Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'APS bargaining - Home Affairs' claims of gains in APSC Common Conditions dashboard'.


 
 
 
18 January 2024 
Mr P Williams 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 23/11/01322 
File Number: 
FA23/11/01322   
Dear Mr Williams 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 22 November 2023, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
1. Al  documents the Dept. Home Affairs sent to the APSC for the purpose of completing 
Home Affairs' contribution to the Common Conditions Dashboard 
 
2. Al  documents held by Home Affairs  that support, for each proposed condition listed 
on the dashboard, Home Affairs' view that each proposed condition represents an 
improvement (or otherwise). 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
 
808 Bourke Street Melbourne 3001 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
 
The Department has undertaken reasonable searches for documents falling within the scope of 
your request. As a result of these searches, the Department has identified: 
  •  14 documents as falling within scope of your request 
 
 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision 
in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  to release seven documents in full 
•  to release in part one document identified as falling within the scope of the request, with 
material exempt under sections 47F of the FOI Act deleted and with irrelevant material 
deleted under section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act 
•  to release in part six documents identified as falling within the scope of the request with 
irrelevant material deleted under section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act 
6 
Reasons for Decision 
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document 
or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision 
applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 27 November 2023, the Department advised you that its policy is to exclude the personal 
details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work 
telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that 
could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of 
the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant 
to your request. 
- 2 – 

 
6.2  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any 
person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI 
Act and section 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the document would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the document would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role or 
employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would 
be ‘unreasonable’, I must have regard to the fol owing four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•   whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•   the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited 
group of people, the individual(s) concerned is/are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. This information is not available from publicly accessible 
sources. 
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to 
the broader scope of your request, as you are seeking access to documents related to the 
Common Conditions Dashboard rather than information which wholly relates to other individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the document would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of 
the information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard at paragraph 1.1 above. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
- 3 – 

 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents does not seem to have a general characteristic 
of public importance. The matter has a limited scope and, in my view, would be of 
interest to a very narrow section of the public. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
documents. 
• 
You do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally 
exempt information in the documents: 
• 
Disclosure of the personal information which is conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of those 
individuals' right to privacy.  
• 
The Department is committed to complying with its obligations under the Privacy Act 
1988, which sets out standards and obligations that regulate how the Department 
must handle and manage personal information. It is firmly in the public interest that 
the Department uphold the rights of individuals to their own privacy and meets its 
obligations under the Privacy Act. I consider that non-compliance with the 
Department’s statutory obligations concerning the protection of personal information 
would be contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result  in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
- 4 – 


 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Information Commissioner review  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for an 
Information Commissioner review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of 
this notice.  For further information about review rights and how to submit a request for a review 
to the OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review. 
9 
Making a complaint 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Department in 
relation to your request. 
Your enquiries to the Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Information Commissioner. The 
request should be in writing and should set out the grounds on which it is considered that the 
action taken in relation to the request should be investigated and identify the Department of Home 
Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
 
Position number: 60038961 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 5 –