This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Provision of warning services'.

link to page 1 link to page 1 link to page 1 link to page 1
In reply, please quote: 
17 January 2023 
By email:  
Dear CR,  
Re: Freedom of Information Request Consultation Process 
1.  I refer to your email dated 18 December 2023 to the Bureau of Meteorology ('the Bureau'), 
in which you request access to documents under the Freedom of Information Act 1982 
('FOI Act')1. The Bureau acknowledged your email on 21 December 2023, and sought 
clarification with respect to your access request; on the same date you replied by providing 
a revised request. Attachment A contains copy of this access request. 
2.  On 29 December 2023, you (also under the pseudonym 'CR') submit ed a further request 
under the FOI Act2. A copy of this access request is also contained in Attachment A3. 
3.  I am authorised under section 23(1) of the FOI Act to issue this notice to you pursuant to 
s 24AB(2). This is notice of my view that a practical refusal reason exists in relation to your 
access request (as combined). Further follows. 
Dealing with multiple requests 
4.  As noted above, you made two access requests to the Bureau under the FOI Act. 
5.  Paragraphs [3.122]-[3.123] of the FOI Guidelines, as issued by the Australian Information 
Commissioner under s 93 of the FOI Act, provides4
In deciding whether a practical refusal reason exists, two or more requests may be treated as 
a single request if the agency or minister is satisfied that: 
•  the requests relate to the same document or documents (s 24(2)(a)) 
•  the subject matter is substantial y the same for the requests (s 24(2)(b)). 
The most common circumstance in which requests may be combined under s 24(2) is likely to 
be multiple requests from a single applicant. However, s 24(2) can also apply to two or more 
requests from different applicants. An example is where different applicants made more than 
100 requests for documents relating to individual incidents reported on a single spread sheet 
published on an agency’s disclosure log. Multiple requests can only be combined as a single 
request under s 24(2) if there is a clear connection between the subject matter of the 
1 The Bureau's Reference number for this is FOI30/123. 
2 The Bureau's Reference number for this is FOI30/124. 
3 Both of your access under your pseudonym 'CR' is accessible on the Right to Know website: 
4 Citation omitted. Also, having regards to paragraphs [3.122]-[3.126]. 
Melbourne Office 
GPO Box 1289, Melbourne VIC 3001 Australia | T: +61 3 9669 4000  |  |  ABN 92 637 533 532 

link to page 2 link to page 2 OFFICIAL 
requested documents. Straightforward examples are where one request is for folios 1–100 of 
a file, and another request for folios 101–200 on the same file; or where three requests relate 
to three different chapters of one report. 
6.  Having regard to  your  two access requests,  it is my view  that both requests are 
substantially the same or that they relate to the same document/documents. Accordingly, 
those requests are being treated as a single request. The combined request has been 
allocated reference number FOI30/123. 
7.  Your access request (as combined) comprises of the following: 
1.  Documents (in the ordinary sense of the word) that include directives, procedures, or instructions 
pertaining to the provision of the Severe Thunderstorm Warning Service in the Queensland region. 
This encompasses the Queensland Severe Thunderstorm Directive, the Queensland Severe 
Weather Directive, and the Weather and Oceanographic Services Handbook. 
2.  Emails and communications that relate to changes or updates regarding the directives, procedures, 
or instructions for the provision of the Severe Thunderstorm Warning Service in the Queensland 
region. This may include correspondence highlighting amendments to procedures or the 
introduction of new versions of relevant documents. The timeframe for this part of the request is 
limited to the period from January 1, 2023, to December 18, 2023. 
3.  Documents (in the ordinary sense of the word) solely dedicated to the Australian Integrated 
Forecasting System. This may include a handbook, procedures, or directives related to the system. 
4.  Documents (in the ordinary sense of the word) solely focused on the Disaster Mitigation Program. 
This may include a policy handbook, procedures, or directives associated with the program. 
5.  Documents (in the ordinary sense of the word) that include directives, procedures, or instructions 
pertaining to the provision of Heatwave warnings in the Queensland region. 
6.  Documents (in the ordinary sense of the word) that include directives, procedures, or instructions 
pertaining to the provision of tropical cyclone warnings in Australia. 
In relation to 'Items 5 and 6'5, you wrote 'Please provide the latest final versions of the above 
documents. I also request that any draft versions of the listed documents be provided separately from 
the final version'6. 
(I refer to this as 'your request'.) 
Practical refusal reason 
8.  In my view, the scope of your request is broad. In its current form, I consider the work 
involved in processing your request would substantially and unreasonably divert the 
resources of the Bureau from its other operations. This view includes consideration that, 
to process your request, there would be an unreasonable diversion of limited specialist 
staff from their crucial operational duties during this current peak weather season. 
9.  I have decided that a practical refusal reason exists because the amount of time involved 
in fulfilling your request would be in excess of 430 hours. Based on our preliminary 
assessment of your request, majority of this time would involve: 
5 Items 5 and 6 in this combined access request as reproduced here are 'Items 1 and 2' in your 
access request dated 29 Dember 2023 (Ref: FOI30/124). Attachment A contains a copy of the access 
6 These are words taken from your access request dated 29 Dember 2023 (Ref: FOI30/124). 
Attachment A contains a copy of the access request. 

link to page 3 OFFICIAL 
a.  Our staff, including our specialist staff earlier noted, undertaking extensive 
searches to identify all documents relevant to your request. This process would 
include taking all reasonable steps to locate and retrieve electronic and/or 
hardcopy documents. We consider this process extensive because of the 
considerable breadth of your request, not merely in terms of the wide timeframe. 
For example, aside from 'Item 2' of your request, many other parts are not bound 
by any stated timeframe; they are broad in range. This means document 
searches are to cover all relevant 'documents' (as broadly stated) within a 
potentially very broad timeframe. This may entail, for instance, the search for all 
emails (including emails of former and current staff members and any involving 
third parties) across a very wide timeframe (up to and inclusive of the date of your 
access request); the meaning of 'document' not being limited to emails. 
b.  Each relevantly retrieved document wil  need to be reviewed to identify whether 
the whole document or merely part of one is relevant to your request. 
c.  Staff wil  need to then prepare a copy of each document in scope. This practically 
includes the copying of or, in the case of hardcopy materials, the scanning of 
d.  Staff wil  need to review each page of each document to identify whether any 
material is exempt from release (for example, it contains personal information), or 
whether some material relates to third parties. Where third party consultation is 
considered appropriate, documents must be prepared for that process. 
I also note that your request is broadly expressed to include material either not in 
scope of your request or are duplicates. The review process will need to consider 
these matters. 
e.  Processing your request wil  involve preparing the relevant decision and 
document schedule (including considering consultation responses where 
relevant), as well as preparing documents for release, including removing any 
exempt or irrelevant material (where relevant).  
10. I note the estimate provided above is conservative in character. The estimate is based on 
preliminary electronic searches where keywords (such as 'procedure' or 'policy handbook') 
were  iteratively  entered  into the Bureau's electronic system.  Further, this  preliminary 
assessment was limited to a timeframe of 1 January 2016 to 29 December 2023 (inclusive) 
to obtain an indication of the work involved in processing your request. 
11. Your request as currently stated is broader than our preliminary efforts, both in terms of 
timeframe and the type of 'documents' it includes. We anticipate that the total number 
documents to be processed will be greater than the estimate. For instance, our estimate 
does not take account of the following matters: 
a.  Five Items of your request have no clearly expressed timeframe7. Further searches 
involving  a broader range of time  would need to be undertaken. This  broader 
search is likely to capture a greater set of documents that wil  need to be retrieved, 
prepared, and reviewed. 
7 Only 'Item 2' provides a timeframe of 'from January 1, 2023, to December 18, 2023'. 

b.  The estimate is based on preliminary searches  with  keywords  taken from four 
Items of your request. Further searches involving other keywords for all Items and 
across broader timeframe would need to be undertaken. For this process, I am 
advised that there are technical limitations in conducting electronic searches for 
documents where a request involves broad parameters (as is the case with your 
12. In other words, to process your request, further and reasonably fuller searches involving 
a greater set of keywords across all parts of your request and a wider timeframe (where 
necessary) would be required. In my view, processing your request would substantially 
and unreasonably divert its staff and other resources from their current duties or focus. 
13. Having regard to the above and other relevant considerations, I intend to refuse access to 
the documents in scope of your request. This is called a ‘practical refusal reason’, as set 
out in section 24AA of the FOI Act. 
Request consultation process 
14. You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. This is called 
a ‘request consultation process’ as set out under section 24AB of the FOI Act.  
15. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. I 
encourage you to respond. 
16. Before the end of the consultation period, you must do one of the following, in 
A.  withdraw your request 
B.  make a revised request 
C.  tell us that you do not wish to revise your request. 
17. Some suggestions for reducing the work involved in your request include: 
a.  Reducing the period of time for which you are seeking access to the documents. 
As earlier noted, only one Item ('Item 2') contains a clear timeframe. You may 
consider, for example, reducing for all parts of your request the time to a one-month 
b.  As earlier noted, your request is also broadly expressed with six Items that appears 
inclusive of many types of 'documents'. You may consider providing further details 
specifying or narrowing the particular documents for which you seek access to. For 
example,  you may consider limiting the documents you seek to be 'policy 
handbook' or 'procedure'; or limiting documents to be only emails sent/received 
between particular persons.   
c.  You may consider excluding any materials involving third parties. This might avoid 
the need to consult third parties. 
18. Please keep in mind that revising the scope of your request does not preclude you from 
making another request for access to documents under the FOI Act at a later date. 
Timeframe and next steps 
19. The consultation period runs for 14 days and starts on the day after you receive this notice.  
20. During this period, you are welcome to seek assistance from the Bureau’s FOI Of icer to 
revise your request. If you revise your request in a way that adequately addresses the 
practical refusal grounds outlined above, we wil  recommence processing it.  

21. Please note that the time taken to consult you regarding the scope of your request is not 
taken into account for the purposes of the 30-day time limit for processing your request. 
22. If we do not hear from you during the consultation period, your request wil  be taken to 
have been withdrawn.  
23. Please email during this period to advise us which of option —A, B or 
C set out above. 
For further information 
24. If you would like to revise your request or you have any questions about this letter, or 
need further information, please do not hesitate to contact 
25. The Bureau aims to provide accessible documents. If you need this document in a 
different format, please contact 
Yours sincerely 
(Approved Electronically) 
Matthew Collopy 
General Manager, Environmental Prediction Services, Community Services Group 
Bureau of Meteorology 

Document Outline