Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Style Guides/Brand Guides/Writing Guides for ARPNSA'.


FOI
under 
ARPANSA 
by 
Released 

ARPANSA Style Manual Contents 
 
ARPANSA Style Manual .............................................................................................................................. 3 
Writing for your audience.......................................................................................................................... 3 
4 tips to remember when communicating to a general audience .................................................................. 3 
Inclusive language ..................................................................................................................................... 3 
First Nations peoples ................................................................................................................................. 3 
FOI
General conventions ................................................................................................................................. 4 
Italics ........................................................................................................................................................ 5 
Capitals - general ....................................................................................................................................... 5 
under 
Capitals – government terms ...................................................................................................................... 5 
Lists .......................................................................................................................................................... 6 
Links ......................................................................................................................................................... 7 
Dates and times ......................................................................................................................................... 7 
Contractions .............................................................................................................................................. 8 
ARPANSA 
Choosing numerals or words ...................................................................................................................... 8 
Percentages .............................................................................................................................................. 8 
by 
Dashes ...................................................................................................................................................... 9 
Quotation marks ....................................................................................................................................... 9 
Spel ing ..................................................................................................................................................... 9 
Referencing and attribution..................................................................................................................... 10 
Released 
In-text citation ..................................................................................................................................................... 10 
Reference lists ..................................................................................................................................................... 10 
Revision history ....................................................................................................................................... 11 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
2   

ARPANSA Style Manual 
This guide aims to provide assistance with writing, editing and proofreading communication material and 
documentation produced by ARPANSA.  
 
For information on brand identity, including visual elements such as fonts, logos and colours, refer to the 
ARPANSA Brand identity guidelines. 
 
The below information has been compiled with reference to the Australian Government Style Manual. 
 
Writing for your audience 
 
4 tips to remember when communicating to a general audience 
FOI
1.  Use everyday words that people commonly use. 
2.  Keep words and phrases with special meaning to a minimum. 
3.  Writing style is a result of voice and tone. 
o  use ‘we’, ‘you’ and ‘us’ (personal and friendly) for informal communications, such as intranet 
news posts.  
under 
o  use more formal language (e.g., ‘The Regulatory Service Branch is revising regulations 
regarding…’) for documentation aimed at external audiences. 
4.  Avoid jargon, slang and idioms. 
Inclusive language 
Use inclusive language by choosing words that respect all people, including their rights and heritage. 
The Australian Government Style Manual includes guidance on writing appropriately and respectfully for 
ARPANSA 
people’s age, cultural and linguistic background, gender and sexuality and for those with disability.  
 
by 
First Nations peoples 
1.  Naming protocols 
ARPANSA uses the naming convention of ‘First Nations’ peoples, rather than ‘Aboriginal and Torres Strait 
Islander’ peoples, or ‘First Australians’.  
Where relevant (or possible), content creators are advised to consult with traditional owners, local elders, 
Released 
community and content experts to ensure appropriate and respectful language and naming for places, 
people and other terminology.  
Here are some other useful tips: 
2.  Respectful language use starts with the basics 
Respectful language means using: 
•  specific terms, like the name of a community, before using broader terms 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
3   

•  plurals when speaking about collectives (peoples, nations, cultures, languages) 
•  present tense, unless speaking about a past event 
•  empowering, strengths-based language. 
Avoid language that can be discriminatory or offensive, including: 
•  shorthand terms like ‘Aborigines', ‘Islanders’ or acronyms like ‘ATSI’ 
•  using terms like ‘myth’, ‘legend’ or ‘folklore’ when referring to the beliefs of First Nations people 
•  blood quantums (for example, ‘half-caste’ or percentage measures) 
•  ‘us versus them’ or deficit language 
•  possessive terms such as ‘our’, as in ‘our Aboriginal peoples’ 
•  ‘Australian Indigenous peoples’, as it also implies ownership, much like ‘our’. 
FOI
More information in the Australian Government Style Manual. 
3.  Acknowledgement of Country – written publications 
Documents published on the ARPANSA website, or presentations for an external audience should include an 
under 
Acknowledgement of Country in the front section. Please refer to our intranet page, ‘First Nations cultural 
protocols’, for guidance. This page also contains information on the use of flags, cultural identity and other 
useful information. 
 
General conventions 
•  Italics 
•  Capitals 
ARPANSA 
•  Lists 
•  Links 
by 
•  Dates and times 
•  Contractions 
•  Choosing numerals or words 
•  Percentages 
•  Dashes 
•  Quotation marks 
Released 
•  Spelling 
•  Referencing and attribution 
 
 
 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
4   

 
Italics 
 
Limit your use of italics to the titles of published works, such as: 
•  primary legislation and legal cases (not delegated legislation such as Regulations) 
•  books and publications 
•  television and radio programs 
•  films, videos and podcasts 
•  blogs. 
 
FOI
Examples: 
 
Section 15 of the Australian Radiation Protection and Nuclear Safety Act 1998 (ARPANS Act) confers on the 
CEO of ARPANSA a number of different functions. 
 
The ARPANSA Radiation Protection Standard for Occupational Exposure to Ultraviolet Radiation (2006) 
under 
(RPS. No. 12) sets exposure limits for occupational exposure to artificial and solar UVR in the workplace. 
The Franklin Dam Case is the informal title of Commonwealth v Tasmania (1983) 158 CLR 1. 
 
David Williamson’s play Emerald City was first performed in 1987. 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
Capitals - general 
ARPANSA 
Capitalise the first word in a sentence. Use lower case for all other words, unless those words include proper 
nouns (specific names of people, places and things e.g., Uluru, Royal Melbourne Hospital, Sydney Harbour 
Bridge).  
by 
Proper nouns generally have an initial capital letter for each word in the noun. 
Use capitals when referencing the job title of staff members.  
Example: s 22(1)(a)(ii) - Irrelevant, Assistant Director Assessment and Advice at ARPANSA, has been appointed to 
the International Commission on Non-Ionizing Radiation Protection… 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
Released 
 
Capitals – government terms 
Remember to use the correct term and follow the rules for capitalising government terms. 
Examples: 
 
The Australian Government coordinates emergency management with the states. 
 
Australian Government Department of Industry, Science, Energy and Resources 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
5   

For Departments and agencies, you should use initial capital letters only for the formal names of government 
departments and agencies. Don’t use capital letters for generic mentions.  
Example: The Department of Finance owns the policy. The department has been working on it for months. 
Use an initial capital letter for ‘federal’ when it forms part of a formal name. Don’t capitalise it when it is used 
as an adjective. 
Examples:  
The Federal Court of Australia is responsible is a superior court of record. 
 
The Minister stated that there are a number of federal issues that need addressing. 
More information in the Australian Government Style Manual 
FOI
 
Lists 
 
under 
Don’t use a semicolon (;) at the end of each item in a bullet list. 
Unless each item is a full sentence or the last item in a list, don’t use a full stop for items in bullet lists. Each 
bullet item should form a full sentence with the text at the beginning of the list.  
Write all list items so they have the same grammatical structure. This is called ‘parallel’ structure and it 
makes lists easier to read. 
Example: 
Queensland is famous for its: 
ARPANSA 
•  islands and coral reefs 
•
by 
  abundant wildlife 
•  tropical rainforest 
•  beautiful beaches. 
For sentence lists, start each list item with a capital letter and end it with a full stop. 
Example: 
The committee members decided the following actions: 
Released 
1.  The committee secretary will respond to each recommendation. 
2.  The secretary will allocate responses that need more work to members. 
3.  Members will discuss the recommendations at the next committee meeting on 9 March. 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
6   

Links 
 
Links (hyperlinks) are words or images that users can click to go to other online content. Make sure you only 
link to something if it helps meet the user’s needs.  
Write link text that makes the destination clear. Links need to make sense when read out of the context of 
surrounding content. Links using ‘click here’ or ‘more information’ do not give the user any information 
about the destination. 
Example: 
 
Find out about our upcoming meetups on our Eventbrite page. 
 
FOI
Do not use: Click here to find out about our upcoming meetings. 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
Dates and times 
under 
 
Use numerals for the day and year but spell out the month in words. 
Example: Friday 1 May 1997 
If referring to a date but not specifying the month, use a number with a suffix (don’t put the suffix in 
superscript). 
  Example: She will leave by the 20th. 
ARPANSA 
Use ‘am’ and ‘pm’ in lower case, with a non-breaking space after the number. (Use a non-breaking space 
instead of a regular space if you don’t want Word to break a line at a certain space. To do this, hold down the 
by 
Ctrl and Shift keys as you press the spacebar. Word will then not break the line at that point.) 
Example: 9 am or 9:00 am 
 
Use ‘from’ and ‘to’ in spans of years, with the exceptions of financial years and information in brackets, 
such as terms of office and years of birth and death. Refer to Dashes for further information. 
 
Example: from 2015 to 2019. 
 
Released 
The 2019–20 budget. 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
7   

Contractions 
 
Grammatical contractions join two words. They use an apostrophe to show that there are missing letters. For 
example, ‘don’t’ instead of ‘do not’. 
Grammatical contractions are not generally used in formal content. You can use them in less formal content 
which aims to create: 
•  A conversational tone (for example, in an intranet news post). 
•  A friendly or collaborative tone (for example, in brochures and manuals). 
 
Example: 
FOI
The department has not breached its staffing cap. [Formal high-level briefing or a response to a 
parliamentary question] 
 
The department hasn’t breached its staffing cap. [Less formal briefing or other less formal communications] 
More information in the Australian Government Style Manual. 
under 
 
Choosing numerals or words 
 
Use numerals for 2 and above in text. 
 
Write the numbers ‘zero’ and ‘one’ in words. 
Examples: 
ARPANSA 
Only one person agreed to it. 
 
Their aim is zero net emissions by 2050. 
by 
There are 3 options to discuss. 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
 
Percentages 
Released 
 
Use the percentage sign next to a numeral in text. Do not use a space between numeral and percentage 
sign. 
 
Example: 15% 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
8   

Dashes 
Spaced en dashes can separate a clarification, an interruption, a correction, numeric spans, a short list or a 
summary from the rest of the text. Do not use a minus sign for an en dash. In Word, en dashes can be 
inserted by using the shortcut Ctrl + - (using the number pad minus symbol) or by going to Insert > Symbol > 
More Symbols, selecting the Special Characters tab, and selecting the en dash option.  
En dashes are half the width of the font height (–). 
Avoid using en dashes for spans in paragraph text and headings. The exceptions to this general rule are date 
ranges for financial years, terms of office and lifespan (birth and date). For specific rules on when to use 2 or 
4 digits for a year, refer to the Australian Government Style Manual. 
FOI
 
Examples: 
 
Three rivers – the Murray, Darling and Murrumbidgee – were discussed in the report. 
The 2019–20 budget 
under 
5,000 – 90,000 
Australia’s prime minister at the start of the Depression was James Scullin (1929–1932). 
 
Em dashes are the same width as the font height. (—) 
 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
ARPANSA 
Quotation marks 
 
Quote direct speech in single quote marks. 
by 
 
Example: The opposition leader asked, ‘But where’s the money going to come from?’ 
 
For quotations within quotations, use double quotation marks inside single ones. 
 
Example: He also wrote, ‘The decisions of the department for “major procurement” were always political 
choices.’ 
 
Released 
More information in the Australian Government Style Manual. 
 
 
Spel ing 
 
Use the Macquarie dictionary to reference spelling. If the dictionary lists variable spellings, use the first 
entry in the list. 
 
Copies of the Macquarie dictionary are available on-site at Yallambie and Miranda. Please contact the 
Communications team for assistance. 
 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
9   

Referencing and attribution 
 
Attribute other content so users can find original sources. You must properly attribute copyright material you 
cite or reference, including text, images, video and sounds. Read how to attribute Creative Commons here. 
 
The author-date system is suitable for most content. This includes details for the author and date in the text 
with a full citation in a list of references. 
 
  In-text citation 
 
An in-text citation gives the author’s name and date of publication. Don’t separate the name and date with 
a comma. 
FOI
 
Examples: 
Jones (2017) reported similar results. 
Other results were similar (Jones 2017).  
under 
Reference lists 
 
A reference list includes the full details of every cited work. Use the heading ‘References’. 
 
The general order is: 
1.  author or authoring organisation’s name 
2.  publishing date 
3.  title (and series or issue details) 
ARPANSA 
4.  publisher details 
5.  accessed date (for digital content). 
by 
 
Use italics for the formal title of a complete published work. 
 
Do not use italics if the reference is a book chapter, an article, a poem, an episode, or a page that is part of a 
series of similar division.  
 
If it’s part of a publication, use single quotation marks around the title and use italics for the name of the 
series, book or periodical. 
 
Use the full date of publication for works like newspaper articles and social media posts. 
Released 
 
Examples: 
Australian Radiation Protection and Nuclear Safety Agency (ARPANSA), 2002. Maximum Exposure Levels to 
Radiofrequency Fields – 3 kHz to 300 GHz, Radiation Protection Series; No. 3. 
 
Australian Radiation Protection and Nuclear Safety Agency (ARPANSA), 2020. Guide for Classification of 
Radioactive Waste, Radiation Protection Series; G-4. 
 
Australian Radiation Protection and Nuclear Safety Agency (ARPANSA), 2006. Occupational Exposure to 
  Style Manual 
v.2.0 
ARPANSA-GDE-1931 
10   

FOI
under 
ARPANSA 
by 
Released