This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of Asylum seeker vessles since the abbot government tightened boarder security'.

Section 24A - Documents cannot be found, do not exist or have not been received 
Document lost or non-existent 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist. 
Document not received as required by contract 
An agency may refuse a request for access to a document if: 
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
the agency has not received the document; and 
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures. 

FOI fact sheet 12 
Freedom of information – Your review rights 
April 2011 
If you disagree with the decision of an Australian Government agency or minister under the Freedom of 
Information Act 1982 (the FOI Act), you can ask for the decision to be reviewed. You may want to seek 
review if you sought certain documents and were not given ful  access, if someone is to be granted access 
to information that is about you, if the agency has informed you that it wil  impose a charge for processing 
your request or if your application to have your personal information amended was not accepted. There 
are two ways you can ask for review of a decision: internal review by the agency, and external review by 
the Australian Information Commissioner. 
Internal review 
or would not address your concerns (for example, 
if you were not consulted about a document 
If an agency makes an FOI decision that you 
that contains your personal information before it 
disagree with, you can ask the agency to review 
was released). For more information see FOI fact 
its decision. The review wil  be carried out by a 
sheet 13 – Freedom of information: How to make 
different agency officer, usually someone at a more 
a complaint. 
senior level. There is no charge for internal review. 
Do I have to go through the agency’s internal 
You must apply within 30 days of being notified 
review process first? 
of the decision, unless the agency extended the 
No. You may apply directly to the Information 
application time. You should contact the agency if 
Commissioner. However, going through the 
you wish to seek an extension. The agency must 
agency’s internal review  process gives the 
make a review decision within 30 days. If it does 
agency the opportunity to reconsider its initial 
not do so, its original decision is considered to be 
decision, and your needs may be met more 
quickly without undergoing an external review 
Internal review is not available  if a minister or  
the chief officer of the agency made the decision 
Do I have to pay? 
personal y. 
No. The Information Commissioner’s review is 
Review by the Information Commissioner 
The Information Commissioner is an independent 
How do I apply? 
office holder who can review the decisions of 
You must apply in writing and you can lodge your 
agencies and ministers under the FOI Act. 
application in one of the fol owing ways: 
Is a review the same as a complaint? 
No. The Information Commissioner also investigates 
GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
complaints about agency actions under the FOI Act. 
However, if you are complaining that an agency 
+61 2 9284 9666 
decision is wrong, it will be treated as an application 
for a review. Your matter wil  be treated as a 
[email address] 
complaint when a review would not be practical 
in person:  Level 3, 
175 Pitt Street  
Sydney NSW 2000 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 

An application form is available on the website at 
Can I withdraw my application? Your application should include 
a copy of the notice of the decision that you are 
Yes. An application can be withdrawn at any time 
objecting to (if one was provided), and your 
before the Information Commissioner makes a 
contact details. You should also set out why you are 
objecting to the decision. 
What happens in the review process? 
Can I get help in completing the application? 
The review process is designed to be as informal 
Yes. The Information Commissioner’s staff are 
as possible. The Information Commissioner 
available to help you with your application if 
may contact you or any of the other parties to 
anything is unclear. 
clarify matters and seek more information. The 
Information Commissioner may also ask the agency 
When do I have to apply? 
or minister to provide reasons for their decision if 
If you are objecting to a decision to refuse access 
the reasons given were inadequate. 
to documents, impose a charge or refuse to amend 
Most reviews wil  be made on the basis of the 
a document, you must apply to the Information 
submissions and papers provided by the parties. 
Commissioner within 60 days of being given notice 
Sometimes the Information Commissioner may 
of the decision. If you are objecting to a decision 
decide to hold a hearing if one of the parties 
to grant access to another person, you must apply 
applies. Parties may participate in a hearing by 
within 30 days of being notified of that decision. 
telephone. If confidential matters are raised, the 
You can ask the Information Commissioner for an 
hearing may be held partly or whol y in private. 
extension of time to apply, and this may be granted 
Wil  there be other parties to the review? 
if the Information Commissioner considers it is 
reasonable in the circumstances. 
There may be. The Information Commissioner 
can join other parties who are affected by the 
Who wil  conduct the review? 
application. For example, if you are objecting to 
Staff of the Information Commissioner wil  conduct 
someone else being granted access to information 
the review. Only the Information Commissioner, the 
that concerns you, that person may be joined in 
FOI Commissioner or the Privacy Commissioner can 
the review. 
make a decision at the end of the review. 
Can someone else represent me? 
Does the Information Commissioner have to 
Yes, including a lawyer. However, the Information 
review my matter? 
Commissioner prefers the process to be as informal 
No. The Information Commissioner may decide 
and cost-effective as possible and  does not 
not to review an application that is frivolous, 
encourage legal representation. 
misconceived or lacking in substance, or if you fail 
Wil  the Information Commissioner look at al  
to cooperate with the process or cannot be contacted 
documents, including ones that are claimed to 
after reasonable attempts. You cannot appeal 
be exempt? 
against that decision. 
Yes. The Information Commissioner’s review is a 
Alternatively the Information Commissioner may 
fresh decision, so all the relevant material must be 
decide that the Administrative Appeals Tribunal 
examined, including documents that the agency or 
(AAT) would be better placed to review the matter, 
minister has declined to release. Developments that 
and if so, wil  advise you of the procedure for 
have occurred since the original decision may also 
applying to the AAT. This wil  not be common. 
be considered. 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 

What powers does the Information Commissioner 
What can I do if I disagree with the Information 
Commissioner’s review decision? 
While the review process is designed to be 
You can appeal to the AAT. The Information 
informal, the Information Commissioner has formal 
Commissioner wil  not be a party to those 
powers to require anyone to produce information 
proceedings. The fee for lodging an AAT application 
or documents, to compel anyone to attend to 
is $777 (at November 2010), although there are 
answer  questions and to take an oath or 
exemptions for health care and pension concession 
affirmation that their answers wil  be true. 
card holders and the AAT can waive the fee on 
financial hardship grounds. 
An agency or minister can also be ordered to 
undertake further searches for documents. 
FOI applications made before 1 November 
What decisions can the Information Commissioner 
The Information Commissioner can only review an 
After reviewing a decision, the Information 
agency’s or minister’s FOI decision if you made your 
Commissioner must do one of three things: 
FOI request on or after 1 November 2010. If you 
  set the decision aside and make a fresh decision 
made your FOI request before 1 November, even if 
  affirm the decision, or  
the decision was made after that date, the review 
  vary the decision. 
process is different. 
The Information Commissioner wil  give reasons for 
You must first ask the agency for internal review of 
the decision. 
the decision. You may then appeal to the AAT if you 
are not satisfied with the decision. 
Wil  the decision be made public? 
Yes.  The Information Commissioner wil  publish 
The information provided in this fact sheet is of a 
decisions on the website. Exempt material (that is, 
general nature. It is not a substitute for legal advice. 
material that is not released) wil  not be included. 
Nor wil  the name of the review applicant, unless 
that person requests otherwise or there is a special 
For further information 
reason to publish it. 
telephone: 1300 363 992  
email: [email address] 
write: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
or visit our website at 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 

FOI fact sheet 13 
Freedom of information – How to make a complaint 
October 2010 
You may complain to the Australian Information Commissioner if you have concerns  
about how an Australian Government agency handled a request for documents under  
the  Freedom of Information Act 1982  (the FOI Act) or took any other action under that 
Act. If you are unhappy with the agency’s decision about giving or refusing access to 
documents, you should ask for the decision to be reviewed, which is a separate process. 
Disagree with an FOI decision? 
If the Information Commissioner decides to 
If you disagree with an agency’s or minister’s 
investigate your complaint, the agency you have 
decision on your request under the FOI Act, you 
complained about wil  be notified in writing of 
have the right to have the decision reviewed. 
the complaint. The Information Commissioner 
You can ask an agency to review its decision 
conducts investigations of complaints in private. 
internal y. You also have the right to ask the 
Information Commissioner to review an agency’s 
Who can make a complaint? 
or minister’s decision. See FOI Fact Sheet 12 
Any person can make a complaint about the 
Freedom of information –  Your review rights 
actions of an agency in relation to an FOI activity. 
for more information about the review process. 
You do not need to have requested documents 
If you are concerned about the way an agency 
under the FOI Act. 
has handled your matter, you can complain to the 
Information Commissioner. 
When should I make a complaint? 
You can complain to the Information 
What are the powers of the Information 
Commissioner at any time. If your complaint 
relates to an FOI request you can make the 
The Information Commissioner can investigate 
complaint at any stage of the process. 
a complaint about how an agency handled  
Before making a complaint to the Information 
an FOI request, or other actions the agency 
Commissioner, you should contact the agency 
took under the FOI Act. The Information 
directly to try to resolve your concerns. The 
Commissioner cannot investigate a complaint 
Information Commissioner may decide not to 
about a minister. 
investigate your complaint if you have not raised 
In conducting the investigation the Information 
your concerns first with the agency or you have 
Commissioner has the power to: 
not given the agency  a reasonable opportunity 
to deal with your complaint. 
•  make inquiries of an agency 
•  obtain information from any person 
•  take possession of, or inspect, any relevant 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 

How do I make a complaint? 
Can the Information Commissioner decide not to 
investigate my complaint? 
Your complaint must be in writing and must 
Yes. The Information Commissioner may decide 
specify the agency you are complaining about. 
not to investigate, or may discontinue an 
You can send your complaint to us using  
investigation, if: 
the details at the end of this fact sheet. A 
complaint form is also available on our website 
•  your complaint does not concern an agency’s 
action under the FOI Act 
If you need help we can assist you. You can 
•  it is more appropriate for you to complain 
contact us on 1300 363 992 or by email 
to another body (such as the agency or the 
to [email address]. 
Commonwealth Ombudsman) 
What information do I need to put in the 
•  it is more appropriate for you to ask for the 
decision to be reviewed 
To help the Information  Commissioner give  
•  the agency you complained about has dealt 
the best consideration to your complaint, 
with your complaint, or is in the process of 
please provide as much relevant information 
dealing with it 
as possible. Be clear about the issues in your 
complaint and what action or outcome you  
•  your complaint is frivolous, lacking in 
would like to see as a result. 
substance or not made in good faith 
Is there a fee for making a complaint? 
•  you do not have sufficient interest in the 
No. There are no costs involved in making a 
complaint to the Information Commissioner. 
If the Information Commissioner decides not to 
investigate or discontinues an investigation, the 
What will happen to my complaint? 
Commissioner wil  notify you and the agency of 
the reasons for this in writing. 
An officer of the Information Commissioner wil  
contact you to discuss your complaint and you 
How will my complaint be resolved? 
wil  be kept informed of the progress of your 
complaint along the way. 
In some cases the Information Commissioner’s 
investigation and intervention may result 
Before deciding whether to investigate your 
in the agency addressing the issues that 
complaint the Information Commissioner may 
you have complained about. In other cases  
make preliminary inquiries of the agency you 
the Information Commissioner may make 
have complained about. 
suggestions or recommendations that the 
If the Information Commissioner decides to 
agency should implement. You and the agency 
investigate your complaint, the Commissioner 
wil  be notified in writing of the outcome of the 
wil  write to the agency and request information 
to assist with the investigation. 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 

If an agency fails to take adequate 
The Information Commissioner can also transfer 
and appropriate action to implement 
to the Ombudsman a complaint that could more 
any recommendations, the Information 
appropriately be investigated by the 
Commissioner may issue a formal  Ombudsman. This could occur where the FOI 
implementation notice. This notice requires 
complaint  is only one part of a wider grievance 
the agency to explain what action it will take 
about an agency’s actions. It is unlikely that this 
to implement the recommendations. The 
will be common. You will be notified in writing if 
Information Commissioner may also provide a 
your complaint is transferred. 
written report to the minister responsible for 
the agency, and the report wil  be tabled in 
The information provided in this fact sheet is of a 
general nature. It is not a substitute for legal advice. 
Your name wil  not be included in the report 
unless there is a special reason and you were 
first consulted. 
For further information 
Investigation by the Ombudsman 
telephone: 1300 363 992 
The Commonwealth Ombudsman can also 
email: [email address] 
investigate complaints about action taken by 
write: GPO Box 2999, Canberra ACT 
agencies under the FOI Act. However, if the issue 
complained about either could be or has been 
or visit our website at 
investigated by the Information Commissioner, 
the Ombudsman wil  consult the Information 
Commissioner to avoid the same matter being 
investigated twice. If the Ombudsman decides 
not to investigate, the complaint and all  
relevant documents must be transferred to the 
Information Commissioner. 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 

Document Outline