This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Clearview AI'.



OFFICIAL 
 
Commissioners. You were advised once clarification was provided, the AFP would be in a position to 
conduct searches on the new parameters. 
 
Clarification of scope 
 
The AFP is undertaking a formal consultation process with you in regards to obtaining clarification on 
the scope of your revised scope to enable searches to be conducted. 
 
As the AFP is unclear on your definition of ‘heads of departments’, additional searches have not been 
able to be undertaken. The reference ‘heads of departments’, in APS terminology refers to the 
Secretary of a department/agency. However, you may be referring to the head (being the 
Commander) of each Command within the AFP. As stated, clarification is required to gain an 
understanding as to who you are seeking documents from. 
 
Furthermore, clarification is sought on ‘correspondence with heads of departments’. Can you please 
advise if you are meaning internal correspondence to the relevant head of department, or internal 
correspondence between staff and their head of department (which clarification is being requested 
on this terminology as wel ). 
 
Please note, it wil  be an unreasonable and substantial diversion of agency resources to undertake 
searches across al  Commands for an unspecified or specified period of time. There are currently 72 
Commands within the AFP who would need to undertake searches in regards to the scope of your 
request. There have been multiple agency restructures as well as AFP Executive who have left the 
agency, so it would be very difficult and time consuming process to determine who held a position of 
Commander since 2017. 
 
As such, the AFP has assessed that your scope in its current form, the AFP are unable to identify the 
documents you are seeking access too under section 15(2)(b).  
 
The AFP has therefore determined under section 24AA of the Act that a practical refusal reason has 
been established and we are writing to you to offer our assistance to revise the request so that the 
practical refusal reason no longer exists in accordance with section 24AB of the Act. 
 
For your information, an extract of sections 24AA and 24AB of the Act is attached for your 
information at Attachment A. 
 
Next steps 

 
Options available under section 24AB of the Act 

 
You now have 14 days from the date of this letter to consult with the AFP regarding the scope of the 
request. During this period you may wish to withdraw your request, make a revised request or indicate 
you do not wish to revise your request. Should you not avail yourself of this opportunity to consult 
within 14 days of the date of this letter, or the practical refusal reasons not be resolved, notice wil  be 
given of a decision to refuse access.  
 
I note this request is now deemed, however the AFP have an obligation to continue processing your 
request until a decision has been provided to you. 
 
I am the FOI officer with whom you may consult with a view to making the request in such a form that 
would remove the ground for refusal. I can be contacted by email at xxx@xxx.xxx.xx.  
 
Suggestions to remove the practical refusal reason 

 
The FOI team are committed to assisting you to finalise your FOI request. Should you decide to 
provide the clarification required to process your request, you may wish to consider the following 
suggestions to remove the practical refusal reason: 
 
•  provide clarification on the term ‘heads of departments’
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
•  provide clarification on ‘correspondence with heads of departments’; and 
•  reduce documents to only ACCCE, as the area who has the main responsibility for documents 
to which you are seeking access. 
 
Yours sincerely, 
 
Casey 
A/FOI Team Leader - Corporate 
Freedom of Information 
Chief Counsel 
 
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
24AA  When does a practical refusal reason exist? 
 
(1)  For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a request 
for a document if either (or both) of the fol owing applies: 
 
(a)  the work involved in processing the request: 
 
(i)  in the case of an agency—would substantial y and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations; or 
 
(i )  in the case of a Minister—would substantial y and unreasonably interfere with 
the performance of the Minister’s functions; 
 
(b)  the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) (identification of 
documents). 
 
(2)  Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency or 
Minister may have regard, in deciding whether a practical refusal reason exists, the 
agency or Minister must have regard to the resources that would have to be used for the 
following: 
 
(a)  identifying, locating or col ating the documents within the filing system of the 
agency, or the office of the Minister; 
 
(b)  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the 
request relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including 
resources that would have to be used for: 
 
(i)  examining the document; or 
 
(i )  consulting with any person or body in relation to the request; 
 
(c)  making a copy, or an edited copy, of the document; 
 
(d)  notifying any interim or final decision on the request. 
 
(3)  In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister must not 
have regard to: 
 
(a)  any reasons that the applicant gives for requesting access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what the applicant’s reasons are for 
requesting access; or 
 
(c)  any maximum amount, specified in the regulations, payable as a charge for 
processing a request of that kind. 
24AB  What is a request consultation process
Scope 
 
(1)  This section sets out what is a request consultation process for the purposes of 
section 24. 
Requirement to notify 
 
(2)  The agency or Minister must give the applicant a written notice stating the fol owing: 
 
(a)  an intention to refuse access to a document in accordance with a request; 
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
 
(b)  the practical refusal reason; 
 
(c)  the name of an officer of the agency or member of staff of the Minister (the 
contact person) with whom the applicant may consult during a period; 
 
(d)  details of how the applicant may contact the contact person; 
 
(e)  that the period (the consultation period) during which the applicant may consult 
with the contact person is 14 days after the day the applicant is given the notice. 
Assistance to revise request 
 
(3)  If the applicant contacts the contact person during the consultation period in accordance 
with the notice, the agency or Minister must take reasonable steps to assist the applicant 
to revise the request so that the practical refusal reason no longer exists. 
 
(4)  For the purposes of subsection (3), reasonable steps includes the fol owing: 
 
(a)  giving the applicant a reasonable opportunity to consult with the contact person; 
 
(b)  providing the applicant with any information that would assist the applicant to 
revise the request. 
Extension of consultation period 
 
(5)  The contact person may, with the applicant’s agreement, extend the consultation period 
by written notice to the applicant. 
Outcome of request consultation process 
 
(6)  The applicant must, before the end of the consultation period, do one of the following, by 
written notice to the agency or Minister: 
 
(a)  withdraw the request; 
 
(b)  make a revised request; 
 
(c)  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
 
(7)  The request is taken to have been withdrawn under subsection (6) at the end of the 
consultation period if: 
 
(a)  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice; or 
 
(b)  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Consultation period to be disregarded in calculating processing period 
 
(8)  The period starting on the day an applicant is given a notice under subsection (2) and 
ending on the day the applicant does one of the things mentioned in paragraph (6)(b) or 
(c) is to be disregarded in working out the 30 day period mentioned in paragraph 
15(5)(b). 
Note: 
Paragraph 15(5)(b) requires that an agency or Minister take al  reasonable 
steps to notify an applicant of a decision on the applicant’s request within 30 
days after the request is made. 
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
No more than one request consultation process required 
 
(9)  To avoid doubt, this section only obliges the agency or Minister to undertake a request 
consultation process once for any particular request. 
 
OFFICIAL