Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'ColoSTAT® application for an Australian Register of Therapeutic Goods and TGA 26 page response'.



 
 
 
Ragnar Lothbrok 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Lothbrok 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST FOI 4722 
Notice of Decision 
1.  I refer to your request dated 20 September 2023 under the Freedom of Information Act 1982 (the 
FOI Act) for access to the following documents: 
‘I would like to obtain a copy of the 26 page response from the Therapeutic Goods Association 
with regard to an application made by an ASX listed company cal ed Rhythm Biosciences Ltd (ASX 
code RHY) and/or Vision Tech Bio Pty Ltd for a product cal ed COLOSTAT (a Colorectal Cancer 
blood test) to be entered on the ARTG.  The lodgement date of the application was on or around 
12 May 2022. The response from the TGA and subsequent withdrawal of application by Rhythm 
Biosciences Ltd and/or Vision Tech Bio Pty Ltd was on or around 6 March 2023. 
I am still an investor in Rhythm Biosciences Ltd and the company has not disclosed why it 
withdrew its application in detail. Obtaining this 26 page report will al ow me to re-evaluate my 
investment.’ 
Decision Maker 
2.  I am the Therapeutic Goods Administration (TGA) officer authorised to make this decision under 
section 23 of the FOI Act. What follows is my decision under the FOI Act. 
Scope of the FOI request 
3.  The TGA has identified one (1) document that falls within the scope of your request. 
Background 
4.  On 20 September 2023 the TGA received a request from you under the FOI Act. 
5.  On 28 September 2023 the TGA acknowledged receipt of your FOI request. You were also advised 
at this time that I had decided not to impose any charges for the processing of your request. 
Material Considered in Decision-Making 
6.  In coming to my decision, I had regard to the fol owing: 
•  the correspondence between the TGA and yourself; 
•  the document that falls within the scope of the FOI request; 
•  the provisions of the FOI Act, in particular subsection 22(1), section 47 and 
paragraph 47G(1)(a) of the FOI Act; 
•  the guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) under 
section 93A of the FOI Act; and 
•  consultation with third parties whose document is involved. 
PO Box 100  Woden ACT 2606  ABN 40 939 406 804 
Phone: 1800 020 653 or 02 6289 4124 Fax: 02 6203 1605 
 
Email: xxxx@xxx.xxx.xx  
https://www.tga.gov.au 
 
 
Decision 
7.  My decision in relation to the document that falls within the scope of your FOI request is to release 
in part. 
8.  My decision not to provide you with full access to the documents is based on the application of 
section 47 and paragraph 47G(1)(a) of the FOI Act. 
9.  As outlined in paragraph 5 of this letter, I have decided to waive the charges for processing your 
request in full noting that this request was subject to a previous matter in which a decision had 
been provided.  
10. Therefore, as my decision is to waive the charges in full, the document can now be released to you.   
Reasons for Decision 
Relevant Documents 
11. One document has been identified as relevant to your request. A schedule listing the document 
along with the document is at Attachment A. 
12. The schedule indicates my decision to release in part, and refers to the exemption provisions 
which are claimed to apply to the document. 
13. Under subsection 22 of the FOI Act, irrelevant information has been redacted from the document 
as it is considered to be outside the scope of your request.  
14. The reasons for the application of these exemption provisions to the document are set out in detail 
below. A copy of the relevant provisions of the FOI Act is at Attachment B. 
Subsection 22(1): Documents containing information that is irrelevant to the FOI request 
15. The effect of subsection 22(1) of the FOI Act is that where the granting of access to a document 
would disclose information that is not within the scope of the request and it is possible to provide 
a copy with information deleted, the agency can do so unless it is evident that the applicant does 
not wish to be provided access to such a copy. A copy of subsection 22(1) is at Attachment B. 
16. The relevant document contains information that does not fall within the scope of your FOI 
request. Specifically, the document contains personal information such as individual’s names, 
phone numbers and email addresses, which you confirmed are not part of your request.  
17. I consider that to provide you with full access to the document would disclose the above 
information that does not fall within the scope of your FOI request. Accordingly, I have decided 
that the irrelevant information will be deleted under section 22(1) of the FOI Act and a copy of the 
document, with the irrelevant information deleted, will be provided to you. 
Section 47: Documents are exempt documents if they contain a trade secret 
18. Under section 47 of the FOI Act, a document is an exempt document if it contains a trade secret 
(paragraph 47(1)(a)) or contains information that has commercial value that could reasonably be 
expected to be destroyed or diminished if it were disclosed (paragraph 47(1)(b)). I consider any 
information that has a commercial value would also include any information that is a trade secret. 
Therefore, I have only considered whether the information in question has a commercial value. A 
copy of paragraph 47(1)(b) is at Attachment B. 
 
2 
 
19. Paragraph 5.205 of the Information Commissioner FOI Guidelines states that the following factors 
may assist in deciding in a particular case whether information has a commercial value: 
•  whether the information is known only to the agency or person for whom it has value, or, if it is 
known to others, to what extent that detracts from its intrinsic commercial value; 
•  whether the information confers a competitive advantage on the agency or person to whom it 
relates – for example, it if lowers the cost of production or allows access to markets not 
available to competitors; 
•  whether a genuine ‘arm’s-length’ buyer would be prepared to pay to obtain that information; 
•  whether the information is still current or out of date (out of date information may no longer 
have any value); and 
•  whether disclosing the information would reduce the value of a business operation or 
commercial activity – reflected, perhaps, in a lower share price. 
20. Having regard to the submissions of the third parties (in which they have requested that 
formulations, methodologies, algorithms, dilutions and calibrations be exempt from release), and 
taking into account the FOI Guidelines, I am satisfied the information contained in Document 1 that 
identifies the formulations used to develop Rhythm Bioscience’s (Rhythm) products is 
commercially valuable information, the value of which would be diminished or destroyed if 
disclosed, for the following reasons: 
•  The information regarding the production of Rhythm’s product is kept secure and tightly 
controlled and is only revealed to key representatives of Rhythm based on a need-to-know 
basis.  
•  The use and formulation of the technology that Rhythm uses, along with identifying Global 
Medical Device Nomenclature (GMDN) codes, is not yet publicly known. If a competitor became 
aware of this classification, it may identify the classification of the product in question which 
would provide the competitor with an unfair advantage in reproducing this product. 
•  The information contained in Document 1 constitutes Rhythm’s intellectual property and is 
considered commercially valuable. Rhythm’s intellectual property is proprietary as it 
evidences the steps taken to develop and produce the ColoSTAT product and is not known to 
the general public. 
•  I am satisfied that a competitor to Rhythm would be prepared to obtain the information 
contained in Document 1 to assist in submitting its own application, and further that a 
competitor of Rhythm would use this information to gain an unfair advantage over Rhythm in 
the market of medical device development.  
21. If the information in Document 1 over which Rhythm sought an exemption under section 47 was 
disclosed to a competitor, Rhythm would be significantly disadvantaged. A competitor could use 
the trade secrets to significantly accelerate development of competing products and improve their 
competitive position and thereby diminish Rhythm’s position in the marketplace. 
22. Therefore, I am satisfied that the information is of a commercial value to Rhythm, the value of 
which would be diminished or destroyed if released, and accordingly I am satisfied that such 
information is exempt under section 47 of the Act. 
 
3 
 
23. Accordingly, part of Document 1 (as identified in the schedule at Attachment A) is exempt under 
paragraph 47(1)(b) of the FOI Act and has been deleted from the document. 
Paragraph 47G(1)(a) – unreasonable adverse effect on business affairs 
24. A document is conditional y exempt under paragraph 47G(1)(a) of the FOI Act where disclosure of 
information concerning the business affairs of an organisation would, or could reasonably be 
expected to, unreasonably affect the person adversely in respect of their business affairs. A copy of 
paragraph 47G(1)(a) is at Attachment B. 
25. I am satisfied that Document 1 contains information regarding the business affairs of Rhythm. 
Specifically, Document 1 contains information regarding assessment of risk factors relating to the 
product which, if publicly released without any context could cause loss of reputation.  
26. Further, Document 1 contains detailed information regarding potential identified risks which are 
still under development. If that information was to be disclosed, it would have a detrimental effect 
on Rhythm’s commercial and financial affairs. In addition to this, the disclosure of such 
information may cause consumers to perceive that there may be risks and safety concerns 
associated with the ColoSTAT product which could affect future marketability of the product. 
27. For the information to be considered exempt under paragraph 47G(1)(a), any adverse effects on 
the business affairs of Rhythm must be “unreasonable”.   
28. In determining whether any adverse effect is ‘unreasonable’, it is necessary to undertake a 
balancing of relevant interests. 
29. The FOI Guidelines provide an example of where there may be public interest grounds to disclose 
the information, notwithstanding that the affairs of a business or person may be adversely 
affected. Specifically, the FOI Guidelines provide the example of when information regarding a 
business’s activities pose a threat to public safety – in such circumstances it may be reasonable to 
disclose the information even though it may well have an adverse affect on the affairs of that 
business. 
30. In this specific case, I am satisfied that it would be unreasonable to disclose information regarding 
risk factors relating to the product, as I consider disclosure of this information would have an 
adverse effect on the business. I am also satisfied that there is no overarching public interest of the 
kind referred to in the FOI Guidelines that would make such disclosure justified and reasonable. 
31. Further, I am satisfied that information outlined above is conditionally exempt under 
paragraph 47G(1)(a) as disclosure would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect 
Rhythm in respect of their professional and commercial affairs. However, I am required under 
subsection 11A(5) of the FOI Act to give access to the information unless it would, at this time, on 
balance, be contrary to the public interest.  
32. In relation to the factors favouring giving access to the information, I have considered the 
following: 
•  the general public interest in obtaining access to government-held information; 
•  the objects of the FOI Act which encourages access to information held by government 
agencies, subject only to certain exemptions; and 
 
4 
 
•  the public interest in ensuring the integrity and viability of the regulatory/registration 
process of the TGA regarding medical devices. 
33. In relation to the factors against giving access to the information, I have considered the following: 
•  the public interest in preserving confidentiality having regard to the sensitivity of the 
information and the circumstance in which the information was communicated to the TGA, 
specifically in this case, Rhythm’s application for a new medical device; 
•  the public interest in ensuring that persons or organisations continue to actively volunteer 
information to the TGA despite the fact that the information may be sensitive to their 
business and commercial affairs. In this case, the additional information requested by the 
TGA for Rhythm to provide further context on the formulation of their patented product; 
•  the disclosure of this information without context provides an opportunity for competitors 
to commercialise the ‘ineffectiveness’ of the ColoSTAT product;  
•  the public interest in encouraging and ensuring that companies continue to develop and 
register new therapeutic goods that would benefit the public. 
34. On balance, I consider that giving access to the information at this time would be contrary to the 
public interest. 
35. For the reasons set out above, I have decided not to disclose some of the information contained 
within Document 1 (as identified in the schedule at Attachment A). 
Release of Documents 
36. As the charges associated with processing your request have been waived in full, the document is 
now being released to you. 
Review and Complaint Rights 
37. If you are not satisfied with this decision, you have 30 calendar days to either seek internal review 
or apply to the OAIC for review of the decision. Further information can be found on the OAIC 
website at the following link: www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews 
If you have any queries regarding this matter, please contact the FOI Team on (02) 6289 4630. 
Yours sincerely 
Authorised and electronically signed by 
 
Pierre Nijssen 
Director – Devices Business Support Section 
Medical Devices Authorisation Branch 
Therapeutic Goods Administration 
4 October 2023 
 
 
 
5 
ATTACHMENT A 
 
Schedule of Relevant Documents 
Doc.  Author 
Addressee  Date 
Description 
Pages 
Decision 
Relevant 
No. 
Sections of 
the Act 
1 
TGA 
Sponsor 
16/3/23  Email for request for additional information for device application 
30 
Release in part 
s22 
s47 
s47G 
 
 

ATTACHMENT B 
 
Freedom of Information Act 1982 
11A  Access to documents on request 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is 
conditional y exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document at that time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y 
exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a 
person access to the document. 
17  Requests involving use of computers etc. 
 
(1)  Where: 
 
(a)  a request (including a request in relation to which a practical refusal reason 
exists) is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an 
agency; 
 
(b)  it appears from the request that the desire of the applicant is for information 
that is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
 
(ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided 
with a computer tape or computer disk on which the information is recorded; 
and 
 
(c)  the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
 
(i)  the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to 
the agency for retrieving or collating stored information; or 
 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this 
Act applies as if the agency had such a document in its possession. 
 
(2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
operations. 
22  Deletion of exempt matter or irrelevant material 
 
(1)  Where: 
 
(a)  an agency or Minister decides: 
 
(i)  not to grant a request for access to a document on the ground that it is an 
exempt document; or 
 
7 
ATTACHMENT B 
 
(ii)  that to grant a request for access to a document would disclose 
information that would reasonably be regarded as irrelevant to that 
request; and 
 
(b)  it is possible for the agency or Minister to make a copy of the document with 
such deletions that the copy: 
 
(i)  would not be an exempt document; and 
 
(ii)  would not disclose such information; and 
 
(c)  it is reasonably practicable for the agency or Minister, having regard to the 
nature and extent of the work involved in deciding on and making those 
deletions and the resources available for that work, to make such a copy; 
the agency or Minister shall, unless it is apparent from the request or as a result of 
consultation by the agency or Minister with the applicant, that the applicant would 
not wish to have access to such a copy, make, and grant access to, such a copy. 
 
(2)  Where access is granted to a copy of a document in accordance with subsection (1): 
 
(a)  the applicant must be informed: 
 
(i)  that it is such a copy; and 
 
(ii)  of the ground for the deletions; and 
 
(iii)  if any matter deleted is exempt matter because of a provision of this 
Act—that the matter deleted is exempt matter because of that provision; 
and 
(b)  section 26 does not apply to the decision that the applicant is not entitled to 
access to the whole of the document unless the applicant requests the agency 
or Minister to furnish to him or her a notice in writing in accordance with that 
section. 
27  Consultation—business documents 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made to an agency or Minister for access to a document containing 
information (business information) covered by subsection (2) in respect of a 
person, organisation or undertaking; and 
 
(b)  it appears to the agency or Minister that the person, organisation or 
proprietor of the undertaking (the person or organisation concerned) might 
reasonably wish to make a contention (the exemption contention) that: 
 
(i)  the document is exempt under section 47 (trade secrets etc.); or 
 
(ii)  the document is conditionally exempt under section 47G (business 
information) and access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest for the purposes of subsection 11A(5). 
Note:  Access must general y be given to a conditionally exempt document 
unless it would be contrary to the public interest (see section 11A). 
 
(2)  This subsection covers the following information: 
 
(a)  in relation to a person—information about the person’s business or 
professional affairs; 
 
(b)  in relation to an organisation or undertaking—information about the business, 
commercial or financial affairs of the organisation or undertaking. 
 
(3)  In determining, for the purposes of paragraph (1)(b), whether the person or 
organisation concerned might reasonably wish to make an exemption contention 
 
8 
ATTACHMENT B 
because of business information in a document, the agency or Minister must have 
regard to the following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is well known; 
 
(b)  whether the person, organisation or undertaking is known to be associated 
with the matters dealt with in the information; 
 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
Opportunity to make submissions 
 
(4)  The agency or Minister must not decide to give access to the document unless: 
 
(a)  the person or organisation concerned is given a reasonable opportunity to 
make submissions in support of the exemption contention; and 
 
(b)  the agency or the Minister has regard to any submissions so made. 
 
(5)  However, subsection (4) only applies if it is reasonably practicable for the agency or 
Minister to give the person or organisation concerned a reasonable opportunity to 
make submissions in support of the exemption contention, having regard to all the 
circumstances (including the application of subsections 15(5) and (6) (time limits 
for processing requests)). 
Notice of decision to give access 
 
(6)  If the agency or Minister decides to give access to the document, the agency or 
Minister must give written notice of the decision to both of the following: 
 
(a)  the person or organisation concerned; 
 
(b)  the applicant. 
Access not to be given until review or appeal opportunities have run out 
 
(7)  However, the agency or Minister must not give the applicant access to the document 
unless, after all the opportunities of the person or organisation concerned for 
review or appeal in relation to the decision to give access to the document have run 
out, the decision to give access still stands, or is confirmed. 
Note 1:  The decision to give access to the document is subject to internal review 
(see Part VI), review by the Information Commissioner (see Part VII) and 
review by the Tribunal (see Part VIIA). 
Note 2:  For when all opportunities for review or appeal in relation to the decision 
to give access to the document have run out, see subsection 4(1). 
Notice and stay of decision not to apply unless submission made in support of 
exemption contention 
 
(8)  Subsections (6) and (7) do not apply unless the person or organisation concerned 
makes a submission in support of the exemption contention as al owed under 
paragraph (4)(a). 
Edited copies and business information 
 
(9)  This section applies: 
 
(a)  in relation to an edited copy of a document—in the same way as it applies to 
the document; and 
 
(b)  in relation to a document containing business information—to the extent to 
which the document contains such information. 
 
9 
ATTACHMENT B 
27A  Consultation—documents affecting personal privacy 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made to an agency or Minister for access to a document containing 
personal information about a person (including a person who has died); and 
 
(b)  it appears to the agency or Minister that the person or the person’s legal 
personal representative (the person concerned) might reasonably wish to 
make a contention (the exemption contention) that: 
 
(i)  the document is conditionally exempt under section 47F; and 
 
(ii)  access to the document would, on balance, be contrary to the public 
interest for the purposes of subsection 11A(5). 
Note:  Access must general y be given to a conditionally exempt document 
unless it would be contrary to the public interest (see section 11A). 
 
(2)  In determining, for the purposes of paragraph (1)(b), whether the person 
concerned might reasonably wish to make an exemption contention because of 
personal information in a document, the agency or Minister must have regard to the 
following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is well known; 
 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the information; 
 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
Opportunity to make submissions 
 
(3)  The agency or Minister must not decide to give the applicant access to the document 
unless: 
 
(a)  the person concerned is given a reasonable opportunity to make submissions 
in support of the exemption contention; and 
 
(b)  the agency or the Minister has regard to any submissions so made. 
 
(4)  However, subsection (3) only applies if it is reasonably practicable for the agency or 
Minister to give the person concerned a reasonable opportunity to make 
submissions in support of the exemption contention, having regard to all the 
circumstances (including the application of subsections 15(5) and (6) (time limits 
for processing requests)). 
Decision to give access 
 
(5)  If the agency or Minister decides to give access to the document, the agency or 
Minister must give written notice of the decision to both of the following: 
 
(a)  the person concerned; 
 
(b)  the applicant. 
Access not to be given until review or appeal opportunities have run out 
 
(6)  However, the agency or Minister must not give the applicant access to the document 
unless, after all the opportunities of the person concerned for review or appeal in 
relation to the decision to give access to the document have run out, the decision to 
give access still stands, or is confirmed. 
 
10 
ATTACHMENT B 
Note 1:  The decision to give access to the document is subject to internal review 
(see Part VI), review by the Information Commissioner (see Part VII) and 
review by the Tribunal (see Part VIIA). 
Note 2:  For when all opportunities for review or appeal in relation to the decision 
to give access to the document have run out, see subsection 4(1). 
Notice and stay of decision not to apply unless submission made in support of 
exemption contention 
 
(7)  Subsections (5) and (6) do not apply unless the person concerned makes a 
submission in support of the exemption contention as allowed under 
paragraph (3)(a). 
Edited copies and personal information 
 
(8)  This section applies: 
 
(a)  in relation to an edited copy of a document—in the same way as it applies to 
the document; and 
 
(b)  in relation to a document containing personal information—to the extent to 
which the document contains such information. 
33  Documents affecting national security, defence or international relations 
 
  A document is an exempt document if disclosure of the document under this Act: 
 
(a)  would, or could reasonably be expected to, cause damage to: 
 
(i)  the security of the Commonwealth; 
 
(ii)  the defence of the Commonwealth; or 
 
(iii)  the international relations of the Commonwealth; or 
 
(b)  would divulge any information or matter communicated in confidence by or 
on behalf of a foreign government, an authority of a foreign government or an 
international organization to the Government of the Commonwealth, to an 
authority of the Commonwealth or to a person receiving the communication 
on behalf of the Commonwealth or of an authority of the Commonwealth. 
 
37  Documents affecting enforcement of law and protection of public safety 
 
(1)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to: 
 
(a)  prejudice the conduct of an investigation of a breach, or possible breach, of the 
law, or a failure, or possible failure, to comply with a law relating to taxation 
or prejudice the enforcement or proper administration of the law in a 
particular instance; 
 
(b)  disclose, or enable a person to ascertain, the existence or identity of a 
confidential source of information, or the non-existence of a confidential 
source of information, in relation to the enforcement or administration of the 
law; or 
 
(c)  endanger the life or physical safety of any person. 
 
(2)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to: 
 
(a)  prejudice the fair trial of a person or the impartial adjudication of a particular 
case; 
 
11 
ATTACHMENT B 
 
(b)  disclose lawful methods or procedures for preventing, detecting, investigating, 
or dealing with matters arising out of, breaches or evasions of the law the 
disclosure of which would, or would be reasonably likely to, prejudice the 
effectiveness of those methods or procedures; or 
 
(c)  prejudice the maintenance or enforcement of lawful methods for the 
protection of public safety. 
 
(2A)  For the purposes of paragraph (1)(b), a person is taken to be a confidential source 
of information in relation to the enforcement or administration of the law if the 
person is receiving, or has received, protection under a program conducted under 
the auspices of the Australian Federal Police, or the police force of a State or 
Territory, for the protection of: 
 
(a)  witnesses; or 
 
(b)  people who, because of their relationship to, or association with, a witness 
need, or may need, such protection; or 
 
(c)  any other people who, for any other reason, need or may need, such 
protection. 
 
(3)  In this section, law means law of the Commonwealth or of a State or Territory. 
42  Documents subject to legal professional privilege 
 
(1)  A document is an exempt document if it is of such a nature that it would be 
privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege. 
 
(2)  A document is not an exempt document because of subsection (1) if the person 
entitled to claim legal professional privilege in relation to the production of the 
document in legal proceedings waives that claim. 
 
(3)  A document is not an exempt document under subsection (1) by reason only that: 
 
(a)  the document contains information that would (apart from this subsection) 
cause the document to be exempt under subsection (1); and 
 
(b)  the information is operational information of an agency. 
 
45  Documents containing material obtained in confidence 
 
(1)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would found an 
action, by a person (other than an agency, the Commonwealth or Norfolk Island), 
for breach of confidence. 
 
(2)  Subsection (1) does not apply to a document to which subsection 47C(1) 
(deliberative processes) applies (or would apply, but for subsection 47C(2) or (3)), 
that is prepared by a Minister, a member of the staff of a Minister, or an officer or 
employee of an agency, in the course of his or her duties, or by a prescribed 
authority or Norfolk Island authority in the performance of its functions, for 
purposes relating to the affairs of an agency or a Department of State unless the 
disclosure of the document would constitute a breach of confidence owed to a 
person or body other than: 
 
(a)  a person in the capacity of Minister, member of the staff of a Minister or officer 
of an agency; or 
 
(b)  an agency, the Commonwealth or Norfolk Island. 
 
12 
ATTACHMENT B 
47  Documents disclosing trade secrets or commercially valuable information 
 
(1)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose: 
 
(a)  trade secrets; or 
 
(b)  any other information having a commercial value that would be, or could 
reasonably be expected to be, destroyed or diminished if the information were 
disclosed. 
 
(2)  Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to 
a document: 
 
(a)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning that 
person in respect of his or her business or professional affairs; or 
 
(b)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
 
(c)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation where the person 
making the request is the organisation or a person acting on behalf of the 
organisation. 
 
(3)  A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking 
that is carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a 
State or by a local government authority. 
47B Commonwealth-State relations etc 
A document is conditional y exempt if disclosure of the document under this Act: 
(a) would, or could reasonably be expected to, cause damage to relations between the 
Commonwealth and a State (including a Territory) 
47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
                   A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following: 
                     (a)  prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
                     (b)  prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
                     (c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
                     (d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note:          Access must generally be given to a conditionally exempt document 
unless it would be contrary to the public interest (see section 11A). 
 
13 
ATTACHMENT B 
47F  Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
 
(1)  A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve 
the unreasonable disclosure of personal information about any person (including a 
deceased person). 
 
(2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the 
unreasonable disclosure of personal information, an agency or Minister must have 
regard to the following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is well known; 
 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
(3)  Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request 
by a person for access to a document by reason only of the inclusion in the 
document of matter relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  Subsection (5) applies if: 
 
(a)  a request is made to an agency or Minister for access to a document of the 
agency, or an official document of the Minister, that contains information 
concerning the applicant, being information that was provided by a qualified 
person acting in his or her capacity as a qualified person; and 
 
(b)  it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case 
may be) that the disclosure of the information to the applicant might be 
detrimental to the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
 
(5)  The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be 
given to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that 
information, is not to be given to the applicant but is to be given instead to a 
qualified person who: 
 
(a)  carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of 
qualified person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; 
and 
 
(b)  is to be nominated by the applicant. 
 
(6)  The powers and functions of the principal officer of an agency under this section 
may be exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of 
authority in accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an 
occupation that involves the provision of care for the physical or mental health of 
 
14 
ATTACHMENT B 
people or for their well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, 
includes any of the following: 
 
(a)  a medical practitioner; 
 
(b)  a psychiatrist; 
 
(c)  a psychologist; 
 
(d)  a counsellor; 
 
(e)  a social worker. 
Note:  Access must general y be given to a conditionally exempt document unless 
it would be contrary to the public interest (see section 11A). 
47G  Public interest conditional exemptions—business 
 
(1)  A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would disclose 
information concerning a person in respect of his or her business or professional 
affairs or concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation 
or undertaking, in a case in which the disclosure of the information: 
 
(a)  would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person 
adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or 
financial affairs; or 
 
(b)  could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to 
the Commonwealth, Norfolk Island or an agency for the purpose of the 
administration of a law of the Commonwealth or of a Territory or the 
administration of matters administered by an agency. 
 
(2)  Subsection (1) does not apply to trade secrets or other information to which 
section 47 applies. 
 
(3)  Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to 
a document: 
 
(a)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning that 
person in respect of his or her business or professional affairs; or 
 
(b)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
 
(c)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation where the person 
making the request is the organisation or a person acting on behalf of the 
organisation. 
 
(4)  A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking 
that is carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a 
State or by a local government authority. 
 
(5)  For the purposes of subsection (1), information is not taken to concern a person in 
respect of the person’s professional affairs merely because it is information 
concerning the person’s status as a member of a profession. 
Note:  Access must general y be given to a conditionally exempt document unless 
it would be contrary to the public interest (see section 11A). 
 
15 

Document Outline