This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Request - Monitoring Decision'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                        
5 February 2024 
Our reference:  LEX 78069 

Only by email: 
Dear B, 
Your Freedom of Information Request 
I refer to your request, received by Services Australia (the Agency) on 24 January 2024, and 
revised on 2 February 2024, for access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI 
Act) to the fol owing documents:  
To gain insight into the decision-making process regarding the monitoring of staff 
breaks within the Services Australia organization, seeking access to any 
correspondence, interactions, reports, briefs, or documents related to the decision to 
implement a system for monitoring staff breaks by the CEO and executive team 
Currently your request is stil  broad and does not sufficiently identify the documents you 
This letter is giving you an opportunity to provide us with specific information about the 
documents you need. Providing this additional information wil  assist the Agency in 
processing your request.   
If you decide not to provide further information or revise your request, I wil  have to refuse 
your freedom of information (FOI) request as a 'practical refusal reason' exists. For a more 
detailed explanation of what this means, including some suggestions on what to consider 
when revising your request, please see Attachment A. 
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can submit a revised request.  
Within the next 14 days (consultation period) you must do one of the fol owing, in writing:  
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tel  us you do not want to revise your request.  
Your response wil  be expected by 19 February 2024. If you do not contact us during the 
consultation period, your matter wil  be taken as withdrawn by operation of the FOI Act. See 
Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
PAGE 1 OF 4 

If you decide to make a revised request you should be specific about what documents you 
actual y want. This could help the Agency find the documents. 
Note: You may want to access the Agency's online services at 
to immediately find some of the personal information and documents included in your original 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter, or 
  via email to 
Note: When you contact us, please quote the reference number FOI LEX 78069 
Further assistance 
If you have any questions, please email  
Yours sincerely 
FOI Officer  
Freedom of Information Team 
FOI and Reviews Branch | Legal Services Division  
Services Australia 
PAGE 2 OF 4 

Attachment A 
What I took into account 
You revised your request, for access under the FOI Act to the fol owing  
To gain insight into the decision-making process regarding the monitoring of staff 
breaks within the Services Australia organization, seeking access to any 
correspondence, interactions, reports, briefs, or documents related to the decision to 
implement a system for monitoring staff breaks by the CEO and executive team 
As your request currently stands, I am unable to identify some of the documents fal ing within 
the scope of your request and am therefore unable to process your request. In your request, 
you have referred to ‘documents’ and ‘interactions’. The request for ‘documents’ and 
‘interactions’, is broad and I am seeking clarification about the type or nature of the 
‘documents’ and ‘interactions’ you are requesting. Alternatively, please advise if your request 
for ‘reports’ and ‘briefs’ would sufficiently cover your request for documents and interactions. 
Similarly, please advise whether your request for ‘correspondence’ is met by the reports and 
Please note, if your request for ‘correspondence’ is to include internal emails we would need 
to engage the Agency’s Cyber Operations Branch to conduct the searches. Unfortunately, 
conducting a search for emails without defined parameters such as a sender and/or 
recipient, and defined keywords relevant to the request, these searches would potential y 
identify a large volume of documents that may or may not relate to the subject matter you are 
seeking. Furthermore, any emails captured in these searches would require the FOI Team to 
manual y review each email to determine if it meets the scope of your request. 
Further, the Agency does not implement a system for monitoring the breaks of Agency 
employees. Instead, a workforce management system is utilised to provide functionality for 
schedules, AUXil ory codes and other features to support service delivery and staff needs. 
This has been in place, in some form, for a significant period of time throughout the Agency. 
Considering this, you may wish to limit your request to a certain date range, for example the 
last 3 years. 
Considering the above FOI believes you are seeking executive communication and reports 
regarding the workforce management system. If you are seeking access to documents in 
relation to this, you may consider revising your request to the fol owing: 
  Reports, briefs, and letters between the CEO and the Senior Executive Staff from 
2021, regarding the workforce management system. 
  Communication to include emails between the CEO’s positional mailbox and the 
Senior Executive Staff divisional positional mailboxes from 2021- 2024 with the 
fol owing keywords: 
o  “workforce” + “management” + “system” 
o   “monitor” + “staff” + “breaks” 
PAGE 3 OF 4 

o  “implement” 
Please note, FOI have not begun searches, and while the proposed scope has limited and 
specified the documents requested, the component for emails may stil  be too voluminous for 
the Agency to process. Considering this, you may like to remove emails from the scope of 
your request, so we may continue to process it. 
If you do not revise your request, I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal 
reason' exists under sections 24AA(1)(b) and 24 of the FOI Act. Under the FOI Act, the 
practical refusal reason is your request does not satisfy the requirements in section 15(2)(b) 
of the FOI Act (identification of documents).  
Assistance with your request  
In summary, I seek clarification on:  
  Whether you agree to the revised scope 
  A date range  
  Should you wish to proceed with ‘communications’ such as emails, we require 
specifics about the sender and/or recipient and also the keyword search terms. 
Noting, that this may capture a high volume of documents and be considered too 
voluminous to process. 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(b) of the FOI Act provides a practical refusal reason exists in relation to a 
request for a document if the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of 
the FOI Act.   
Section 15(2)(b) of the FOI Act provides a request must provide such information as is 
reasonably necessary to enable the Agency to identify the documents are being requested.   
Section 24AB(6) provides the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the fol owing, by written notice to the Agency: 
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides the request is taken to have been withdrawn at the 
end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period.