Our reference: FOI-2 23/24-1100 
 
 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
17 May 2024 
 
 
AS (Right to Know)  
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear AS 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
Thank you for your correspondence of 13 April 2024, in which you requested access to 
documents held by the National Disability Insurance Agency (NDIA), under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
Scope of your request 
You have requested access to the fol owing documents: 
“…Please provide a copy of ALL templates used by your FOI and PIA teams 
including but not limited to: 
 
Al ocation of Matter template to DM 
ALL Decision Letter Templates used 
Refusal template 
Acknowledgement Letter Template 
Internal Line area request for documentation Email Search template statement of 
reasons template Deemed decision template Consult with other agencies 
template…” 
Please note that the NDIA no longer have FOI teams and PIA teams. Our Agency now have 
a wider Information Access team that processes requests made under the Participant 
Information Access Scheme and the FOI Act. 
Extension of time 
On 09 May 2024, we emailed you to request 30-day extension of time under section 15AA 
of the FOI Act, making 11 June 2024 the new date to provide you with a decision on access. 
Based on this email, we have continued to process this request on the assumption that you 
are agreeable to the new due date. 
 
 
1 

---

Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act.  
I have identified 28 documents which fall within the scope of your request.  
The documents were identified by conducting searches of NDIA’s systems, using all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request. 
I would like to advise you that we no longer have FOI teams and PIA teams. We have a 
wider Information Access team that processes requests made under the Participant 
Information Access scheme and the FOI Act. I would also make the point that, while the 
documents in the bundle are available for use by members of the Info Access team, they are 
not always used by team members nor are team members required to make use of them. 
Many team members depart from the templates when communicating internally and 
externally.   
I would also make the point that parts of some of the documents in the bundle are routinely 
deleted before the documents are sent. 
I have decided to grant access to 28 documents in full. 
In reaching my decision, I took the fol owing into account  
•  your correspondence outlining the scope of your request 
•  the nature and content of the documents falling within the scope of your request 
•  the FOI Act  
•  the FOI Guidelines published under section 93A of the FOI Act 
•  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest 
•  the NDIA’s operating environment and functions. 
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at Attachment A, 
are enclosed. 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at 
Attachment B. 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
 
 
2 

---

Yours sincerely 
 
 
 
Ankit   
Senior Freedom of Information Officer 
Complaints Management & FOI Branch 
General Counsel Division 
3 

---

 
Attachment A  
Schedule of Documents for FOI-2 23/24-1100 
 
Docu
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
ment  numbe
numb
r 
er 
1 
1-2 
Delegate Review 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
2 
3-4 
Delegate Review 
FULL ACCESS 
 
Complete - For 
 
Release Template 
3 
5-6 
Release of 
FULL ACCESS 
 
Information Template    
4 
7 
Proof of Identity 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
5 
8 
No Consent Template 
FULL ACCESS 
 
 
6 
9 
Communication – 
FULL ACCESS 
 
Matter Closed 
 
Template 
7 
10 
Participant Search 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
8 
11-12  FOI 
FULL ACCESS 
 
Acknowledgement 
 
Email Template 
9 
13 
FOI - Revised scope 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
10 
14-15  FOI – Request for 
FULL ACCESS 
 
Extension of Time 
 
Template 
11 
16-17  FOI-Third Party 
FULL ACCESS 
 
Personal Information 
 
Template 
12 
18-20  FOI-Third Party 
FULL ACCESS 
 
Personally Privacy 
 
Template 
13 
21-25  FOI -Search 
FULL ACCESS 
 
Consultation 
 
Template 
14 
26-27  FOI- Call Transcript 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
15 
28-29  FOI- Third Party 
FULL ACCESS 
 
Business Information 
 
Template 
16 
30-31  FOI-
FULL ACCESS 
 
Revision/Clarification 
 
of scope Template 
17 
32-35  FOI – Action Officer to 
FULL ACCESS 
 
Delegate Template 
 
1 

---

Docu
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
ment  numbe
numb
r 
er 
18 
36-38  FOI- Delegate to 
FULL ACCESS 
 
Action Officer 
 
Assessment Template 
19 
39-41  FOI – Decision 
FULL ACCESS 
 
Package for Review 
 
Template 
20 
42-43  FOI – Decision Made 
FULL ACCESS 
 
Template 
 
21 
44-53  FOI – Notification of 
FULL ACCESS 
 
Decision version 1 
 
Template 
22 
54-56  FOI – Notification of 
FULL ACCESS 
 
Decision – Refusal of 
 
Access (section 24A) 
23 
57-59  FOI – Notification of 
FULL ACCESS 
 
Decision – Practical 
 
Refusal  
(section 23 (1)) 
24 
60 
FOI – Communication 
FULL ACCESS 
 
Email Template 
 
25 
61 
FOI- Notification of 
FULL ACCESS 
 
Decision email 
 
Template 
 
5 

---