Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Home Affairs Style/Brand/Writing guides'.


 
 
 
2 February 2024 
Mr A Pentland 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 24/01/00530 
File Number: 
FA/24/01/00530   
Dear Mr Pentland 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 11 January 2024, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
 
This is a Freedom of Information Request for the purposes of the Freedom of 
Information Act 1982. 
 
I request access to the Style Guides/Brand Guides/Writing Guides currently used 
for the Department of Home Affairs. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
 
 
Level 3-299 Adelaide Street • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified two (2) documents as falling within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 11 January 2024 when your 
request was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision 
in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in full 
•  Release one document in part with deletions  
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act. The 
remainder of the document has been released to you as it is relevant to your request. 
6.2  Section 47E of the FOI Act- Operations of Agencies  
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse ef ect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of documents marked ‘s47E(d)’, would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department. 
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department. Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures used 
in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations of the 
Department. 
- 2 – 

 
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
Some information marked 's47E(d)' consists of operational email addresses used by this 
Department. These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure of this 
information could reasonably be expected to result in potential vexatious communication and 
public inquiries which these operational areas are not resourced to manage. The Department 
has established channels of communication for members of the public into the Department, and 
I consider there is no public interest in disclosing these operational contact details. Given the 
operational focus of those business areas, such a diversion of the resources of that business 
area could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of this Department and its partner agencies. 
I consider that the disclosure of parts of documents marked ‘s47E(d)’ would, or could reasonably 
be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the Department. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the Department 
within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please attach reasons why 
you believe a review of the decision is necessary.  The internal review wil  be carried out by an 
officer other than the original decision maker and the Department must make a review decision 
within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT 2617 
Information Commissioner Review  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for an 
Information Commissioner review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of 
this notice.  For further information about review rights and how to submit a request for a review 
to the OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review. 
- 3 – 

 
9 
Making a complaint 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Department in 
relation to your request. 
Your enquiries to the Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Information Commissioner. The 
request should be in writing and should set out the grounds on which it is considered that the 
action taken in relation to the request should be investigated and identify the Department of Home 
Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely,  
 
[Electronically Signed]  
 
Anjani 
Position number 60165359 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 4 –