This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Finance AoG decisions re: ASIC (unsuccessful)'.


OFFICIAL 
 
 
 
 
 
  Reference:  IR FOI 23-24/034 
Contact: 
FOI Team 
E-mail: 
xxx@xxxxxxx.xxx.xx 
 
‘Me’ 
via Right to Know website 
 
By email only:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Me, 
 
Notice of Internal Review Decision (s 54C(4)) – FOI 23-24/034 
The purpose of this letter is to advise you of my decision following your request for internal 
review of the Department of Finance’s (Finance) decision to refuse part access to documents 
you requested under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act). 
 
Background 

 
The primary request 

 
On 29 September 2023, Finance received your request made under the FOI Act to access the 
following documents: 
 
“For all unsuccessful (note ‘un’) act of grace applications made against ASIC for the period 
1 July 2021 - 30 June 2023, I request: 
−  A copy of the record entered in the SFC database regarding the application 
(see FOI 22/119 Document 1)  
−  Where the application was for more than $100,000 (including more than 
$500,000), the Ministerial Submission regarding the application 
−  Where the application was for under $100,000, the Minute that contains the 
reasons for refusal (for the avoidance of doubt, this includes any sort of 
briefing covered by the policy disclosed under 22/119. It may simply be an 
email) 
−  Where the final decision came after a reconsideration by the Ombudsman or 
Federal Court, a copy of the final reasons for decision given by the 
Ombudsman or Federal Court. 
 
This request includes: 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

 
OFFICIAL 
−   Work-related personal information of Finance and ASIC SES (e.g., name, 
signature block details) 
−  Work-related personal information of SES-equivalent staff in a Minister's 
office (if applicable) 
−  The domain of any email addresses in documents in scope 
 
This request excludes: 
−  Personal information of non-SES staff 
−  Personal information of third parties (that is, this personal information is 
excluded under s 22, not s 47F…” 
 
On 19 October 2023, you agreed to revise the scope of your request to the following terms: 
 
“... the 10 most recent decisions before 30 June 2023, where the decision: 
−  is not substantially the same as another decision in the set of 10 (that is, the 
facts underlying each decision are not similar), and 
−  resulted in the production of a minute, or other document containing 
substantive reasons for decision. 
 
I note that personal information of third parties is excluded from the scope of my request. It 
should be redacted under s 22. Once it is redacted, the remaining 'personal information' is 
anonymous, and therefore ceases to be personal information. As a result, s 47F will not 
arise...” 
 
On 19 February 2024, Finance released five (5) documents which were identified as being in 
scope of your request. Finance advised you of the decision to grant access in part to those 
documents. 
 
The internal review request 
 
On 20 March 2024, you sought an internal review of that decision. Relevantly, you 
contested Finance’s application of: 
 
•  section 22 – Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted. 
•  section 42 – Documents subject to Legal Professional Privilege. 
•  section 47E – Public interest conditional exemptions – certain operations of 
agencies. 
 
I also understand you have sought a review of the searches and documents identified as part 
of your request.  
 
The purpose of this letter is to inform you of the outcome of the internal review.  
 
Authorised decision-maker 
I am authorised by the Secretary of Finance to grant or refuse access to documents. 
 
Decision 
I have decided to vary the decision relating to 5 documents, which were released to you 
within the primary request by granting you further access to the documents.  
 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

 
OFFICIAL 
I have also decided to grant you part access to one additional document that was identified 
during the course of our additional searches. The reasons provided below are applicable to 
my decision on release of this document. 
 
Specifically, I have decided to: 
•  vary some exemptions made under section 22(a)(ii) to grant you further access to the 
documents. 
•  vary some exemptions made under section 47E(d) to grant you further access to the 
documents. 
•  affirm exemptions made in accordance with section 42. 
•  grant part access to an additional document (document 6) subject to section 42, 
47E(d) and irrelevant material removed under section 22. 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  the terms of your review request; 
•  the content of the documents that fall within the scope of your request; 
•  additional searches conducted by Finance; 
•  consultations with internal staff; 
•  consultations with third parties in accordance with the FOI Act and submissions 
made by those third parties; 
•  the relevant provisions of the FOI Act; 
•  the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
(FOI Guidelines); and 
•  section 11B of the FOI Act. 
 
The documents are identified in the Schedule at Attachment A. 
 
Reasons  
 
I have considered your submissions seeking an internal review of the decision dated 19 
February 2024, and have decided to vary and affirm those decisions, subject to the following 
provisions: 
 
Material related to legal professional privilege (section 42) 
You have submitted that legal professional privilege was not adequately justified and should 
not be removed on the basis that the author of the documents are not legal professionals for 
the purposes of section 42. Section 42(1) provides that: 
“A document is an exempt document if it is of such a nature that it would be 
privileged from production in legal proceedings on the ground of legal professional 
privilege.” 
 
To determine whether a communication is legally privileged regard must be had to: 
  •  whether there is a legal adviser-client relationship; 
•  whether the communication was for the dominant purpose of giving or receiving 
legal advice, or for use in connection with actual or anticipated litigation; 
•  whether the advice given is independent; and 
•  whether the advice given is confidential. 
 
 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

link to page 4  
OFFICIAL 
Further, the FOI guidelines at paragraph 5.174 provides that legal advice can be summarised 
and communicated while maintaining legal privilege: 
 
“Modern organisations often work in teams and several people may need to know 
about privileged communications, both in the requesting client organisation and in 
the firm of legal advisers. Similarly, a limited disclosure of the existence and effect of 
legal advice could be consistent with maintaining confidentiality in the actual terms 
of the advice. The Legal Services Directions 2017 issued by the Attorney-General 
require legal advices obtained by Australian Government agencies to be shared in 
particular circumstances, and complying with this requirement does not waive 
privilege.” 
 
I am satisfied that parts of the documents contain information that reveals confidential and 
privileged communications provided by external lawyers to the Commonwealth. This 
information was communicated to another officer of the agency to assist in their decision of 
an Act of Grace claim.  
 
Furthermore, I consider that a legal adviser-client relationship exists between the external 
lawyers and the Commonwealth at the time that the advice was provided, and that the advice 
was brought into existence for the dominant purpose of giving legal advice.  
 
I note for completeness, that the author of the document therefore is not required to be a 
legal practitioner for LPP to apply, as the exempt material relates to external legal advice 
that was provided by a lawyer in their capacity as a legal practitioner. 
 
You have submitted that even if LPP applies, the decision maker is required to consider the 
‘real harm’ test and did not. However, the ‘real harm’ test is not a relevant consideration in 
determining whether advice is legally privileged.Nor is it a relevant consideration under 
the FOI Act for determining whether a document is legally privileged and therefore exempt 
under section 42. However, paragraph 5.177 of the FOI guidelines states: 
 
A ‘real harm’ criterion is not an element of the common law doctrine of legal 
professional privilege. Likewise, the test is not a feature of the FOI Act. Historically, 
government, through convention, has referenced the test as a relevant discretionary 
factor in determining FOI requests. 
 
Accordingly, I have considered whether the disclosure of the information would result in 
‘real harm’ and have not taken into consideration any irrelevant factors as provided in 
section 11B of the FOI Act.  I am satisfied therefore, that disclosure of the legal advice 
which was provided to assist in the proper decision making of one of the Department’s 
functions would harm the administration of justice and would harm the sound decision 
making of the Department.  
 
Accordingly, I am satisfied that LPP applies, and I affirm the primary decision of the 
application of section 42 to refuse access to parts of documents 1-6.  
 
Material related to certain operations of agencies (section 47E) 
 
You have submitted that the section 47E exemptions that were applied to the documents are 
too broad.  In considering your submission, I have reviewed the documents and have 
 
1 The FOI Guidelines at 5.150. 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

link to page 5  
OFFICIAL 
decided to vary the decisions made in the primary request relating to section 47E. I consider 
that some of the material is not subject to the exemption, and that on balance, disclosure 
would be in favour of the public interest.  
 
I have granted you further access to the documents by removing the redactions that were 
previously applied.  
 
However, I consider that other parts of those documents are exempt under this provision and 
affirm the decision on those parts of the documents for the following reasons: 
 
Section 47E of the FOI Act provides: 
 
(d) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or 
could reasonably be expected to, do any of the following: 
… 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
the operations of an agency.  
 
The FOI Guidelines at paragraph 6.101 provide that for section 47E to apply: 
 
“... the predicted effect needs to be reasonably expected to occur... There must be 
more than merely an assumption or allegation that damage may occur if the 
document were to be released. ... 
 
An agency cannot merely assert that an effect would occur following disclosure. The 

particulars of the predicted effect should be identified during the decision making 
process, including whether the effect could reasonably be expected to occur. Where 
the conditional exemption is relied upon, the relevant particulars and reasons should 
form part of the decision maker’s statement of reasons, if they can be included 
without disclosing exempt material...” 
 
Documents 1-6 contains information relating to the decision-making process of Act of Grace 
claims. Specifically, parts of the document discuss submissions made by other 
Commonwealth departments in response to the Act of Grace claim, which was taken into 
consideration by the decision maker.  
 
The Department of Finance relies on the advice and submissions of other Commonwealth 
departments as a prominent element of their decision making process. The material that has 
been conditionally exempt would, if disclosed, identify key processes and considerations of 
the Commonwealth when determining the outcome of a claim. 
 
In DZ and Commonwealth Ombudsman, it was found that disclosure of certain material 
could adversely affect the willingness of agencies to cooperate with another investigative 
body.2  Furthermore, the IC provided that: 
 
“It is likely that a situation will arise in future that involves information held across 
more than one agency and that agencies will be less forthcoming about the issues 
this raises if the information is not treated confidentially. If agencies are less 
forthcoming and less willing to consider and consult on the proper course of action 
in this situation, the [Ombudsman’s] investigations will be less efficient.” 
 
2  DZ and Commonwealth Ombudsman [2014] AICmr 137. 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

link to page 6  
OFFICIAL 
 
I am of the view that the submissions made by ASIC and Treasury – who were consulted 
about those submission – were provided with the expectation that they would not be 
disclosed or at the very least, not disclosed to the world at large. Act of Gace is a 
discretionary payment under the Public Governance, Performance and Accountability Act 
2013. There is no situation which creates an automatic entitlement to an act of grace 
payment and a decision maker must consider all relevant facts to determine whether a 
special circumstance exists to justify a payment.3  Other agencies provide comprehensive 
and candid submissions relating to specific matters to assist in the making of an act of grace 
decision. Finance is reliant on the submissions of other departments to enable it to consider 
all relevant material relating to the claim and determine whether a special circumstance 
exists.  
 
I am of the view that there is a real prospect that if confidential submissions obtained with 
the cooperation of departments were to be released under FOI, departments would be less 
forthcoming with the breadth of material and views provided in future submissions. If this 
occurred, this would materially impact the quality of decision making in relation to act of 
grace applications. 
 
Accordingly, I am satisfied that the documents subject to section 47E(d) are conditionally 
exempt on the basis that disclosure would or could reasonably be expected to have a 
substantial adverse effect on the operations of the agency. 
 
 
Public Interest Test (section 11A and 11B) 
As I have found that relevant material is conditionally exempt under s 47E(d), I am required 
to consider whether it would be contrary to the public interest to grant access to the 
conditionally exempt material at this time (s 11A(5)).  
  
Factors favouring disclosure 
 
The FOI Act sets out four factors favouring access, which must be considered if relevant. 
They are that disclosure would:  
(a) promote the objects of the Act; 
(b) inform debate on a matter of public importance;  
(c) promote effective oversight of public expenditure;  
(d) allow a person to access his or her personal information (s 11B(3)). 
  
In particular, I consider that (a) and (c) are the relevant factors favouring access to the 
documents in this instance. I have turned my mind to the public interest considerations of 
the relevant 2 factors. Specially, I consider that the following public interest factors are in 
favour of disclosure: 
  (a) promotes the objects of the FOI Act, including to:  
i.  inform the community of the Government’s operations, including, in 
particular, the policies, rules, guidelines, practices and codes of conduct 
followed by the Government in its dealings with members of the community; 
ii.  reveal the reason for a government decision and any background or 
contextual information that informed the decision;  
iii.  enhance the scrutiny of government decision making; 
 
3  Public Governance, Performance and Accountability Act 2013 (Cth). 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

 
OFFICIAL 
…  (c) promote effective oversight of public expenditure. 
 
Factors against disclosure 
 
Comparatively, the FOI Act does not list any factors weighing against disclosure. The FOI 
guidelines at paragraph 6.22 provide a non-exhaustive list of factors against disclosure.  I 
consider that the following public interest factors against disclosure are relevant: 
 
…  (h) could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain similar 
information in the future by disclosing considerations and claims made by other 
agencies. 
…  (n) could reasonably be expected to prejudice the management function of an agency by: 
•  disclosing the deliberations and claims of other parties. 
•  disclosing the relevant considerations and recommendations of a decision 
maker. 
•  disclose the factors considered when determining an Act of Grace claim. 
 
I note that many of the documents have been varied with only limited exemptions applied. I 
am satisfied that the public interest factors against disclosure outweighs the factors 
favouring disclosure. I recognise that disclosure would promote the objects of the FOI Act, 
specifically revealing the reason for a government’s decision and any background that 
informed that decision. However, I have given weight to the fact that the management of the 
function, namely the Act of Grace payments, would be adversely prejudiced by the release 
of this information at this time. Notably, Act of Grace is a discretionary payment which does 
not have any guidance or criteria. I consider that the disclosure of this information could 
disclose factors considered by a decision maker and could be used to tailor a claim to assist 
in the outcome of a claim.  
 
As such, I am satisfied that the documents which I have found to be conditionally exempt 
under section 47E(d) of the FOI Act would, on balance, be contrary to the public interest. 
   
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted (section 22) 
You have submitted that section 22 of the FOI Act was liberally applied to your request 
which resulted in information relevant to your request being redacted. I note that the terms 
of your request included your agreement to remove non-SES personal information and third-
party personal information. 
 
I have considered the examples you have provided in your submissions and have varied the 
primary decision to remove the redaction from the following information within the 
documents: 
  •  The number of Act of Grace payments. 
•  The amounts of Act of Grace payments. 
•  The number of ‘statements of reasons’. 
•  The name of Assistant Secretary or A/g Assistant Secretary. 
•  Other information I considered to be relevant to your request and should be released 
to you.  
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

link to page 8 link to page 8  
OFFICIAL 
 
Your submissions also question the redactions of the names of corporations made under 
section 22. These redactions have been applied in line with the terms of your request and on 
the basis that they are irrelevant. As you have specified, the terms of your revised request 
removed third-party personal information. I understand that corporations do not possess 
personal information.  
 
The Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) provides guidance on what 
is personal information in the government context.4 The guidance states that information 
does not have to be explicitly recognised as personal information to constitute personal 
information under the Privacy Act.5 The types of information that are personal information 
are unlimited and can vary widely. This can also include information about an individual’s 
business or work activities. Although the name of the corporation cannot have personal 
information, the disclosure of this information would likely identify other individuals due to 
the unique nature of the documents. Specifically, the disclosure of the names of the 
company would directly or could reasonably identify the owner of the company, and 
unreasonably disclose the individual’s personal information. I consider that the individuals 
have similar names to the company or can be identified through means of online searches.  
 
The OAIC guidance provides that: 
 
“An individual can be ‘identifiable’ where the information is able to be linked with 
other information that could ultimately identify the individual.” 
 
I am satisfied that the information ‘about’ an individual or individuals in the documents can 
be inferred by the connection between the information and the individual.    
 
Accordingly, I have affirmed the removal of this information as third-party personal 
information, on the basis that it is likely to identify other individuals including within the 
documents. 
 
Validity of searches/Other matters 
In the submissions you have raised concerns surrounding the validity of searches on the 
basis that you consider: 
•  Attachments to the decisions should be provided; and 
•  Only 5 (now 6) decisions were provided, when the scope of your request sought the 
10 most recent decisions.  
However, your initial request of 29 September 2023 sought only “the Minute that contains 
the reasons for refusal” for act of grace applications that were under $100,000. Further your 
email of 19 October 2023 narrowed the scope to decisions that “resulted in the production of 
a minute, or other document containing substantive reasons for decision”. As a result, it was 
clear that the scope of your request sought only a statement of reasons for act of grace 
decisionsAs attachments to the decision briefs are supporting documentation to assist the 
delegate to reach a decision, the attachments are not considered to be part of the substantive 
reasons for the decision and not within scope of your request. You are able to request these 
attachments in a new FOI request by emailing xxx@xxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
4 See: What is personal information? | OAIC 
Privacy Act 1988 (Cth). 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 


 
OFFICIAL 
Paragraph 9.34 of the FOI Guidelines provide the principles of internal review decision 
making, as a tool to determine best practice rather than a formal procedure or criteria. I have 
considered these principals and have relevantly undertaken additional searches for 
documents held by the agency and consulted with other agency staff as to the review of your 
request.   
This search process identified 1 additional document in scope of your request. When asked 
about the decisions located, the business area advised that no more than the 6 documents 
were identified, as they were the only documents that met the terms of your request. That is, 
no more than 6 decisions of unsuccessful Act of Grace claims were identified in their 
searches.  
 
Review and appeal rights 
You are entitled to request an external review by the OAIC of my decision. The process for 
review and appeal rights is set out at Attachment B.  
 
Publication 
Finance will publish the documents released to you on our Disclosure Log. Finance’s policy 
is to publish the documents the working day after they are released to you. 
 
If you have any questions regarding this request, please contact the FOI Team on the above 
contact details. 
 
Yours sincerely, 
 
Rachel Antone 
First Assistant Secretary 
Risk, Insurance & Discretionary Payments Division  
Department of Finance 
10 May 2024 
 
 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

OFFICIAL 
ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS RELEVANT TO FOI 23-24/034 
 
  Document  Date of  No. of  Description of Document 
Decision 
Relevant exemptions 
No. 
Document  Pages 

01/10/2021  5 
Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 

30/09/2022  5 
Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 

17/02/2023  6 
Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 

24/02/2023  6 
Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 

3/05/2023 

Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 

29/07/2022  4 
Minutes related to Act of Grace 
Release in part 
s42 
 
claims 
s47E(d) 
s22(a)(ii) 
10 


Updated to ‘A’ i
OFF f n
IC o
IA  s
L  chedule is attached ATTACHMENT B 
 
Freedom of Information – Your Review Rights 
 
If you disagree with a decision made by the Department of Finance (Finance) or the 
Minister for Finance (Minister) under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) 
you can have the decision reviewed. You may want to seek review if you sought certain 
documents and were not given full access, if you have been informed that there will be a 
charge for processing your request, if you have made a contention against the release of 
the documents that has not been agreed to by Finance or the Minister, or if your 
application to have your personal information amended was not accepted. You can seek a 
review of our decision by an external review (ER) made by the Australian Information 
Commissioner (IC). 
 
GPO Box 5218 
Review by the Australian Information 
Sydney  NSW  2001 
Commissioner (IC) 
 
The IC’s enquiries phone line is 
The Office of the Australian Information 
1300 363 992. 
Commissioner (OAIC) is an independent 
 
office who can undertake an ER of our 
Can I appeal the Information 
decision under the FOI Act. The IC can 
review access refusal decisions, access grant 
Commissioner’s external review 
decisions, refusals to extend the period for 
decision? 
applying for an IR, and IR decisions. 
Yes. You can appeal the Information 
 
Commissioner’s ER decision to the 
If you are objecting to a decision to refuse 
Administrative Appeals Tribunal (AAT).  
access to a document, impose a charge, or a 
 
refusal to amend personal information, you 
There is a fee for lodging an AAT application 
must apply in writing to the IC within 60 
(as at 17 February 2023 it is $1,011).  
calendar days of receiving our decision. 
 
 
Further information is accessible here. 
Do I have to pay for an external review? 
 
No. An ER are free. 
The AAT’s number is 1800 228 333. 
 
 
External review (Information Commissioner 
Complaints 
Review) 
 
For an ER, you must apply to the OAIC in 
Making a complaint to the Office of the 
writing. The OAIC ask that you commence a 
Australian Information Commissioner 
review by completing their online form here.  
You may make a written complaint to the 
 
OAIC about actions taken by us in relation to 
Your application must include a copy of the 
your application.  
notice of our decision that you are objecting 
 
to, and your contact details. You should also 
Further information on lodging a complaint is 
set out why you are objecting to the decision. 
accessible here. 
 
 
Email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
Investigation by the Commonwealth 
 
Ombudsman 
Post:    Office of the Australian Information 
Commissioner 
11 

 
OFFICIAL 
The Ombudsman can also investigate 
complaints about action taken by agencies 
under the FOI Act. However, if the issue 
complained about either could be, or has been, 
investigated by the IC, the Ombudsman will 
consult with the IC to avoid the same matter 
being investigated twice. If the Ombudsman 
decides not to investigate the complaint, then 
they are to transfer all relevant documents and 
information to the IC. 
 
The IC can also transfer a complaint to the 
Ombudsman where appropriate. This could 
occur where the FOI complaint is only one 
part of a wider grievance about an agency’s 
actions. You will be notified in writing if your 
complaint is transferred. 
 
Complaints to the Ombudsman should be 
made online here. 
 
The Ombudsman’s number is 1300 362 072. 
One Canberra Avenue, Forrest ACT 2603 • Internet www.finance.gov.au 

Document Outline