Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to files PA-2023-0130, PA-2023-0137 and PA-2023-0138'.


 
Customer Service 
 
Telephone: 1300 352 000 – family law matters                                                           
Federal Circuit and Family Court of Australia 
  Telephone: 1300 720 980 – general federal law matters      
GPO Box 9991 in your capital city 
 
Email: xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx  
 
                                                                                                                                       
 
15 March 2024 
 
FOIBLES 
by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx    
 
Dear FOIBLES 
 
Your FOI request sent on 14 February 2024  
 
I refer to  your email  sent  to  the  Federal  Court of Australia on 14 February 2024  requesting 
documents under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the ‘FOI Act’).  I also refer to 
the email sent to you from the Federal Court of Australia on 11 March 2024, advising that your 
request  had  been  partially  transferred  to  the  Federal  Circuit  and  Family  Court  of  Australia 
under s 16 of the FOI Act.  
 
Authorised decision maker 
 
I am authorised under s 23 of the FOI Act to make decisions on behalf of the Federal Circuit 
and Family Court of Australia in relation to your request.  
 
Scope of request 
 
The scope of your request, as set out in your email sent on 14 February 2024, as transferred to 
the Federal Circuit and Family Court of Australia, is as follows:  
 
In 2023, the Federal Court of Australia sought the services of CPM Reviews Pty Ltd in 
respect of human resources management issues. 
 
"CPM  Reviews  specialises  in  conducting  workplace  investigations"  and  provides 
"professional and independent reviews of workplace behaviour, administrative actions 
and employment decisions for the public sector at all levels of government and for other 
organisations, 
including 
universities 
and 
private 
sector 
organisations": 
https://cpmreviews.com.au/index.html 
 
I am interested in three files associated with the services that the Federal Court sought 
from CPM Reviews. These files contain documents of the Federal Court of Australia in 
relation to the services that the Federal Court sought from CPM Reviews. 
 
Under the Freedom of Information Act 1982 (Cth), I request access to: 
 
1 
 
 
a)  any and all documents associated, in the broadest sense of that term, with the file 
PA-2023-0130; and 
 
Searches undertaken 
 
Searches were undertaken to identify documents of an administrative nature within the scope 
of your request. These searches included  conversations with senior employees of the Court, 
searches  of  personnel  files,  searches  of  other  files  on  the  Information  Management  System 
including shared drives, searches of the email server, and searches of the electronic document 
and records systems.  
 
I am satisfied that all reasonable steps to identify the documents you have requested has been 
undertaken.   
 
As a result of the searches undertaken, a substantial number of documents were identified as 
falling  within  the scope  of  your  request.  Over  1,200  pages  of  documents  were  identified  as 
falling within the scope your request. This includes highly sensitive and confidential material 
including,  but  not  limited  to,  communication  and  reports  between  Court  staff,  individual 
employees and the external provider.  
 
In accordance with sub-section 26(2) of the FOI Act I have not provided a complete list of the 
documents or specific particulars about each document in my decision, as to do so would reveal 
exempt matters. 
 
However, I do provide a list which summarises the types of documents that were identified as 
being within the scope of your request: 
 
•  Extensive communications between Court employees (including both emails and 
letters) 
•  Extensive  communication  between  Court  employees  to  an  external  provider 
(including both emails and letters) 
•  Medical certificates and reports 
•  File notes and interview notes 
•  Transcripts 
•  Submissions 
•  Investigation reports – draft, preliminary and final 
•  Procurement  documentation  –  memorandums,  requests  for  quotes,  contracts, 
statement  of  requires  and  details  regarding  external  providers  employee’s 
qualifications and resumes 
•  Invoices and timesheets 
2 
 
 
 
Decision 
 
I have decided to refuse your request pursuant to sections 47C, 47E and 47F of the FOI Act as 
I  am  satisfied  that  the  documents  are  conditionally  exempt.  Further,  disclosure  would  be 
contrary to the public interest pursuant to s 11A(5) of the FOI Act. 
 
In making my decision I have had regard to: 
 
a.  the terms of your request set out in your email sent to the Federal Court of Australia on 
14 February 2024; 
b.  the relevant provisions of the FOI Act and case law considering those provisions; and 
c.  the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
under section 93A of the FOI Act (the ‘Guidelines’). 
 
Reasons for decision 
 
Section 47C of the FOI Act 
 
Subsection 47C provides that: 
 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter  (deliberative  matter)  in  the  nature  of,  or  relating  to,  opinion,  advice  or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that 
has  taken  place,  in  the  course  of,  or  for  the  purposes  of,  the  deliberative  processes 
involved in the functions of: 
  
(a) an agency;  
 
The Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the FOI Act 
(the Guidelines) provide at paragraph 6.55: 
 
6.55 The deliberative processes exemption differs from other conditional exemptions in 
that no type of  harm is  required to  result from disclosure. The only consideration is 
whether the document includes content of a specific type, namely deliberative matter. 
If a document does not contain deliberative matter, it cannot be conditionally exempt 
under this provision, regardless of any harm that may result from disclosure. 
 
The Guidelines further provide at paragraphs 6.58 and 6.59: 
 
6.58  A  deliberative  process  involves  the  exercise  of  judgement  in  developing  and 
making a selection from different options: 
 
The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up 
or  evaluation  of  the competing arguments  or  considerations that may have a 
bearing  upon  one’s  course  of  action.  In  short,  the  deliberative  processes 
involved in the functions of an agency are its thinking processes – the processes 
3 
 
 
of  reflection,  for  example,  upon  the  wisdom  and  expediency  of  a  proposal,  a 
particular decision or a course of action.[39] 
 
6.59 ‘Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 
competing  arguments  or  considerations  or  to  thinking  processes  –  the  process  of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action.[40] 
 
The Guidelines also provide at paragraphs 6.63: 
 
6.63  ‘Deliberative  matter’  is  a  shorthand  term  for  ‘opinion,  advice  and 
recommendation’ and ‘consultation and deliberation’ that is recorded or reflected in a 
document.[44] There is no reason generally to limit the ordinary meanings given to the 
words ‘opinion, advice or recommendation, consultation or deliberation’.[45] 
 
I consider the documents that fall within the scope of your request include deliberative matters. 
 
The documents record processes, opinions, advice and recommendation obtained, prepared or 
recorded as part of the deliberative process with respect to a workplace investigation.   
 
The FOI Guidelines provides at Paragraph 6.67 that “where material was gathered as a basis 
for intended deliberations, it may be a deliberative matter”.1  The documents that fall within 
the  scope  of  your  request  are  documents  that  were  “gathered  as  a  basis  for  intended 
deliberations” of a workplace investigation.  
 
I have determined that the disclosure of the documents would disclose deliberative matter and 
the documents are, therefore, conditionally exempt under subsection 47C(1) of the FOI Act.    
 
Section 47E of the FOI Act 
 
Subsections 47E(c) and (d) of the FOI Act relevantly provides that: 
 
A  document  is  conditionally  exempt  if  its  disclosure  under  this  Act  would,  or  could 
reasonably be expected to...  
 
(c) have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by 
the Commonwealth or by an agency; 
(d)  have  a  substantial  adverse  effect  on  the  proper  and  efficient  conduct  of  the 
operations of an agency. 
 
With respect to the substantial adverse effect on management or assessment of personnel, the 
Guidelines provide: 
 
1 Secretary, Department of Employment, Workplace Relations and Small Business v Staff Development and 
Training Centre Pty Ltd (2001) 114 FCR 301. 
4 
 
 
 
6.113 Where the document relates to the agency’s policies and practices relating to the 
assessment and management of personnel, the decision maker must address both 
elements of the conditional exemption in s 47E(c), namely, that: 
•  an effect would reasonably be expected following disclosure 
•  the expected effect would be both substantial and adverse. 
 
6.114 For this exemption to apply, the documents must relate to either: 
•  the management of personnel – including the broader human resources policies 
and activities, recruitment,[88] promotion, compensation, discipline, harassment 
and occupational health and safety 
•  the assessment of personnel – including the broader performance management 
policies and activities concerning competency, in-house training requirements, 
appraisals and underperformance, counselling, feedback, assessment for bonus 
or eligibility for progression. 
 
6.115  The  terms  ‘would  reasonably  be  expected’  and  ‘substantial  adverse’  have  the 
same meanings as explained in Part 5. If the predicted effect would be substantial but 
not adverse or maybe even beneficial, the conditional exemption does not apply.[89] It 
would be unlikely for the potential embarrassment of an employee to be considered to 
be an effect on an agency.[90] 
 
6.116  The  predicted  effect  must  arise  from  the  disclosure  of  the  documents  that  are 
being  assessed.[91] The  decision  maker  may  also  need  to  consider  the  context  of  the 
document  and  the  integrity  of  a  system  that  may  require  those  documents,  such  as 
witness statements that are required to investigate a workplace complaint,[92] or referee 
reports to assess job applicants.[93] 
 
I consider that the documents are conditionally exempt from disclosure because the materials 
would,  or  could  reasonably  be  expected  to,  have  a  substantial  and  adverse  effect  on  the 
management or assessment of personnel by the Court and on the proper and efficient operations 
of the Court under subsections 47E(c) and 47E(d) of the FOI Act.   
 
The documents within the scope of your request relate to broader human resources policies and 
activities, including a workplace investigation. I consider that the disclosure of the documents 
would undermine the confidential investigative process of a workplace investigation.  
 
The release of the documents would, or could reasonably be expected to, have a substantial and 
adverse  effect  on  the  management  and  assessment  of  personnel  by  the  Court  as  well  as  the 
proper and efficient conduct of the operations of an agency by:  
 
•  undermining  the  confidentiality  required  for  the  Court  and  individuals  to  properly 
engage  in  workplace  investigations  and  thus  impacting  on  participation  in  future 
workplace investigations; 
 
5 
 
 
•  discouraging individuals from making a complaint or disclosing workplace misconduct 
by Court employees by undermining their expectation of protection of their privacy; 
 
•  impacting the Court’s ability to carry out its legislative responsibilities (including but 
not  limited  to  its  responsibilities  to  employees  under  workplace  legislation)  and  its 
ability to ensure that allegations of misconduct are properly investigated; 
 
•  adversely  impact  the  ability  to  support,  manage,  assess  or  investigate  staff  and 
negatively impact relationships between court staff, their colleagues and supervisors 
 
•  adversely  affect  the  health  and  wellbeing  of  the  employees  and  other  individuals 
involved in the workplace investigation, including by causing them stress and anxiety 
associating them with the workplace investigations and/or allegations contained within 
the investigation; 
 
•  creating a risk of individuals involved having their personal details (including medical 
details)  and  the  circumstances  of  their  involvement  in  the  workplace  investigation 
known by their colleagues, other stakeholders and the general public; 
 
•  impact on the ability of the Court to attract and retain high quality candidates due to 
concerns about their privacy.  
 
Further, the documents include details and documents of a number of Court staff  who were 
directly and indirectly involved in the workplace investigations.  Disclosure of the names of 
individuals  and/or  information  in  the  documents  about  those  individuals  could  impact  their 
performance and morale.  This would adversely effect the proper and efficient conduct of the 
operations of the Court generally if the performance and morale of the individuals involved 
was impacted. 
 
I  find  that  disclosure  of  the  documents  would,  or  could  reasonably  be  expected  to,  have  a 
substantial adverse effect on the management and assessment of personnel by the Court and 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the 
Court. 
 
Section 47F of the FOI Act 
 
Subsection 47F(1) of the FOI Act provides that: 
 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable  disclosure  of  personal  information  about  any  person  (including  a 
deceased person). 
 
Subsection 47F(2) further provides that: 
 
6 
 
 
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure  of  personal  information,  an  agency  or  Minister  must  have  regard  to  the 
following matters: 
                     (a)  the extent to which the information is well known; 
                     (b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
                     (c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
                     (d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
I consider that the documents within the scope of your request include personal information. It 
includes full names, email addresses (both work and personal), telephone numbers (both work 
and  personal),  signatures,  details  about  personal  circumstances  (including  medical 
information) and details about their involvement in the workplace investigation. 
 
In  considering  what  is  unreasonable  disclosure,  the  Administrative  Appeals  Tribunal  in 
Re Chandra and Minister for Immigration and Ethnic Affairs [1984] AATA 437 at 259 stated: 
 
…whether  a  disclosure  is  ‘unreasonable’  requires…  a  consideration  of  all  the 
circumstances,  including  the  nature  of  the  information  that  would  be  disclosed,  the 
circumstances in which the information was obtained, the likelihood of the information 
being information that the person concerned would not wish to have disclosed without 
consent, and whether the information has any current relevance… and to weigh that 
interest in the balance against the public interest in protecting the personal privacy of 
a third party…  
 
Other factors to be considered include any detriment the disclosure my cause to the person to 
whom the information relates; the nature, age and current relevance of the information; any 
opposition  to  disclosure  held  by  the  person  that  the  personal  information  relates  to;  the 
circumstances of an agency’s collection and use of the information; the fact that the FOI Act 
does not control or restrict any subsequent use or dissemination of information; and whether 
the  disclosure  might  advance  the  public  interest  in  government  transparency  and  integrity 
(‘FG’ and National Archives of Australia [2015] AICmr 26 at [47]).  
 
In  considering  the  factors  set  out  in  the  legislation  and  case  law,  I  consider  it  would  be 
unreasonable for the information contained in the document to be released for the following 
reasons: 
 
•  The information contained in the documents is not well known nor are the persons to 
whom the information relates known to be (or to have been) associated with the matters 
dealt with in the document   
•  The information is not available from other public sources  
•  The documents contain the full names and details of a number of court staff across a 
range of roles which is not information that is well known 
•  The identity of court staff is readily apparent and/or readily ascertainable 
•  It is not known to what use the information may be put 
7 
 
 
•  Court staff are involved in highly sensitive and emotive court matters (particularly in 
family law matters) and the release of personal information could create a risk to the 
individuals, including safety risks 
•  The disclosure may have an adverse effect on staff members, including with respect to 
their health and wellbeing 
 
Whilst  I  have  not  consulted  with  all  the  individuals,  I  consider  the  individuals  would  not 
consent to the disclosure of these documents to the FOI requester. I consider that a similar view 
would be held by the Australian community generally.   
 
Public interest test – s 11B of the FOI Act 
 
Even though the Court considers that the documents are conditionally exempt pursuant to the 
above sections of the FOI Act for the reasons set out above, as a result of s 11A(5) of the FOI 
Act, access to them must nevertheless be given unless in the circumstances that it would be, on 
balance, contrary to the public interest to do so. 
 
Section 11B(3) outlines the factors favouring access to the document. Section 11B(4) provides 
certain factors which must not be taken into account. 
 
Paragraph 6.19 of the Guidelines identifies factors favouring access. This includes: 
 
a.  promotes the objects of the FOI Act, including to: 
i. 
inform  the  community  of  the  Government’s  operations,  including,  in 
particular, the policies, rules, guidelines, practices and codes of conduct 
followed by the Government in its dealings with members of the community 
ii. 
reveal  the  reason  for  a  government  decision  and  any  background  or 
contextual information that informed the decision 
iii. 
enhance the scrutiny of government decision making 
b.  inform debate on a matter of public importance, including to: 
i. 
allow  or  assist  inquiry  into  possible  deficiencies  in  the  conduct  or 
administration of an agency or official 
ii. 
reveal or substantiate that an agency or official has engaged in misconduct 
or negligent, improper or unlawful conduct 
iii. 
reveal deficiencies in privacy or access to information legislation 
c.  promote effective oversight of public expenditure 
d.  allow a person to access his or her personal information, or 
i. 
the  personal  information  of  a  child,  where  the  applicant  is  the  child’s 
parent and disclosure of the information is reasonably considered to be in 
the child’s best interests 
ii. 
the personal information of a deceased individual where the applicant is a 
close  family  member  (a  close  family  member  is  generally  a  spouse  or 
partner, adult child or parent of the deceased, or other person who was 
ordinarily a member of the person’s household) 
e.  contribute to the maintenance of peace and order 
f.  contribute to the administration of justice generally, including procedural fairness 
8 
 
 
g.  contribute to the enforcement of the criminal law 
h.  contribute to the administration of justice for a person 
i.  advance the fair treatment of individuals and other entities in accordance with the 
law in their dealings with agencies 
j.  reveal environmental or health risks of measures relating to public health and safet
y and contribute to the protection of the environment 
k.  contribute to innovation and the facilitation of research. 
 
The integrity of public servants is a matter of some public interest and therefore factors (a) and 
(b) have some relevance and weight. I note that in my view factors (c), (d), (e), (g), (j) and (k) 
are not relevant. 
 
I do not consider that the documents you have requested would contribute to the administration 
of justice (factor (f)) or the administration of justice for a person (factor (h)).  Indeed, as noted 
below, I consider that the disclosure of names could impact on the administration of justice. 
Similarly, I do not consider the disclosure of the documents would advance the fair treatment 
of  individuals  and  other  entities  in  accordance  with  the  law  in  their  dealings  with  agencies 
(factor  (i).  Indeed,  I  consider  the  disclosure  of  the  documents  would  undermine  the  fair 
treatment of individuals. 
 
Paragraph 6.22 of the Guidelines provides a non-exhaustive list of factors against disclosure, 
including, relevantly to my decision, where disclosure:  
 
•  could reasonably be expected to prejudice the protection of an individual’s right to 
privacy, including where: 
o  the  personal  information  is  that  of  a  government  employee  in  relation  to 
personnel  management  and  the  disclosure  of  the  information  could  be 
reasonably considered to reveal information about their private disposition or 
personal life.[19] 
 
•  could  reasonably  be  expected  to  prejudice  the  fair  treatment  of  individuals  and  the 
information is about unsubstantiated allegations of misconduct or unlawful, negligent 
or improper conduct 
•  could  reasonably  be  expected  to  impede  the  administration  of  justice  generally, 
including procedural fairness 
•  could reasonably be expected to impede the administration of justice for an individual 
•  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain confidential 
information 
•  could  reasonably  be  expected  to  prejudice  an  agency’s  ability  to  obtain  similar 
information in the future 
•  could  reasonably  be  expected  to  harm  the  interests  of  an  individual  or  group  of 
individuals 
•  could reasonably be expected to prejudice the management function of an agency 
 
9 
 
 
There are a range of factors indicating that access would be contrary to the public interest.  In 
particular, Court staff are involved in highly sensitive and emotive court matters (particularly 
in  family  law  matters)  and  the  release  of  personal  information  could  create  a  risk  to  the 
individuals, including safety risks, which are not in the public interest.  
 
I am of the view that the public interest factors against disclosure significantly outweigh the 
public interest factors favouring disclosure.   
 
As such I consider the release of the information would be contrary to the public interest.  
 
Whether redaction is appropriate – s 22 of the FOI Act 
 
Section 22 of the FOI Act requires me to consider whether it would be reasonably practicable 
to  prepare  an  edited  copy  of  the  document  for  release  to  the  applicant,  that  is,  a  copy  with 
relevant deletions. 
 
I do not consider redaction to be appropriate having regard to paragraphs 3.98 of the Guidelines 
which provides: 
 
Applying  those  considerations,  an  agency  or  minister  should  take  a  common  sense 
approach in considering whether the number of deletions would be so many that the 
remaining  document  would  be  of  little  or  no  value  to  the  applicant.  Similarly,  the 
purpose of providing access to government information under the FOI Act may not be 
served if extensive editing is required that leaves only a skeleton of the former document 
that conveys little of its content or substance.[45] 
 
I consider a redaction of the exempt material would result in the remaining documents being 
of little or no value and would convey little of its contents or substance. 
 
Charges  
 
You have not been charged for the processing of this request.   
 
Your Review Rights 
 
If you are dissatisfied with my decision you may apply for internal review or to the Information 
Commissioner for review of the decision. You are encouraged to seek internal review as a first 
step. 
 
1.  Internal review  
 
Under s 54 of the FOI Act, you may apply in writing for an internal review of my decision. 
The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. Where 
possible, attach reasons why you consider a review is necessary. Any internal review will be 
carried out by another officer within 30 days of receipt of any request for review. 
 
10 
 

 
Application for a review of the decision should be addressed to: 
 
The FOI Officer 
Federal Circuit and Family Court of Australia  
GPO Box 9991 
CANBERRA ACT 2601 
by email: xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx   
 
2.  Information Commissioner review  
 
Under s 54L of the FOI Act you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review the decision. An application under this section must be made in writing within 60 days 
of the date of this letter in one of the following ways: 
 
•  online (www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process)  
•  post (Australian Information Commissioner GPO Box 2999 Canberra ACT 2601) 
•  in person (Level 3, 175 Pitt Street Sydney NSW 2000) 
 
 
Yours sincerely 
 
Amanda Morris 
National Judicial Registrar 
Freedom of Information Officer 
11