Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Request: Access to Data Sharing Agreements and Related Documents'.


FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 1 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 2 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 3 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 4 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 5 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 6 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 7 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 8 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 9 of 12

FOI 4789 - Document 1 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
s 22 
Page 10 of 12

FOI 4789 - Document 1 
s 22 
UNDER  CARE 
1982 
s 22 
AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 11 of 12

FOI 4789 - Document 1 
s 47F
UNDER  CARE 
s 22 
1982 AGED 
s 22 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
s 47F
s 22 
s 22 
Page 12 of 12

FOI 4789 - Document 2 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 1 of 5

FOI 4789 - Document 2 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 2 of 5

FOI 4789 - Document 2 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
s 22 
Page 3 of 5

FOI 4789 - Document 2 
s 22 
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 4 of 5

FOI 4789 - Document 2 
s 47F
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
s 
DEPARTMENT 
47F
THIS 
THE  THE 
BY 
Page 5 of 5

FOI 4789 - Document 3
 
 
 
 
STATEMENT OF INTENT  
 
BETWEEN THE DEPARTMENT OF HEALTH 
AND DEPARTMENT OF VETERANS’ 
UNDER  CARE 
AFFAIRS 
1982 AGED 
 
ACT 
RELEASED AND 
HEARING SERVICES 
BEEN  HEALTH 
 
HAS INFORMATION 
OF 
 
OF 
 
 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
 
THIS 
THE  THE 
 
BY 
 
 
 
 
 
 
1 
FOI 4789 - Document 3
 
 
 
1 
Purpose 
1.1 
The purpose of this Statement of Intent (SoI) is to outline the commitment to: 
1.1.1 
sharing information and data between the Department of Health (Health) and the 
Department of Veterans’ Affairs (DVA) with a view to providing eligible veterans with 
responsive and suitable high quality hearing services and devices that meet their 
clinical needs via the Australian Government Hearing Services Program (the 
program); and  
1.1.2 
working collaboratively to continuously improve the program through activities 
arising from hearing reviews, reports or reform where veteran clients may be 
impacted, sharing appropriate information and intelligence on providers and service 
delivery and consulting on any proposed changes to the program with relevant 
stakeholders.  
2 
Parties 
2.1 
The parties to this SoI are the: 
2.1.1  Commonwealth of Australia as represented by the Australian Government 
UNDER  CARE 
Department of Veterans’ Affairs (DVA) ABN: 23 964 290 824; and the 
1982 
2.1.2  Commonwealth of Australia as represented by the Departm
AGED  ent of Health (Health)  
ABN: 83 605 426 759. 
ACT 
RELEASED AND 
3 
Term 
3.1 
This SoI commences on the date of the signatories and will cease as agreed in writing by the 
BEEN 
parties. 
HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
4 
Roles and Responsibilities 
OF 
4.1 
The program aims to reduce the impact of hearing loss by providing eligible people with access 
to hearing services. Respective departmental responsibilities include: 
4.1.1  Health’s primary role an
DOCUMENT  d responsibility under this SoI is: 
o 
health policy and legislation
DEPARTMENT  ; 
FREEDOM 
o 
pro
THIS vide timely, consistent and comprehensive data reports to DVA; and  
THE 
o 
to adm
THE  inister the program in respect of eligible veterans. 
BY 
4.1.2  DVA’s primary role and responsibility under this SoI is: 
o 
maintaining DVA’s hearing policy (including equity and access) and legislation;  
o 
provide timely and clear communication as required to Health; and 
o 
to assist Health in administering the program in respect of eligible veterans. 
5 
Party Agreements 
Both parties agree to:  
5.1 
work together to assist each other in performing their responsibilities under this SoI. 
5.2 
review the SoI annually from the date of signing. 
5.3 
ensure consistent messaging regarding hearing services to our respective client groups.   
5.3.1  The preferred communication channel is the HSP mailbox:  xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. 
5.4 
consult on individual clients, for example, if DVA requires information relating to a veteran’s 
voucher issue history or hearing aid fitting dates.  
2 
FOI 4789 - Document 3
5.5 
note the responsibility for matters pertaining to the delivery of the program are directly 
managed by Health, whereas matters concerning DVA policy and legislation will be managed 
by DVA. 
5.6 
consult on program policies or new proposals that change eligibility, services or supports for 
DVA clients. 
5.7 
work together to clarify the interface between the National Disability Insurance Scheme 
(NDIS), the program and potential implications for support given to shared clients. 
5.8 
work together to implement relevant program recommendations and future options arising 
from the Report of the Independent Review of the Hearing Services Program, including 
participation on working groups or other forums.  
6 
Governance and Risk Management
6.1 
The parties acknowledge the importance of effectively discussing and managing any risk 
associated with this SoI. 
6.2 
The delegate will be, at a minimum, the respective agency Director, and supported as required 
by the Assistant Secretaries. 
6.3 
Directors will coordinate resolution of client risks and issues using a mutually agreed 
mechanism.  Where these cannot be resolved at this level, the matter will be escalated to the 
Assistant Secretaries.  
UNDER  CARE 
1982 
7 
Data Integrity and Information Reporting 
AGED 
7.1
ACT 
 
The parties recognise the importance of ensuring that all data maintained by the parties in 
RELEASED AND 
relation to Eligible Veterans, and the provision of hearing services to Eligible Veterans, are 
correct, complete, accurate and protected against loss, unauthorised use and disclosure.  
BEEN 
7.2 
The parties commit to sharing data, where permitted by
HEALTH  law, for the purposes of forecasting 
future hearing requirements for DVA clients, evaluating client and program outcomes, 
HAS INFORMATION 
OF 
eligibility checking and compliance monitoring. 
OF 
7.3 
Health agrees to provide DVA with a year to date report each quarter (aligning with existing 
Health reporting cycles of March, June, September, December that includes the following 
parameters for DVA clients: 
DOCUMENT 
DEPARTMENT 
7.3.1  Number of veterans regi
FREEDOM  stered with the program 
THIS  THE 
7.3.2  number of curr
THE  ent vouchers 
BY 
7.3.3  vouchers with a service in the reporting period 
7.3.4  new and return vouchers – by State/Territory  
7.3.5  DVA Eligibility type by state (Gold or White Card, or Pensioner) 
7.3.6  device by type nationally and by State (behind or in ear, in canal etc.) 
7.3.7  devices by cost to client 
7.3.8  service by type nationally and by state (e.g. assessment, fitting, client review,) 
7.3.9  fully subsidised and partially subsidised devices by state 
7.4 
Amendments to these arrangements must be mutually agreed by both parties. 
3 
FOI 4789 - Document 3
 
8 
Payment of Maintenance and Replacement Fees to Health by DVA 
8.1 
The Hearing Services Program (Voucher) Instrument 2019 permits service providers to charge 
voucher-holders specified fees for maintenance and replacement of approved devices.  
8.1.1 Gold Card and eligible White Card Voucher holders are exempt from paying fees.  
8.1.2 DVA Pensioner Concession card holders, and spouses or dependents of any card, are 
excluded from this arrangement.   
8.1.3 DVA may review on a case-by-case basis to apply flexibility to fund a client’s hearing 
needs or a client decision, based on client wellbeing and mental health. 
8.2 
Health will inform service providers that Gold Card and eligible White Card holders are exempt 
from paying the annual maintenance and replacement fees.  Health agrees to pay 
maintenance fees and replacement fees for approved devices to service providers.  Service 
providers waive administration fees for Gold Card and eligible White Card holders.  
8.3 
DVA agrees to reimburse Health for the client contribution component of all maintenance fees 
and replacement fees paid to service providers by Health for eligible veterans. 
8.4 
Health agrees to invoice DVA quarterly for the client contribution component of all 
Maintenance Fees and Replacement Fees paid to Service Providers by Health.  If either party 
wishes to amend this timeframe, it will be by mutual agreement.  
UNDER  CARE 
8.5 
DVA agrees to pay Health invoiced amounts within 28 days of receipt, provided the invoice is 
correctly rendered. 
1982 AGED 
ACT 
9 
Confirmation of Veteran Eligibility 
RELEASED AND 
9.1 
Health is responsible for confirming individual eligibility for those identifying as eligible 
veterans. 
BEEN  HEALTH 
9.2 
DVA will agrees to assist, support and facilitate Health in confirming eligibility of individual 
HAS 
OF 
clients. 
INFORMATION 
OF 
9.3 
DVA will inform all clients and representative bodies that services available via the program 
are the same for all voucher holders, including standard government subsidies for partially 
subsidised devices.   
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
10  Accountability THIS 
THE  THE 
10.1  Eligible veterans, who are voucher holders, are entitled to access hearing services and 
BY 
approved devices in accordance with the Hearing Services Administration Act 1997 and the 
Hearing Services Program (Voucher) Instrument 2019.  Service providers contracted to Health 
may only provide hearing services to eligible veterans in accordance with all applicable 
legislative and contractual obligations of the program. 
10.2  DVA and Health will consult on approving requests for partially subsidised hearing devices, 
which Health would fund, prior to approval being provided.  DVA will provide advice via the 
hearing services mailbox when this situation occurs. 
10.3  The parties acknowledge that Health conducts regular, targeted, risk-based compliance 
monitoring of service providers to ensure they are providing hearing services in accordance 
with all applicable legislative and contractual obligations.  Providers are responsible for 
ensuring practitioners employed by them have appropriate industry accreditation and 
qualifications.  
4 
FOI 4789 - Document 3
 
11  Escalation pathways 
11.1  DVA will escalate complaints to Health from DVA clients to ensure visibility and coordination 
across both parties.  When investigating a complaint or reviewing a decision, the preferred 
escalation pathway is: 
11.1.1  notify the program area via the xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx mailbox; and, if needed: 
11.1.2  Director level discussion; and, if needed: 
11.1.3  Branch Head /Assistant Secretary discussion. 
11.2  Where appropriate, Health will escalate queries, claims or complaints relating to DVA clients 
to ensure visibility and coordination across both parties.  When investigating a complaint or 
reviewing a decision, the preferred escalation pathway is: 
11.2.1  notify DVA via xx.xxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx; and, if needed:  
11.2.2  Director level discussion; and, if needed: 
11.2.3  Branch Head /Assistant Secretary level discussion. 
12  Notices 
12.1  Correspondence related to this SOI should be directed to: 
(a)  Department of Veterans’ Affairs 
UNDER  CARE 
Assistant Secretary Client Programs Branch 
1982 
Department of Veterans’ Affairs 
AGED 
GPO Box 9998 
ACT 
CANBERRA   ACT   2601 
RELEASED AND 
Email: xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx or 
 
BEEN 
The Director 
HEALTH 
Care and Assistance Program Branch
HAS   
INFORMATION 
OF 
Department of Veterans’ Affairs 
OF 
GPO Box 9998 
CANBERRA   ACT   2601 
Email: s 22 
@dva.gov.au    
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
(b)  Department of Health 
THIS 
Assistant Secretary, Hearin
THE  g Services Branch 
THE 
Department of Health
BY   
GPO Box 9848 
CANBERRA   ACT   2601 
Email: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx or 
 
The Director 
Hearing Policy and Compliance Section 
Hearing Services Branch 
Department of Health 
GPO Box 9848 
CANBERRA   ACT   2601 
Email: s 22 
@health.gov.au 
5 

FOI 4789 - Document 3
UNDER  CARE 
1982 AGED 
ACT 
RELEASED AND 
BEEN  HEALTH 
HAS INFORMATION 
OF 
OF 
DOCUMENT 
FREEDOM 
DEPARTMENT 
THIS 
THE  THE 
BY