This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents related to de-escalation in the war in Gaza'.

FOI References: LEX 9207, 9269, 9295, 9321, 9322, 9326, 9346, 
9358, 9366, 9368, 9373, 9419 and 9428 
File No: 23/27688 
14 November 2023 
Right to Know 
By email: 
Dear Moe 
Thank you for your FOI request dated 17 October 2023 (LEX 9295) in which you sought 
access under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to: 
“… all documents including reports, correspondence, file notes, talking points, 
meeting minutes or memos that relate to the Department of Foreign Affairs & 
Trade’s position on “De-escalation” or "Ceasefire" in the current Gaza war that began 
in October 2023.” 
Notice of intended practical refusal and notice that your requests have been combined 
In accordance with section 24AB(2) of the FOI Act, I am providing you notice of my intention 
to refuse to grant access to the documents captured by your request. 
Under section 24AA(a)(i) of the FOI Act, for the purposes of section 24 of the FOI Act, a 
practical refusal reason exists in relation to a request for a document if the work involved in 
processing the request, in the case of the agency, would substantial y and unreasonably 
divert the resources of an agency from its other operations. 
Under section 24(2)(b) of the FOI Act, the agency may treat two or more requests as a single 
request if satisfied that the request relates to documents, the subject matter of which is 
substantial y the same. 
Combining your request 
Between 9 October 2023 and 3 November 2023, the department received 13 FOI requests 
relating to the Hamas-Israel Conflict, seeking documents within the date range of 
1 October 2023 to 3 November 2023. 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
T +61 2 6261 1111 

Paragraph 3.123 of the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act provides: 
“The most common circumstance in which requests may be combined under s 24(2) is 
likely to be multiple requests from a single applicant. However, s 24(2) can also apply 
to two or more requests from different applicants… Multiple requests can only be 
combined as a single request under s 24(2) if there is a clear connection between the 
subject matter of the requested documents.” 
I have considered the scope and date range of al  13 requests received by the department 
and have decided to treat the requests as a single request. In accordance with 
section 24(2)(b) of the FOI Act, I am satisfied that the requests relate to documents, the 
subject matter of which is substantially the same, being the Hamas-Israel Conflict. 
Further, I am of the view that processing the request, would constitute a substantial and 
unreasonable diversion of the department's resources, for the reasons set out below. 
However, you are welcome to revise the scope of your request in line with 
section 24AB(2)(e) of the FOI Act so that your request might be processed. 
Notice of intended practical refusal 
In accordance with section 24AB(2) of the FOI Act, I am providing you notice of my intention 
to refuse to grant access to the documents captured by your request. 
The reason for the proposed practical refusal is that the department currently holds 
thousands of documents that are potential y relevant to your request and the work involved 
in processing the request, as it currently stands, would substantial y and unreasonably 
divert the department’s resources from its other operations. 
In making this assessment, I have considered how the department could process your 
request and the time and resources that would be involved in doing so. To date, over ten 
percent of the workforce has been diverted to respond to the Hamas-Israel Conflict, with 
shifts operating 24/7. Relevant officers working within the department’s crisis response 
centre have been unable to undertake searches or provide advice on sensitivities as a 
Accordingly, I engaged and have been assisted in this request by in the Business Solutions 
Branch (BSB) who have assisted in estimating resource demands of your request. 
Searches for potentially relevant documents have been undertaken by BSB. BSB were 
engaged to undertake searches for emails and were provided with the fol owing search 
  •  a date range of 1 October 2023 to 3 November 2023, 

•  14 key word search combinations, being: 
  1.  “Aid” and “Gaza”  
2.  “Gaza” 
3.  “Col ective punishment” 
4.  “Ceasefire” 
5.  “Hospital explosion”/”hospital bombing” 
6.  “Al-Ahli” and “Hospital” 
7.  “Baptist” 
8.  “De-escalation” 
9.  “War crimes” 
10. “UNGA vote”/”UNGA abstention”/”A/ES-10/L.25” 
11. “Ed Husic”, “Anne Aly” and “Tony Burke” 
12. “US assessment” 
13. “intelligence” 
14. “export permits” and “Israel” 
•  77 email addresses that had been identified as holding documents. 
  o  This included officers working in the department’s Crisis Centre, 
Humanitarian Division and a group inbox administered by the Media and 
Communications Delivery Branch.  
Searches completed by BSB have identified 72,367 items. This estimate is considered to be 
conservative as the searches were confined to the 77 email addresses and do not capture 
multiple areas within the department, both in Australia and overseas, that have been 
identified as potential y holding relevant documents. 
BSB were also engaged to undertake searches for cables and were provided with the 
following search parameters: 
  •  8 key word search combinations, being: 
  1.  “Gaza” 
2.  “Col ective punishment” 
3.  “Ceasefire” 
4.  “Hospital explosion”/”hospital bombing” 
5.  “Al-Ahli hospital” 
6.  “De-escalation” 
7.  “War crimes” 
8.  “UNGA vote”/”UNGA abstention”/”A/ES-10/L.25” 
•  10 potential to/from locations, including: 
  1.  Canberra 
2.  Tel Aviv 
3.  Ramallah 

4.  Beirut 
5.  Cairo 
6.  Amman 
7.  Kuwait City 
8.  New York UN 
9.  Geneva UN 
10. Vienna UN 
The results returned 494 cables within the date range 7 October 2023 to 3 November 2023. 
I have considered the factors outlined in paragraph 3.116 and 3.117 of the FOI Guidelines 
including, but not limited to: 
  •  Identifying, locating or colating documents. 
•  Examining the documents, deciding whether to grant, refuse or defer access. 
•  Consulting with other parties. 
•  Redacting exempt material from the document, making copies of documents. 
•  Notifying an interim or final decision to applicants. 
•  The staffing resources available to an agency for FOI processing. 
•  The impact that processing the request may have on other work in the agency, 
including FOI.   
•  The significant public interest in the documents requested. 
I am of the opinion that processing your request in its current form would be a substantial 
and unreasonable diversion of the department’s resources under section 24AA(1) of the FOI 
Consultation to revise the scope of the request 

In accordance with paragraph 3.125 of the FOI Guidelines, agencies are obliged to deal 
individual y with each request that is not withdrawn or revised before the end of the 
consultation period. 
Pursuant to section 24AB(2)(e) of the FOI Act, each applicant has fourteen days from the 
date of receipt of this notice to: 
  (a) withdraw your request; 
(b) revise the scope of your request; or 
(c)  notify the department that you do not wish to revise the scope of your request. 
I invite you to contact me by email to, should you wish to revise the request 
in order that it can be processed. 
To support your consideration of a revised scope, it may be useful to: 
  •  limit the type of documents sought, and 
•  reduce the date range for your request. 

Please note that under section 24AB(7) of the FOI Act, if you do not take an opportunity to 
consult with the department within 14 days, your request wil  be considered to have been 
Please also be aware that during this period of consultation, the statutory timeframe under 
section 15(5) of the Act for the processing of your request is on hold (see section 24AB(8) of 
the FOI Act for details). 
Where I refer to sections of the FOI Act, these are available at Parts 
of the FOI Guidelines referenced can be found online at
Yours sincerely  
Brooke King 
Brooke King 
A/g Director 
Freedom of Information Section