Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'A copy of the DDVA human research ethics minutes'.


 
Decision to decline an extension of time under s 15AC of the Freedom of 
Information Act 1982 
Agency 
Department of Defence 
FOI applicant 
Julie Anderson 
Date of decision  
14 June 2024   
OAIC reference number 
RQ24/02168 
Agency reference number 
FOI 734/23/24 
Decision 
1.  On 5 June 2024, Department of Defence (the Department) applied to the Information 
Commissioner under s 15AC(4) of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act) 
for an extension of 48 days to 21 June 2024 to process Julie Anderson’s (the FOI 
applicant) request of 5 March 2024 (the FOI request). 
2.  I am a delegate of the Information Commissioner. I am authorised to make decisions on 
applications for further time under s 15AC(5) of the FOI Act. 
3.  On the basis of the information before me, I have decided to decline the Department’s 
request for further time to deal with the request. A decision on the FOI applicant’s 
request therefore remains due by 4 May 2024. My reasons are outlined below. 
Background 
4.  On 5 March 2024, the FOI applicant made an FOI request to the Department. The FOI 
decision was due to be provided to the FOI applicant on 4 May 2024. 
5.  On 5 June 2024, the Department applied to the Information Commissioner for further 
time to process the FOI applicant’s request under s 15AC(4) on the basis that the 
processing period is insufficient to adequately deal with the FOI request. A copy of the 
Department’s reasons are included at Attachment A. 
Reasons for decision 
6.  Subsection 15AC(5) of the FOI Act provides that I may allow further time that I consider 
appropriate for an agency or Minister to deal with the request. 
7.  In declining this application for further time under s 15AC(5), I have considered the 
following factors: 
•  Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of 
the FOI Act, to which I must have regard, in particular [3.164] – [3.167] 
1 
oaic.gov.au 


 
•  the reasons for delay in making an initial decision 
•  the period of time sought, and the total estimated processing time 
•  whether discussions with the applicant about the delay and extension of time 
application have occurred 
•  the desirability of the decision being decided by the agency or minister rather 
than by IC review 
8.  On the information before the OAIC, I am not satisfied that the application for further 
time is justified, for the following reasons: 
•  I acknowledge the Department’s submissions that consultation with multiple 
third parties was required but I note that time for this has been allowed by 
operation of s 15(6) of the FOI Act. 
•  The further time sought by the Department appears excessive. Its requested 
extension of a further period of 48 days, if granted, would yield a total 
processing period of 108 days, which would be over 3 times the processing 
period referred to in s 15(5)(b) of the FOI Act. 
9.  The effect of this decision is that the Department remains deemed to have made an 
access refusal decision on the applicant’s request on 4 May 2024. 
10.  I note that the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 provides if an 
applicant is not notified of a decision on a request within the statutory time limit the 
agency or Minister cannot impose a charge for providing access, even if the applicant 
was earlier notified that a charge was payable (regs 7(2), (3)). This extension under  
s 15AC of the FOI Act means that charges cannot be imposed and therefore any deposit 
the applicant has paid should be refunded. 
11.  It is open to the applicant to seek Information Commissioner review (IC review) of the 
agency’s deemed access refusal decision of 4 May 2024. Further information on applying 
for IC review is available on the OAIC website. Any application for IC review would need 
to be made within 60 days of the agency’s decision or deemed decision. 
12.  This extension of time matter is now closed. Your review rights are set out below. 
13.  If you would like to discuss this matter, please contact our office on 1300 363 992 or by 
email at xxxxx@xxxx.xxx.xx, quoting reference number RQ24/02168. 
 
Yours sincerely, 
 
Sarah Forrester 
Assistant Director 
Freedom of Information Branch 
Office of the Australian Information Commissioner 
14 June 2024 
 
 
2 
oaic.gov.au 


 
 
Attachment A 
 
 
 
3 
oaic.gov.au 

 
Review rights 
Review by the Administrative Appeals Tribunal 
If you disagree with the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) decision you can 
apply to the Federal Court of Australia or the Federal Circuit and Family Court of Australia for a review of 
a decision of the Information Commissioner if you think that a decision by the Information 
Commissioner to grant an extension of time is not legally correct. You can make this application under 
the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977. 
The Court will not review the merits of your case, but it may refer the matter back to the Information 
Commissioner for further consideration if it finds the decision was wrong in law or the Information 
Commissioner’s powers were not exercised properly. 
An application for review must be made to the Court within 28 days of the OAIC sending the decision to 
you. You may wish to seek legal advice as the process can involve fees and costs. Please contact the 
Federal Court registry in your state or territory for more information, or visit the Federal Court website 
at http://www.fedcourt.gov.au/. 
Further information 
Further information about how applications to extend the timeframe to process an FOI request are 
handled by the OAIC can be found published on our website: 
For FOI applicants: How to make an FOI request: Extensions of time 
For agencies and ministers: Guidance and advice: Extension of time for processing requests 
The OAIC has the power to investigate complaints about an agency’s actions under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act). This is a separate process from asking for an Information Commissioner 
review following a decision made under the FOI Act. Complaints usually focus on how an agency has 
handled your FOI request or complied with other obligations under the FOI Act, rather than the decision 
itself. 
In some cases, the Information Commissioner's investigation of a complaint may lead to the agency 
addressing the issues that you have complained about. In other cases, the Information Commissioner 
may make suggestions or recommendations that the agency should implement. The Information 
Commissioner can only make non-binding recommendations as a result of a complaint. You and the 
agency will be notified of the outcome of the investigation. 
FOI complaints to the OAIC must be made in writing. Our preference is for you to use the online FOI 
complaint form if at all possible. 
Further information about how to make a complaint is available on our website: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/. 
Making a complaint to the Commonwealth Ombudsman  
If you believe you have been treated unfairly by the OAIC, you can make a complaint to the 
Commonwealth Ombudsman (the Ombudsman). The Ombudsman's services are free. The Ombudsman 
can investigate complaints about the administrative actions of Australian Government agencies to see if 
you have been treated unfairly.  
If the Ombudsman finds your complaint is justified, the Ombudsman can recommend that the OAIC 
reconsider or change its action or decision or take any other action that the Ombudsman considers is 
appropriate. You can contact the Ombudsman’s office for more information on 1300 362 072 or visit the 
Commonwealth Ombudsman’s website at http://www.ombudsman.gov.au. 
4 
oaic.gov.au