This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to files PA-2023-0130, PA-2023-0137 and PA-2023-0138'.


 
Our reference: MR24/00737 
Agency reference:  
The respondent is: 
The applicant is: 
Federal Court of Australia 
FOIBLES . 
xxx@xxxxxxxx.xxx.xx 
foi+request-11098-
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Notice of IC review application and request for documents 
The Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) has received an application for 
Information Commissioner (IC) review of a decision made by the Federal Court of Australia 
under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). A copy of the IC review application 
and the decision under review are attached. 
The OAIC will commence a review of the FOI decision and provides this notice under s 54Z of 
the FOI Act. 
Scope of IC review 
The IC review applicant contests the respondent’s reasons for refusing access as set out in 
the decision under review. 
Requirement for parties to engage and share submissions 
As part of this process: 
•  the OAIC requires respondents and applicants to engage with each other to attempt 
to resolve or narrow the issues in dispute. The respondent should initiate this 
process 
•  the respondent has until 4 September 2024 to complete the engagement and share 
its submission with the OAIC and the applicant 
•  the respondent also has until 4 September 2024 to provide the OAIC with the 
information set out in Table A of the Directions as to certain procedures to be 
followed by agencies and ministers in IC reviews 

1300 363 992 
T +61 2 9942 4099 
GPO Box 5288  
www.oaic.gov.au 
oaic.gov.au/enquiry 
F +61 2 6123 5145 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 
 

•  the applicant has 10 business days after receiving the respondent’s submission to 
share their submission with the OAIC and the respondent. 
Annexure A has more information for applicants about the engagement process and sharing 
submissions. Annexure B has more information for respondents about the engagement 
process and sharing submissions. 
Request for information from respondent 
Table A of the Directions as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in 
IC reviews s
ets out the information the respondent must provide to the OAIC. Please provide 
the information outlined in Table A that relates to this review. 
Respondents can comply with this notice by delivering the response to xxxxx@xxxx.xxx.xx by 
4 September 2024.
 
Obligations during the IC review process 
The obligations of the respondent during the IC review process are set out under:  
•  ss 55D, 55DA and 55Z of the FOI Act 
•  Part 10 the Guidelines issued under s 93A of the FOI Actwhich agencies and 
ministers must have regard to when performing a function or exercising a power 
under the FOI Act 
•  Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC 
reviews issued under s 55(2)(e)(i) of the FOI Act. 
The obligations of the applicant during the IC review process are set out under:  
•  Part 10 the Guidelines issued under s 93A of the FOI Act 
•  Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information 
Commissioner reviews issued under s 55(2)(e)(i) of the FOI Act. 
 
Yours sincerely 
Sarveshcika Yuvaraj 
Intake and Early Resolution Team 
Freedom of Information Branch 
Office of the Australian Information Commissioner 
 

 

[Enclosed: IC review application and decision under review]. 
24 July 2024   
 
 
 

 

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Annexure A: Further information for applicants 
The procedure that applicants are to follow in IC reviews is set out in Direction as to certain 
procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews. 
The below 
summarises your the obligations to engage with respondents, and provide submissions to 
both the OAIC and respondents. 
Obligation for you to engage 
The respondent must initiate engagement with you and make reasonable attempts to 
engage.1 The engagement aims to resolve or narrow the issues in dispute in the IC review. 
Engagement could involve a phone call or video conference between you and the 
respondent. You can tell the respondent if they would prefer to engage another way.2 
The respondent must demonstrate to the OAIC what they have done to engage with you to 
resolve or narrow the issues in dispute in the IC review. If the respondent does not take 
sufficient actions to engage with you, the OAIC will direct them to engage further.3 
If you fail to participate in the engagement process (without reasonable excuse), the OAIC 
may decide to not continue the IC review. This will be on the ground you have failed to 
cooperate in progressing the IC review without reasonable excuse.4 The OAIC will warn you if 
we are considering this possibility and give you the opportunity to respond. 
We expect that you and the respondent will engage in the IC review process with respect and 
courtesy.5 
Sharing submissions between you and the respondent  
If respondents make a submission in support of their FOI decision, they must send their 
submission to you at the same time as sending them to the OAIC. You can then make a 
submission in response. You will have 10 business days to make a submission about why you 
 
1 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.17] 
2 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.19] 
3 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.20] 
4 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.21] 
5 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.23] 
 

 

link to page 5 link to page 5 link to page 5 disagree with the respondent, and you are required to send your submission to the 
respondent at the same time as sending to the OAIC.6 
When it sends its submission to you and the OAIC, the respondent should remind you that 
you then have 10 business days to make your submission. 
The OAIC will generally proceed with making an IC review decision on the basis of the 
evidence respondents provide in response to this notice, and any submissions the parties 
make. If you do not make submissions when an opportunity to do so has been provided, the 
OAIC may make a final decision without giving any further opportunity to make 
submissions.7 
You can ask the OAIC to make a submission in confidence. Your request must give reasons 
why you want to make a confidential submission and the OAIC will consider those reasons 
and decide whether to accept the submission on a confidential basis. If the OAIC agrees to 
treat a submission confidentially, you will generally be required to provide a second version 
of the submission which can be shared.8 
 
 
 
6 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.27] 
7 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.28] 
8 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.30] 
 

 

link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 Annexure B: Further information for respondents 
The procedure that respondents are to follow in IC reviews is set out in Direction as to certain 
procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews. 
The below summarises 
the obligations of respondents to engage with applicants, and provide submissions to both 
the OAIC and applicants. 
Obligation for respondents to engage 
Respondents are required to engage make reasonable attempts to engage with applicants.9 
The engagement should aim to resolve or narrow the issues in dispute in the IC review. 
Engagement may comprise a phone call or video conference between the respondent and 
the applicant. The OAIC will not be involved in arranging or attending these.10 Applicants can 
tell respondents if they would prefer to engage another way.11 
Respondents must prove the OAIC with information to demonstrate the actions they have 
taken to engage the applicant to resolve or narrow the issues in dispute in the IC review.12 
The IC has published a checklist to assist agencies and ministers provide relevant 
information relating to the agency or minister’s engagement with the applicant during the IC 
review: see IC Review Practice Documents.  
The OAIC will advise the respondent if they consider the respondent should undertake 
further engagement with the applicant during the IC review.13 
If applicants fail to participate in the engagement process (without reasonable excuse), the 
OAIC may decide to not continue their IC reviews.14 
 
9 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.8] 
10 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3. 9] 
11 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.10] 
12 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.11] 
13 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.13] 
14 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.21] 
 

 

link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 We expect that applicants and respondents will engage in the IC review process with respect 
and courtesy.15 
Sharing submissions between the respondent and applicant 
If respondents make submissions in support of their FOI decisions, they must send their 
submissions to applicants at the same time as sending them to the OAIC.16 Respondents 
should include prominent reminders in covering correspondence that applicants will have 
10 business days from the date of receiving the correspondence to make submissions. 
Applicants will be required to send their submissions to respondents at the same time as 
they are sent to the IC.17 
Respondents should be aware that if they do not make submissions when an opportunity to 
do so has been provided, reviews may proceed to a decision under s 55K of the FOI Act 
without any further opportunity to make submissions. Respondents should not expect the 
opportunity for further submissions. Any request for extensions of time should only be made 
where exceptional circumstances can be demonstrated. This is because extensions of time 
will only be granted in exceptional circumstances.18 
The OAIC will not accept submissions in confidence without a prior request. Any request for 
confidentiality must be accompanied by reasons to support such a claim, including whether 
the submission would reveal the contents of the documents at issue. Where the OAIC accepts 
a submission in confidence, respondents must provide an open version of the submission to 
the IC review applicant.19 
 
 
15 Direction as to certain procedures to be followed by applicants in Information Commissioner reviews [2.23] 
16 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.23] 
17 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.23] 
18 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.24-5] 
19 Direction as to certain procedures to be followed by agencies and ministers in IC reviews [3.26-7]