to: 
o  identify the documents containing material you consider sensitive and describe the harm of 
disclosure, and 
o  identity the documents containing third party information (a private individual, business or 
State/Territory government). If third party consultation is required, we must advise the applicant 
due date has been extended. 
I will liaise with the contact officer to provide these documents to xxx@xx.xxx.xx by COB 3 April 2024 
Further information regarding the line area role in responding to FOi  Requests is in the FOi  iine area 
manual (CM) on the FOi page on the Intranet. 
Once the contact officer has provided the documents and record of searches to the FOi Team, I will commence 
review of the documents to determine whether the identified sensitive material is exempt from disclosure within 
the meaning in the FOi Act. In the event material is identified as sensitive, and I am unsure as to whether an 
exemption in the FOi Act applies, I will discuss the material with you. 
The FOi case officer will work iteratively with your contact officer to draft proposed decision materials for your 
consideration. Your contact officer should keep you informed of the progress of the request. 
I will liaise with you to ensure time is set aside so that you are able to consider any necessary documents or 
Attorney-General's Department Freedom of Information Request FOI23/469-IC Attachment A - Record of search Page 2 of 4

correspondence relevant to the request. 
Under s 93 of the Freedom of Information Act 1982, the department is required to report to the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) on freedom of information and Information Publication Scheme 
activity annually. We would also be grateful if your branch could also record the hours spent by staff level (APSl-
5, APS6-EL2 and SES) for processing this request. The FOi case officer will request these hours from your branch 
once the matter is finalised. 
Kind regards 
I 
Attorney-General's Department Freedom of Information Request FOI23/469-IC Attachment A - Record of search Page 3 of 4

Record of Document Search FOl23/469-IC 
Date FOi received 
Date FOi Decision due 
Line area to complete and return to FOi case manager at xxx@xx.xxx.xx - seek Workflow note below 
02/02/2024 
05/04/2024 
Summary of request: [insert request scope] 
Action officer details 
List locations searched 
Description of searches conducted/action taken 
Result of searches 
Date of search or 
(this should include systems or locations that 
(include search terms) 
This can include: 
assessment 
are likely to hold relevant documents, or staff  Guides for some main systems in the department 
Description of results 
Name of officer, 
consulted) 
Content Manager searching (CM 17#335726DOC) 
A screenshot of the result window 
position, business unit 
Eg CM, PDMS, shared mailbox, filing cabinet, High 
PDMS searching (CM 15#151165DOC) 
File note of conversation with relevant staff 
Side/ AG SEC, third party systems, social media, 
Outlook searching (Microsoft) 
A comment about why no documents were located (if known) 
contents of files related to matter, interview with 
Reasonable search may include consultations with relevant 
staff responsible for subject/function 
staff 
Tip sheet: For a large number of results in CM - How to copy a 
OAIC guidance on reasonable search (OAIC) 
list of records from CM to Excel (CM 18#215146DO(} or to 
create a CM link to send FOi the results - Create a single CM 
reference (TRS) for multi[11e records (CM 18#245905DOC) 
02/04/20241 
l  Content Manager 
Title word search "PIO policy" 
52 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/20241 
I 
Content Manager 
Title word search "PID procedure" 
4 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/20241 
I 
Content Manager 
Title word search "PID standard" 
50 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/20241 
l  Content Manager 
Title word search "PIO instruction" 
3 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/2024-
Content Manager 
Title word search "PIO investigation" 
29 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/20241 
l  Shared mailbox - xxx@xx.xxx.xx 
Content word search "PIO" 
250 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
02/04/2024-
Intranet 
https://intra net.agdnet.ag.gov .au/governance/planning-and-
0 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
gove rna nee/pub I ic-i nte rest-d iscl osu re 
scope of the request. 
02/04/20241 
l  Internet 
https://www .ag.gov .au/a bout-us/accountability-and-
0 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
re porting/pub I ic-i nte rest-disclosure 
scope of the request. 
02/04/2024-
Internet 
https://www .ag.gov .au/integrity /nationa 1-a nti-corru pt ion-
0 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
corn mission/ma ndatory-referra ls-pu bi ic-i nte rest-disclosure-
scope of the request. 
officers 
02/04/20241 
l  Internet 
https://www .ags.gov .a u/contactus/PI D _Act 
0 Documents located in search, 0 documents were in 
FOIP Assistant Director 
scope of the request. 
Attorney-General's Department Freedom of Information Request FOI23/469-IC Attachment A - Record of search
Page 4 of 4