This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Request - Monitoring Decision'.

PO Box 7820, Canberra BC ACT 2610 
8 February 2024 
Our reference:  LEX 78069 

Only by email: 
Dear B,  
Your Freedom of Information Request 
I refer to your request, received by Services Australia (the Agency) on 24 January 2024, and 
revised on 5 February 2024, for access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI 
Act) to the fol owing documents:  
Reports, briefs, and letters between the CEO and the Senior Executive Staff from 
2021-2024, regarding the workforce management system. 
o Please advise if: Communication to include emails between the CEO’s positional 
mailbox and the Senior Executive Staff divisional positional mailboxes with the 
fol owing keywords: 
“workforce” + “management” + “system” 
“monitor” + “staff” + “breaks” 
Your request involves too much work for the Agency 
Your Freedom of Information (FOI) request covers a wide range of documents. We are 
asking you to revise your request to give us more specific details about the information you 
are after because of the amount of work involved for the Agency.  
If you decide not to make any revisions, I wil  have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A. 
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14 days you must do one of the fol owing, in writing:  
PAGE 1 OF 5 

PO Box 7820, Canberra BC ACT 2610 
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tel  us you do not want to revise your request.  
Your response wil  be expected by 22 February 2024. If you do not contact us during the 14 
day consultation period, your matter wil  be taken as withdrawn by operation of the FOI Act. 
See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
If you decide to make a revised request, you should be specific about the documents you 
want. This could help the Agency find the documents in less time and use fewer resources to 
process them. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter, or 
  via email to 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 78069. 
Further assistance 
If you have any questions please email 
Yours sincerely 
FOI Officer 
Freedom of Information Team 
FOI and Reviews Branch | Legal Services Division  
Services Australia 
PAGE 2 OF 5 

PO Box 7820, Canberra BC ACT 2610 
Attachment A 
What I took into account 
On 5 February 2024, you revised your request for access under the FOI Act to the fol owing 
Reports, briefs, and letters between the CEO and the Senior Executive Staff from 
2021-2024, regarding the workforce management system. 
o Please advise if: Communication to include emails between the CEO’s positional 
mailbox and the Senior Executive Staff divisional positional mailboxes with the 
fol owing keywords: 
“workforce” + “management” + “system” 
“monitor” + “staff” + “breaks” 
Because of the amount of work involved for the Agency, under sections 24AA(1)(a)(i), 24 and 
24AA(2) of the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' 
exists. Under the FOI Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would 
substantial y and unreasonably divert the resources' of the Agency.  
To process your request in its current terms, the Agency would have to do extensive 
searches to find and process the documents you asked for. Preliminary searches relating to 
the component of your request for emails have identified  more than 950 emails between 
your nominated sender and recipient that contain your nominated key words. 
We consider the keywords provided in your request are broad and could relate to a wide 
range of subject matter not necessarily related to the documents you are seeking access to.  
Based on my experience with the type and volume of records you want, I estimate it would 
take more than 83 hours in processing time. This includes looking at al  the emails to see if 
any of the pages might need redactions - that is, possibly deleting some content, for 
example, where there is private information about another person.  
Amount of time to process your request 
I have calculated the number of hours it would take to process your request in ful . 
Search for and retrieve documents 
1 hour 
Saving and converting the emails at an average of 2 minutes 
31.5 hours 
per email 
Examine emails for decision making at an average of 3 minutes 
47.5 hours 
per email 
Write statement of reasons for decision 
3 hours 
83 hours 
Seeking clarification 
PAGE 3 OF 5 

PO Box 7820, Canberra BC ACT 2610 
Noting that as it stands your request is too voluminous to process, we require further 
information from you to enable us to process your request. 
You may like to consider: 
-  Removing internal emails from your request, or 
-  Providing a revised request for emails, including a limited and specific 
sender/recipient, a smal er time frame, and more targeted keywords that would not be 
likely to capture a high volume of irrelevant correspondence. 
Assistance with revising your request 
As advised previously, the Agency does not implement a system for monitoring the breaks of 
Agency employees. 
We have further consulted with the relevant business areas in relation to your request. We 
consider that the Agency's Rostering Policy may be of assistance to you, as it captures 
information about rostering for scheduled staff, the taking of breaks, adherence and 
performance management. 
If you would like to revise the scope of your request and seek access to this document, 
please respond indicating you wish to revise your request to 'The Agency's Rostering Policy'. 
Alternatively, please respond with a revised request specifying the exact documents you are 
seeking access to. 
Additional Information 
We also consider the Enterprise Agreement, which is publicly available, may be of 
assistance to you. This provides information about employee entitlements including breaks. 
This is available on our website here: 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides a practical refusal reason exists in relation to a 
FOI request if the work involved in processing the request would substantial y and 
unreasonably divert the resources of the Agency from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the Agency must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantial y and 
unreasonably divert the Agency's resources. The Agency must specifical y have regard to the 
resources which would have to be used for:  
  identifying, locating or col ating the documents within Services Australia's filing 
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
PAGE 4 OF 5 

PO Box 7820, Canberra BC ACT 2610 
Section 24AB(6) of the FOI provides the applicant must, before the end of the consultation 
period, do one of the fol owing, by written notice to the Agency a or the Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides the request is taken to have been withdrawn at the 
end of the consultation period if: 
  the  applicant  does  not  consult  the  contact  person  during  the  consultation  period  in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the end 
of the consultation period.