---

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Open matters 
1.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Committees, 7.1 Audit
Management Report.
Summary: Board Secretariat to liaise with new Audit and Risk Committee Chair and
Of ice of the CEO, regarding attendance of Commonwealth Ombudsman at future
meeting following his report on Administrative Appeals Tribunal.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Open
Ombudsman report on Administrative Appeals Tribunal is expected to be delivered
by the end of September 2024.
2.
Meeting & agenda item: 6 June 2024, Audit & Risk Commit ees, 2.1 In camera –
Commit ee Members
Summary: Board Secretariat to organise for the Chair, the CEO and Mr Swainson to
meet with the ANAO to discuss historical findings in the second week of July.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Open
Meeting to be rescheduled at a future date, following advice from the 4 September
2024 Audit and Risk Commit ee meeting.
3.
Meeting & agenda item: 6 June 2024, Joint Audit & Risk Committees, 4.4 Hard
Close Financial Statements
Summary: s 47B - Cth-state relations; s 47C - deliberative process; s 47E(d) - operations on agency
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Open
Management are currently considering and wil  provide a response in Q2 FY 24/25
4.
Meeting & agenda item: 6 June 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 6.4 Annual
Strategic Risk Review FY 2024-25
Summary: Management to confirm the Agency’s cyber security insurance cover.
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Open
Management are currently considering and wil  provide a response in Q2 FY 24/25.
5.
Meeting & agenda item: 6 June 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 6.4 Annual
Strategic Risk Review FY 2024-25.
Summary: Mr Porter to bring a paper to Board or Committee about cyber security.
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Open
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.2.3 

---

DOCUMENT 2
OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Audit Commit ee meeting of 12 September 2023 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Agenda Item: 
3.2 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type:   
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, DCEO Governance, Risk and Integrity 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and Ongoing report which 
identifies: 
• Matters to be closed at the meeting, and
• Open matters,
and agreed to close the matters proposed to be closed.
Matters to be closed at meeting 
1.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Audit Committee, 4.2 Going Concern Update
Summary: COO Samuel Porter to undertake a sensitivity analysis of the financial
projections and provide further advice to the Commit ee out of session.
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Propose to Close
Paper circulated to Commit ee members out of session on 14 August 2023.
2.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Audit Commit ee, 7. Annual review of
Accountable Authority Instructions
Summary: COO Samuel Porter to amend the wording on page 20 of the AAIs (Section
12 – Financial Authorisations) to clarify the maximum spendings for delegates within their
allocated budget.
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Propose to Close
The Board endorsed the 2023 Accountable Authority Instructions and Financial
Authorisations at the 28 July 2023 Board Meeting, as amended.
3.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Audit Commit ee, 6.1 Internal Audit Management
Report
Summary: Mr Campbell to review the audit activities with a view to separating those
which are PACE dependent.
Responsible: Geoff Campbel
Recommended status: Propose to Close
The Agency has reviewed its audit activities and has separated those which are PACE
dependent.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Audit Commit ee meeting of 12 September 2023 
Open matters 
Nil 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.2 

---

DOCUMENT 3
OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 27 November 2024 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Agenda Item: 
3.2 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type:   
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, DCEO Governance, Risk & Integrity 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and Ongoing report which 
identifies: 
• Matters to be closed at the meeting, and
• Open matters,
and agreed to close the matters proposed to be closed.
Matters to be closed at meeting 
1.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 4.1 Chief Risk Officer
Report
Summary: Management to correct the errors noted in the Fraud and Corruption Control
Plan before it progresses to Board.
Responsible: Debbie Mitchell
Recommended status: Propose to Close
Completed.
2.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 4.5 3P Update
Summary: Board Secretariat to include a visit to the NCC on the forward Board calendar.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Propose to Close
Board Secretariat has noted the request for longer visits and wil  schedule a visit to the
NCC in March 2023.
3.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 5. Meeting close
Summary: Board Secretariat to ensure that al  papers are correctly labelled with a
corresponding agenda item number.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Propose to Close
Completed.
4.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 4.2 Risk Management
Strategy
Summary: Management to pass on the Board’s gratitude and well wishes to the two
NDIA staff members assisting the Barkley Tableland fires.
Responsible: Scott McNaughton
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 27 November 2024 
Recommended status: Propose to Close 
Completed. 
5.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 4.1 Chief Risk Of icer
Report
Summary: Ms Kitsa Papadopoulos, GM Fraud Fusion Taskforce, to attend the next
Commit ee meeting to present on Agency activities in fraud space and impacts on
participants.
Responsible: John Dardo CC Scott McNaughton
Recommended status: Propose to Close
Integrity session being held on Monday 27 November 2023 with Risk Commit ee
members.
6.
Meeting & agenda item: 14 September 2023, Risk Commit ee, 4.1 Chief Risk Of icer
Report
Summary: Management to provide further detail on fraud cases in future papers.
Responsible: Debbie Mitchell
Recommended status: Propose to Close
Further detail included in Chief Risk Of icer Q1 2023–24 Report tabled on November
agenda at Item 4.1.
Open matters 
1.
Meeting & agenda item: (Transferred to Risk Co) 23 November 2022, ICTD Commit ee,
2.8 Improving the Cyber Security Profile of NDIA Providers
Summary: Prepare a further paper on the background considerations and options for
improving the cyber security profile of NDIA providers.
Responsible: Transferred to Samuel Porter
Recommended status: Open
Chief Operating Of icer wil  report back to the Risk Commit ee in the first meeting of
2024.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.2 

---

DOCUMENT 4
OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 14 September 2023 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Agenda Item: 
3.2 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type:   
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, PSM, DCEO Governance, Risk and Integrity 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and Ongoing report which 
identifies: 
• Matters to be closed at the meeting, and
• Open matters,
and agreed to close the matters proposed to be closed.
Matters to be closed at meeting 
1.
Meeting & agenda item: 2 March 2023, Risk Commit ee, 4.6 Chief Counsel Report
Summary: Advise Risk Commit ee if the Agency provides training to planners on note
taking.
Responsible: Matt Swainson transferred to Scott McNaughton
Recommended status: Propose to Close
Matter has been superseded, refer to 24 May 2023 Risk Commit ee 3.2 Matters Arising
item (below).
2.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Risk Commit ee, 3.2 Matters Arising
Summary: DCEO Scott McNaughton to provide an update to the Risk Commit ee on the
steps the Agency is taking directly with staff and through PACE to ensure good quality
and appropriate note taking.
Responsible: Scott McNaughton
Recommended status: Propose to Close
Current actions taken directly with staff to ensure good quality and appropriate note
taking:
•
Frontline training is initial y delivered for all new starters (as previously reported to
Risk Commit ee).
•
Current quality assurance (QA) program for planning assesses the quality of a
random sample of plans each month. The QA program includes a question AIX01
“Has the interaction guide been fol owed on the participants record?” This question
assesses accuracy, appropriateness of language, inclusion of factual and relevant
information in interactions. It is noted the QA manual (for QA staff) also requires
specific interactions to reviewed to assess other QA questions.
•
Monthly QA results and trends are collating in reports and distributed by account
managers to each of the frontline teams involved in planning decisions.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 14 September 2023 
•
Additional y, any systemic trends from QA results are incorporated into continuous
improvement (CI) training modules for frontline staff. Historical focus areas have
included notes used to justify planning decisions.
•
As we transition to PACE, the Performance Management and Quality Learning team
has leveraged the ecosystem of knowledge (Communications, Knowledge
Management, and formalised Training), to shift this existing capability to the new
ways of working within the PACE system.
There are a range of PACE / 3Ps enhancement that wil  further strengthen and improve 
the quality and appropriateness of note taking, these include: 
•
PACE case structure includes:
o
more structured data fields, reducing the volume of ‘free text’ interactions / notes
required to be entered.
o
guided workflows and embedded knowledge articles (guidance) that step staff
and partners through processes, including the information they need to capture
as notes.
•
PACE wil  have an embedded Decision, Justification & Evidence framework that
provides a logical and consistent structure on the level of information required to be
recorded within a PACE case to support a decision.
•
PACE User Interface wil  provide staff and partners with an opportunity to review
(and amend) information in correspondence, as the participant would receive it,
before it is sent.
•
PACE wil  have a centralised location for all case notes and activities relating to that
case. These wil  be displayed as a chronological timeline on both the case and the
related person account and improved audit logs wil  capture staff who complete this
work.
3.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Risk Commit ee, 4.1 Chief Risk Of icer Report
Summary: DCEO Debbie Mitchell PSM and COO Samuel Porter to prepare an issues
paper for the Risk Commit ee regarding changes to debt recovery arrangements from an
audit and accounting perspective.
Responsible: Debbie Mitchell PSM
Recommended status: Propose to Close
A verbal update wil  be provided as part of the Chief Risk Of icer Report at agenda item
4.1..
4.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Risk Commit ee, 4.2 Strategic Risks 2023/24
Summary: DCEO Debbie Mitchel  PSM to include the treatment of cyber risk in the risk
mitigations against strategic risk 6, to be considered by the Board for approval as part of
the NDIA Corporate Plan.
Responsible: Debbie Mitchell PSM
Recommended status: Propose to Close
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.2 

---

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 14 September 2023 
s 47C  s 47E(d)
 
 
Future State 
Performance Management and Quality (PMQ) Branch (within Service Delivery) are 
working with the PACE Design and Build team to transition Quality Assurance onto the 
PACE system. This initiative is currently in the design phase. When completed on 
system, it is anticipated that Quality Assurance findings wil  be visible to delegates and 
their line managers, and can be used to inform future decisions. It is anticipated that this 
wil  drive further improvement through facilitating coaching and learning opportunities. 
Internal Audit are assisting PMQ to review how the Quality Assurance program wil  
transition to  PACE, and how good decision making on Reasonable and Necessary 
Supports wil  be measured. It is expected that this wil  be completed close to the PACE 
National expansion date. 
6.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Risk Commit ee, 4.4 Chief Counsel Report
Summary: DCEO Debbie Mitchel  PSM to provide advice to the Board on s 42 - legal professional privilege
7.
Meeting & agenda item: 24 May 2023, Risk Commit ee, 4.4 Chief Counsel Report
Summary: Chief Counsel Matt Swainson to provide advice to the Risk Commit ee on s 42 - lega 
 
8.
Meeting & agenda item: (Transferred to Risk Co) 28 February 2023, ICTD Commit ee,
2.3 Claims Point of Sale
Summary: Approach Andrew Colvin for his view on what the assurance program for
design of CPOs should look like and report back to ICTD Commit ee before the next
meeting.
Responsible: Alex Stewart
Recommended status: Propose to Close
The C-POS Program raised this issue with the Chief Risk Of icer (CRO) within the
program’s steering commit ee. It was agreed that C-POS wil  be on the Agency’s annual
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.4 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Risk Commit ee meeting of 14 September 2023 
audit plan. The exact timing and engagement with external parties wil  be determined as 
part of that plan. 
9.
Meeting & agenda item: 2 March 2023, Risk Commit ee, 4.1 Chief Risk Of icer Report
Summary: s 42 - legal professional privilege
10.
Meeting & agenda item: (Transferred to Risk Co) 28 September 2022, ICTD, 2.2 Digital
Update
Summary:. Provide a paper to the Risk Commit ee on how the payment architecture
could be optimised (i.e. if you were going to redesign the payments system what would
you do – including potential legislative change).
Responsible: Nicole Glazebrook Phoebe Thompson Samuel Porter
Recommended status: Propose to Close
The NDIS Review is looking at payments and the Board has been briefed on possible
recommendations.
Open matters 
1.
Meeting & agenda item: (Transferred to Risk Co) 23 November 2022, ICTD Commit ee,
2.8 Improving the Cyber Security Profile of NDIA Providers
Summary: Prepare a further paper on the background considerations and options for
improving the cyber security profile of NDIA providers.
Responsible: Ian Frew Lyle Wells & Rebecca Falkingham Samuel Porter
Recommended status: Open
Chief Operating Officer will report back to the Risk Commit ee in the first meeting of
2024.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
3.2.5 

---

DOCUMENT 5
OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Meeting: 
Audit and Risk Committee, 6 June 2024 
Agenda Item: 
3.3 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type:   
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, DCEO Governance, Risk & Integrity 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and Ongoing report which 
identifies: 
• Matters to be closed at the meeting, and
• Open matters,
and agreed to close the matters proposed to be closed.
Matters to be closed at meeting 
1.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 4.1 Finance
Activity Update
Summary: Management to advise the Commit ees of any delays in responding to ANAO
requests.
Responsible: Debbie Mitchell
Recommended status: Propose to Close
Reporting on delays in responses to ANAO requests for information (RFIs) has been
incorporated into the Audit Management Report.
2.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 6.1 Chief Risk
Officer Report (Q2)
Summary: Management to provide clarification regarding the cohort term ‘children
without plans’ in relation to the HWL Ebsworth data breach.
Responsible: Debbie Mitchell
Recommended status: Propose to Close
The Chief Risk Officer Report Q2 2023–24 was amended to clarify this term for the 27
March Board meeting.
3.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ee, 3.2 Audit & Risk
Commit ee Charter
Summary: Board secretariat to amend the charter to reflect:
•
Consistent use “Audit & Risk Commit ee” throughout
•
Consistent reference to PGPA Rule
•
Delete repeated dot point at section 5
•
Adjust “membership” to confirm that Board Chair cannot be a member (observer
only)
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.3.1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
•
Adjust attendance to confirm that the Commit ee determines attendees, in
consultation with CEO
•
Adjust membership to minimum of 4, with quorum of 3
•
Include reference to ‘performance statements’ in ANAO section
Adjust Conflict of Interest section to reflect that, in rare occasions, members may not be 
aware of a COI until they receive paper 
Responsible: Board Secretariat 
Recommended status: Propose to Close 
Completed. Charter published on NDIA website and NDIA Board intranet (internal) page. 
4.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Committees, 7.1 Audit
Management Report
Summary: Board Secretariat to distribute links to previous ANAO Board Governance
audits of Corporate Commonwealth Entities.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Propose to Close
Provided to A&R Commit ee members on 14 March 2024.
5.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ee, 7.2 ANAO audit
report on Management of Complaints by the NDIA
Summary: The Board secretariat to provide Dr Watt with previous Board papers
regarding complaints.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Propose to Close
Paper loaded to Diligent for Dr Watt on 13 May 2024.
6.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 7.2 ANAO
audit report on Management of Complaints by the NDIA
Summary: Mr McGregor to update Agency response with feedback from the
Committees.
Responsible: Tom McGregor
Recommended status: Propose to Close
Response updated as per Commit ee’s feedback and provided to the ANAO.
7.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 8.1 ANAO
Audit Activity Update
Summary: ANAO to provide the date of the next Audit Commit ee Chairs forum to the
Chair.
Responsible: ANAO
Recommended status: Propose to Close
ANAO provided details to the Board Secretariat, these were passed along to the Chair.
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.3.2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
8.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 6.2 Legal Risk
Report
Summary: Mr Swainson to s 42 - legal professional privilege
9.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 7.1 Audit
Management Report
Summary: Mr Sul ivan to engage with the Chair on the best format for the open audit
items report.
Responsible: Mark Sullivan
Recommended status: Propose to close
The draft report format is in final stages of drafting and wil  shortly be considered by the
Senior Leadership Team (SLT). Following SLT consultation and agreement on format
and content, a penultimate version wil  be discussed with the Chair, including the best
mechanism to finalise the report. It is expected that the report wil  be finalised in Q4
2023–24.
Open matters 
1.
Meeting & agenda item: 23 November 2022, ICTD Commit ee, 2.8 Improving the Cyber
Security Profile of NDIA Providers (Transferred to Risk Co)
Summary: Prepare a further paper on the background considerations and options for
improving the cyber security profile of NDIA providers.
Responsible: Samuel Porter
Recommended status: Open
ETA 6 June 2024 meeting.
2.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 3.3  Commit ee
meeting dates and forward agenda
Summary: Board Secretariat to review proposed schedule against ANAO audit
milestones and organise a meeting with the Chair and management to discuss any
additional meeting requirements.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Open
Ongoing – Board Secretariat working with CRO office to determine audit milestones to be
considered.
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.3.3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
3.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 6.2 Legal Risk
Report
Summary: Mr Swainson to s 42 - legal professional privilege
4.
Meeting & agenda item: 14 March 2024, Joint Audit & Risk Commit ees, 7.1 Audit
Management Report
Summary: Board Secretariat to liaise with new Audit and Risk Commit ee Chair and
Of ice of the CEO regarding attendance of Commonwealth Ombudsman at future
meeting.
Responsible: Board Secretariat
Recommended status: Open
Board Secretariat liaising with OCEO and A&R Co Chair to determine appropriate
meeting.
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.3.4 

---

DOCUMENT 6
OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Joint Audit & Risk Committee meeting:  14 March 2024 
Agenda Item: 
3.5 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type: 
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, DCEO Governance, Risk & 
Legal 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and 
Ongoing report open matters, with no items 
proposed to be closed. 
Matters to be closed at meeting 
Nil. 
Open matters 
1.
Meeting & agenda item: (Transferred to Risk Co) 23 November 2022, ICTD Commit ee,
2.8 Improving the Cyber Security Profile of NDIA Providers
Summary: Prepare a further paper on the background considerations and options for
improving the cyber security profile of NDIA providers.
Responsible: Transferred to Samuel Porter
Recommended status: Open
ETA 6 June 2024 meeting.
OFFICIAL: SENSITIVE 
3.5.1 

---

DOCUMENT 7
OFFICIAL: SENSITIVE 
NDIA Audit Commit ee meeting of 27 November 2023 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Agenda Item: 
6.2 
Agenda Item: 
Matters arising and ongoing 
Paper Type:   
For Decision 
SLT Sponsor: 
Debbie Mitchell, DCEO Governance, Risk & Integrity 
Draft resolution: 
The Commit ee noted the Matters Arising and Ongoing Report which 
identifies: 
• Matters to be closed at the meeting; and
• Open matters;
and agreed to close the matters proposed to be closed.
Matters to be closed at meeting 
1.
Meeting & agenda item: 12 September 2023, Audit Commit ee, 4.1 Draft Annual
Financial Statements
Summary: Management to provide a briefing to the Audit Commit ee on the draft ANAO
finding regarding delegate decisions.
Responsible: Scott McNaughton CC Debbie Mitchell, Samuel Porter
Recommended status: Propose to Close
Paper was tabled at 24 October Board meeting.
2.
Meeting & agenda item: 12 September 2023, Audit Commit ee, 4.1 Draft Annual
Financial Statements
Summary: Management to amend the Annual Financial Statements (pages 54 and 66) in
line with the Commit ee’s feedback and provide an updated version for Board
consideration.
Responsible: Samuel Porter CC David Gifford
Recommended status: Propose to Close
Completed.
3.
Meeting & agenda item: 12 September 2023, Audit Committee, 7.1 Internal Audit
Management Report
Summary: Management to resubmit the Internal Audit Plan to the Audit Commit ee at its
next meeting.
Responsible: Debbie Mitchell
Recommended status: Propose to Close
Tabled on November agenda at Item 5.1.
Open matters 
Nil. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Matters arising report 
6.2.1 

---

DOCUMENT 8
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Joint meeting of NDIA Audit & Risk Committees 
Minutes 
14 March 2024 
11:00am – 3.30pm AEDT 
Audit Committee 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Dr Denis Napthine AO 
Ms Estelle Pearson 
Ms Maryanne Diamond AO  
Ms Meredith Al an  
Risk Committee 
Ms Maryanne Diamond AO, Chair 
Dr Denis Napthine AO 
Mr Kurt Fearnley AO  
Ms Meredith Al an 
Board members 
Mr Mark Darras 
Dr Peta Seaton AM 
Dr Richard Fejo 
Management representatives 
Ms Rebecca Falkingham, Chief Executive Officer 
Ms Debbie Mitchell PSM, DCEO, Governance, Risk & Legal 
Mr Samuel Porter, DCEO Enabling Services & Chief Operating Officer 
Ms Corri McKenzie, DCEO Service Design & Improvement - Item 5.1 
Mr David Gifford, Scheme Actuary - Item 5.1 
Mr Scott McNaughton, DCEO Service Delivery - Item 5.1 
Mr John Dardo, DCEO Integrity Transformation & Fraud Fusion Taskforce - Item 6.3 
Other attendees 
Mr Mark Sullivan, GM Audit & Risk Division 
Mr Matthew Curtis, BM Ecosystem Reform & Governance (Secretariat) 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair 
Ms Alexandra Collins, Executive Director, Performance Audit Services Group, ANAO 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
Ms Lesa Craswell, A/g Group Executive Director, ANAO 
Ms Prue Gordon, Senior Director, Performance Statements Audit Services Group, ANAO 
Mr Chris Breitkreuz, Chief Financial Officer – Item 4.1 
Dr Ian Watt AC, Specialist Advisor to the Commit ee – Item 6.2 onwards 
Mr Matthew Swainson, Chief Counsel – Item 6.2 
Mr Tom McGregor, General Counsel (Corporate) – Item 6.2 
Apologies 
Nil  
1. In Camera
The Audit & Risk Committees (the Committees) held an in camera session at the start of the 
meeting.  
2. Meeting open
2.1  Chair’s welcome, Acknowledgment to Country and apologies
Management and other standing attendees joined the meeting.
The Chair of the Audit Commit ee, Dr Innes, welcomed attendees to the meeting at 11.35am 
AEDT and provided an Acknowledgment of Country. 
Dr Innes advised that it was agreed with the Risk Committee Chair, Ms Maryanne Diamond, 
he would Chair this joint meeting of the Audit and Risk Committees. 
3. Administration
3.1  Declarations of material interests
The Chair noted there were no updates to the Commit ees members’ declarations of 
material interests. 
Other Board members in attendance noted the following declarations: 
• s 47F
3.2  Audit & Risk Committee Charter 
Ms Mitchell and Mr Curtis provided an overview of this item, as set out in the paper, in 
particular noting the draft charter is an amalgam of the current Audit and Risk Charters, 
which are based on the model Audit charter provided by the Department of Finance, with 
Agency-specific requirements incorporated. 
The Committees discussed the draft charter and provided feedback to management 
regarding the sections of the charter that deal with commit ee membership restrictions and 
numbers, quorum, principles of at endance and conflict of interest. 
In relation to conflict of interest, the ANAO drew the Committees’ attention to a related 
recommendation arising in a recent performance audit. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
The Committee welcomed the Board Chair and CEO’s advice that conflict of interest 
arrangements have been significantly strengthened as a result of enhancements to the 
approach to Board member conflict of interest processes. 
Action 1: Board secretariat to amend the charter to reflect: 
• Consistent use “Audit & Risk Committee” throughout
• Consistent reference to PGPA Rule
• Delete repeated dot point at section 5
• Adjust “membership” to confirm that Board Chair cannot be a member (observer
only)
• Adjust attendance to confirm that the Committee determines attendees, in
consultation with CEO
• Adjust membership to minimum of 4, with quorum of 3
• Include reference to ‘performance statements’ in ANAO section
• Adjust Conflict of Interest section to reflect that, in rare occasions, members may not
be aware of a COI until they receive paper.
Resolution: The Committees endorsed the progression of the draft Audit and Risk 
Commit ee Charter to the Board subject to the requested amendments being incorporated. 
3.3 Committee meeting dates and forward agenda 
The Chair introduced the item, and provided an overview, noting the timing of proposed 
meetings may not align with ANAO audit responsibilities and requirements. 
Action 2: Board Secretariat to review proposed schedule against ANAO audit milestones and 
organise a meeting with the Chair and management to discuss any additional meeting 
requirements. 
The Committees noted the proposed dates and that there may be a requirement to hold out 
of session meetings to respond to ANAO audit reports. 
3.4  Minutes of the Audit & Risk Committee meetings held on 27 November 2023 & 
Minutes of the OOS Audit Committee meeting of 18 December 2023 
The Committees approved the minutes of the Audit Committee and Risk Commit ee 
meetings held on 27 November 2023 and the OOS Audit Commit ee minutes of 
18 December 2023. 
3.5  Matters arising 
The Committees noted the matters arising report for March 2024. 
4. Financial Reporting
4.1  Finance Activity Update
Mr Breitkreuz joined the meeting.
Mr Breitkreuz introduced the item and gave an overview of the key matters for the 
Commit ees’ consideration, as set out in the paper. 
The Committees discussed the Finance Activity Update in particular: 
• status and future arrangements for in-kind contributions in the context of proposed
scheme reforms, particularly foundational supports
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
• what can be learnt from reforms to other Commonwealth policy and service delivery
agencies
• changes to providing responses to the ANAO and the Committees’ visibility of any
delays.
Management and the ANAO confirmed there have been no delays in provision of information 
in relation to the current interim Audit. 
Action 3: Management to advise the Committees of any delays in responding to ANAO 
requests.  
The Committees noted the Finance Activity Update. 
Mr Breitkreuz left the meeting. 
5. Performance Reporting
5.1  Performance Activity Update
Mr Gif ord, Ms McKenzie & Mr McNaughton joined the meeting.
Mr Gifford and Mr Porter took the paper as read, noting the paper sets out the Agency’s 
performance measures and the current assessed measures. 
The Committees noted the Performance Activity Update. 
Mr Gif ord, Ms McKenzie & Mr McNaughton left the meeting. 
6. Risk Oversight and Management
6.1  Chief Risk Officer Report (Q2)
Ms Mitchell and Mr Sullivan provided an overview of the key matters for the Committees’ 
consideration, as set out in the paper, with particular reference to: 
• cyber security risks
• a small decrease in risks in tip offs in quarter 2
• the increase in operational risks as an expected result of the Agency organisational
restructure
s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
• emergency management and the establishment of the crisis coordination branch.
The Committees discussed the current status of legal work s 42 - legal professional privilege
 
 
Action 4: Management to provide clarification regarding the cohort term ‘children without 
plans’ in relation to the HWL Ebsworth data breach. 
Resolution: The Committees agreed that the Q2 CRO Report is an accurate account of 
NDIA risks and controls, and to remit relevant content to the next NDIA Board meeting. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
4 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
The Committees endorsed the proposed cyber security key risk indicators for Strategic Risk 
6 – Scheme Integrity for submission to the NDIA Board. 
Ms Falkingham and Ms Collins left the meeting. 
The Committees adjourned for lunch at 12:50pm and returned at 1:20pm.  Dr Fejo and 
Mr Sullivan rejoined the meeting at item 6.3. 
6.2  Legal Risk Report 
Ms Craswell left the meeting. 
s 42 - legal professional privilege
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ms Falkingham rejoined the meeting. 
Mr McGregor and Mr Swainson left the meeting. 
6.3  Integrity Update 
Mr Dardo joined the meeting. 
Mr Dardo introduced the item and provided an overview of key highlights set out in the 
paper.  
The Committees discussed the engagement with the sector on integrity issues, the 24-hour 
payment delay and the parameters for the use of cash within the Scheme, particularly in 
relation to self-management.  
The Committees noted the Integrity Update. 
Ms Collins rejoined the meeting.  
Mr Dardo left the meeting. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
5 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
7. Internal Control Framework
7.1  Audit Management Report
Ms Craswell rejoined the meeting.
Ms Mitchell introduced the item and provided an overview of the key mat ers for the 
Commit ees consideration, as set out in the paper. 
The Committees discussed the proposed Board Governance audit with the ANAO, in 
particular the approach to the audit, timing and previous Board Governance audits within the 
Commonwealth.  
The Committees discussed the action items from ANAO audits, internal audits and the 
Commonwealth Ombudsman and the role of the ANAO in tracking implementation of 
recommendations. The Commit ees were pleased to see the Agency is preparing a review of 
open audit items which will be provided to the new Audit and Risk Committee at a future 
meeting.  
The CEO advised the Commonwealth Ombudsman is pleased with the Agency’s 
implementation of Ombudsman recommendations and the Committees welcomed the 
opportunity to hear from the Ombudsman at a future meeting. 
Action 7: Board Secretariat to distribute links to previous ANAO Board Governance audits of 
Corporate Commonwealth Entities. 
Action 8: Mr Sullivan to engage with the Chair on the best format for the open audit items 
report. 
Action 9: Board Secretariat to liaise with new Audit and Risk Committee Chair and Office of 
the CEO regarding attendance of Commonwealth Ombudsman at future meeting. 
7.2  ANAO audit report on Management of Complaints by the NDIA 
Mr McGregor joined the meeting and provided an overview of the item, noting that overall, 
the audit report found the Agency’s practice of complaints management as highly effective. 
The Committees discussed best practice, which other organisations the NDIA should 
benchmark itself against and the Agency’s efforts to embed continuous improvement into our 
operating framework.  
The ANAO advised the Commit ees the ANAO encourages entities to respond to Audit 
report recommendations with the terminology agree or disagree, rather than agree in 
principle.  
Action 10: The Board secretariat to provide Dr Watt with previous Board papers regarding 
complaints. 
Action 11: Mr McGregor to update Agency response with feedback from the Committees. 
The Committees noted: 
- The ANAO proposed performance audit report on the Management of Complaints by
the NDIA.
- The NDIA wil  engage with the ANAO on editorial matters.
Resolution: The Committees endorsed the proposed response to the Acting Auditor-
General subject to amendments discussed.  
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
6 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Joint Audit & Risk Committee meeting of 14 March 2024 
8. External Audit Activity
8.1  ANAO Audit Activity Update
Ms Collins, Ms Gordon and Ms Craswell provided an overview of the key matters for the 
Commit ees awareness and consideration, as set out in the paper.  
Ms Craswell and Ms Collins advised the ANAO wil  be issuing a draft Annual Audit Plan 
which has been designed in light of the significant reforms occurring in response to the NDIS 
Review and the Disability Royal Commission. The ANAO welcomes advice on the draft Audit 
Plan with regard to the impact of reform work and the appropriateness of planned audits in 
the next 18 months. 
The Committees discussed the ANAO’s engagement with other agencies regarding AI. 
Action 12: ANAO to provide the date of the next Audit Committee Chairs forum to the Chair 
The Committees noted the ANAO Audit Activity Update. 
9. Other Business
10. Meeting close
The meeting closed at 3:01pm.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
7 

---

DOCUMENT 9
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes of Audit & Risk Committee 
Thursday 6 June 2024 
12.00pm – 4.00pm AEST – Dandenong / MS Teams 
Attendance 
Committee members 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Maryanne Diamond AO, Deputy Chair 
Ms Meredith Allan 
Mr Mark Darras 
Dr Denis Napthine AO 
Board members 
Mr Kurt Fearnley AO 
Dr Richard Fejo 
Management representatives 
Ms Rebecca Falkingham, CEO 
Mr Matthew Swainson, A/g DCEO Governance, Risk & Legal / Chief Counsel – all items 
except in camera 
Mr Samuel Porter, DCEO Enabling Services / COO – all items except in camera 
Mr Mark Sullivan, GM Audit & Risk Division – all items except in camera, 4.1, 4.2 
Mr Chris Breitkreuz, Chief Financial Officer – Items 4.1, 4.2, 4.3 & 4.4 
Mr David Gifford, Scheme Actuary – Items 5.1 & 6.5 
Ms Corri McKenzie, DCEO Service Design & Improvement – Item 5.1 
Mr Scott McNaughton, DCEO Service Delivery – Item 5.1 
Mr John Dardo, DCEO Integrity Transformation & Fraud Fusion Taskforce – Item 6.3 
Other attendees 
Dr Ian Watt AC, Specialist Advisor 
Ms Ilana Idrus, Director Board & Governance (Secretariat) – all items except in camera 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair 
Observers – all items except in camera 
Ms Lesa Craswell, A/g Group Executive Director, ANAO – all items except in camera 
Ms Alexandra Collins, Executive Director, Performance Audit Services Group, ANAO – all 
items except in camera 
Ms Prue Gordon, Senior Director, Performance Statements Audit Services Group, ANAO – 
all items except in camera 
Ms Sophie Capel, Director, ANAO 
Ms Rory Tredinnick, Performance Analyst, ANAO 
OFFICIAL: SENSITIVE 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
The Minutes are presented in the order that items were discussed. 
1.
Meeting open
1.1  Acknowledgement of Country 
On behalf of the Committee, the Chair acknowledged the Traditional Owners and 
Custodians of the Country throughout Australia, in particular the Bunurong people whose 
lands the Committee was meeting on in Dandenong. 
1.2  Chair’s welcome and open 
The Chair opened the meeting at 11:25am and welcomed members and management to the 
meeting. 
2.
In camera
2.1  In camera – Committee Members 
The Committee held an in camera session. 
Dr Fejo joined the meeting. 
Dr Watt joined the meeting. 
Mr Fearnley joined the meeting. 
Action 1: Board Secretariat to organise for the Chair, the CEO and Mr Swainson to meet with 
the ANAO to discuss historical findings in the second week of July. 
3.
Administration
Mr Porter and Mr Swainson joined the meeting. 
Ms Craswell, Ms Collins, Ms Gordon, Ms Capel and Ms Tredinnick joined the meeting. 
3.1  Declarations of material interests 
The Chair noted there were no updates to the members’ declarations of material interests. 
3.2  Minutes of the Audit & Risk Committee 
The Committee endorsed the minutes of the meetings of 14 March 2024 and 24 April 2024 
(Out of Session). 
3.3  Matters arising 
The Committee noted the matters arising report for June 2024, approving the closure of the 
items proposed to be closed. 
4.
Financial Reporting
4.1  Finance Activity Update 
Mr Breitkreuz joined the meeting. 
Mr Porter and Mr Breitkreuz introduced the paper and provided an overview of the key 
matters set out in the paper, in particular that the soft close process did not identify any 
particular concerns and noting the audit updates are also covered by item 7.1. 
The Committee noted the paper and confirmed the timeline for the preparation of the 
financial statements for the Committee and Board in the discussion of the hard close 
financial statements. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
4.2  Going Concern Assessment 
Mr Breitkreuz provided an overview of the paper noting the Agency does not propose to 
change the assessment for going concern for FY2023 -24. 
The Committee discussed the assessment and the reasoning underpinning the sensitivity 
analysis to reassure the Committee in accepting that no change in the assessment was 
necessary. 
4.3  Change to Accounting Standards 
Mr Breitkreuz introduced the paper and noted that there are no significant changes for the 
Agency as a result of the new accounting standards as the changes are already being 
implemented or do not apply to the Agency. 
The Committee discussed paper and sought clarification on the provisions regarding leases. 
Mr Sullivan joined the meeting. 
4.4  Hard Close Financial Statements 
s 47B - Cth-state relations; s 47C - deliberative process; s 47E(d) - operations of agency
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Committee clarified timing for the sign off of the financial statements. 
Ms Craswell clarified the role of the ANAO in financial statements which varied from what is 
set out in some parts of the paper. 
Action 2: Management to draft letter for the Board Chair to DSS raising the concern of the 
WA payment deficit. 
Mr Breitkreuz left the meeting. 
5.
Performance Reporting
5.1  Performance Activity Update 
Mr Gifford, Ms McKenzie and Mr McNaughton joined the meeting 
Mr Gifford introduced the paper and gave an overview of the Annual Performance 
Statements update as set out in the paper, noting the variances are consistent with the 
previous quarter. Mr McNaughton provided the Committee with an update on the 
performance against the Participant Service Guarantee (PSG) metrics. 
The Committee discussed the Service Delivery remediation work and its impact on the 
performance metrics and the duplication of the participant satisfaction metric in both 
programs. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Mr Gifford, Ms McKenzie and Mr McNaughton left the meeting. 
6.
Risk Oversight and Management
6.1  Chief Risk Officer Report (Q3) 
Mr Sullivan introduced the paper and gave an overview of the key insights set out for the 
Committee’s consideration, including the improvement in the risk profiles, the rebaselined 
risk register for 3P and the initial compliance assessment against the new Fraud and 
Corruption control framework and next steps to bring the Agency into compliance. 
The Committee discussed the reasons for the rebaselining of the 3P program, the activities 
to improve the agency’s approach to Conflict of Interest for staff and the timeline for the 
Agency to meet the new Fraud and Corruption Control Register. 
The Committee discussed Operation Royal, noting that affected participants had been 
notified and the matter came before the courts in relation to the individual charged. The 
Committee requested a more comprehensive report on Operation Royal at the next meeting. 
Resolution: 
The Committee agreed that the Q3 FY2023–24 Chief Risk Officer Report (Q3 CRO Report) 
is an accurate account of NDIA risks and controls, and to remit relevant content to the next 
NDIA Board meeting. 
Action 3: Mr Sullivan to provide more detailed brief on Operation Royal. 
6.2  Legal Risk Report 
Mr Swainson s 42 - legal professional privilege
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6.3  Integrity Update 
Mr Dardo joined the meeting 
Mr Dardo introduced the paper and gave an overview of the key matters for the Committee’s 
consideration including s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
4 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
6.4  Annual Strategic Risk Review FY 2024-25 
Mr Sullivan introduced the paper and gave an overview of the pathway for the Annual 
Strategic Risk Review and the key updates and changes proposed for Committee 
endorsement, as set out in the paper. 
The Committee discussed the place of the PACE rollout and cyber security in the Strategic 
Risk Review, noting that many entities now list cyber security as their highest risk. 
Mr Porter agreed it should be included in the strategic risks and undertook to work with Mr 
Sullivan to incorporate cyber security into the strategic risks. 
The Committee sought further information about the types of scenario testing the Agency 
undertakes and information on the Agency’s Cyber Security Insurance. 
The Committee asked about the change to participant goals and management confirmed 
that the risk review reflected the revised portfolio budget statement. 
Ms Creswell noted the ANAO is starting to see regular reporting to Boards regarding cyber 
security and noted shared some information with the Committee regarding questions for 
board to ask about Cyber Security. 
The Committee did not endorse the Annual Strategic Risk Review and asked management 
to bring the paper back out of session. 
Action 7: Management to confirm the Agency’s cyber security insurance cover. 
Action 8: Mr Porter to bring a paper to Board or Committee about cyber security. 
Action 9: Mr Sullivan to redraft the strategic risks to include cyber security and resubmit to 
Board. 
6.5  Removal of Risk Margin on the Participant Plan Provision 
Mr Gifford rejoined the meeting. 
Mr Gifford introduced the paper and gave an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration as set out in the paper noting the Agency has received advice 
from the Australian Government Actuary supporting the removal of the Participant Plan 
Revision. 
The Committee discussed the paper noting it should be supported and sought advice from 
the ANAO representatives regarding their position on the paper. Ms Craswell noted that the 
OFFICIAL: SENSITIVE 
5 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
paper was fairly comprehensive and has not raised any concerns but further work was 
required and the ANAO will confirm its position in the next few weeks. 
Resolution: The Committee endorsed the change in the approach for the calculation of 
Participant Plan Provision to cease adding a risk margin, for consideration by the Board, 
subject to endorsement from the ANAO. 
Mr Gifford left the meeting. 
7.
Internal Audit Control Framework
7.1  Audit Management Report 
Mr Sullivan introduced the paper and gave an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration including activities underway as part of the ANAO performance 
audits, revised internal approach to meet timeframes to requests from the ANAO and the 
current status of audits from the Internal Audit plan. 
The Committee noted their familiarity with many of the items discussed in the report from 
previous meetings and sough an update on the recruitment for a new internal auditor. Mr 
Swainson confirmed that the recruitment is expected to go to market imminently. 
Ms Collins clarified processes related to requests from the ANAO. The CEO and the 
Committee acknowledged the work of Mr Sullivan and the Audit and Risk Branch in the 
midst of the current enormous reform agenda underway. 
8.
External Audit Activity
8.1  ANAO Audit Activity Report 
Ms Craswell, Ms Collins and Ms Gordon introduced the paper and gave an overview of the 
status of the financial statements and performance statements audit activity, current and 
future performance audit outlining the approach to the upcoming payment claims compliance 
audit and noted that the ANAO is finalising the Interim Controls Report for Parliament. 
The Committee noted the ANAO Audit Activity update. 
9.
Meeting Close
9.1  Other Business
The Chair noted he will not be at the Darwin Board meeting and the Deputy Chair will give 
the update to Board. 
The Committee noted that they had significant conversations regarding the audit findings 
and activity during the in camera session and are pursuing the results of these discussions 
outside of the Committee. 
The Committee sought confirmation that the Board will receive further updates on the status 
of the PACE rollout and management confirmed that PACE is a standing item on the Board 
agenda. 
The Committee also noted the work being undertaken by Ernst & Young (EY) in regard to 
audit recommendations and activities. The Chair and Deputy Chair noted they met with EY 
and that the detailed reports will come to the Committee. The Chair and Deputy Chair will 
continue to meet with EY and the internal auditor before each Audit and Risk meeting. 
The Chair closed the meeting at 3.25pm. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
6 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
9.2  Next meeting 
The next Committee meeting will be held on Thursday 4 September 2024. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
7 

---

DOCUMENT 10
OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes of the Out of Session resolution of the NDIA Audit and Risk 
Committee 
12 June 2024 
Members: 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Maryanne Diamond AO, Deputy Chair 
Ms Meredith Allan  
Mr Mark Darras 
Dr Denis Napthine AO 
On 12 June 2024, a paper for decision was circulated to NDIA Audit and Risk Committee 
Members. 
The paper sought the Audit and Risk Committee’s endorsement of the proposed Strategic 
Risk and Mitigation Strategies for FY2024–25 for submission to the NDIA Board for approval, 
and publication in the NDIA Corporate Plan 2024–2028. 
By the end of 17 June 2024, the majority of Audit and Risk Committee members had voted in 
favour of the resolution of the paper.  
Resolved: 
The Audit and Risk Committee endorsed the proposed Strategic Risk and Mitigation 
Strategies for FY2024–25 for submission to the NDIA Board for approval, and publication in 
the NDIA Corporate Plan 2024–2028. 
OFFICIAL 

---

DOCUMENT 11
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Meeting of Audit & Risk Committee 
Minutes 
24 April 2024 (out of session) 
10:00am – 10:45am AEST 
Virtual (MS Teams) 
Attendance 
Committee members: 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Maryanne Diamond AO, Deputy Chair 
Ms Meredith Al an  
Mr Mark Darras 
Dr Denis Napthine AO 
Board members: 
Mr Kurt Fearnley AO 
Dr Richard Fejo 
Ms Estelle Pearson 
Dr Peta Seaton AM 
Apologies: 
Nil 
Management representatives: 
Ms Rebecca Falkingham, Chief Executive Officer 
Mr Ajay Satyan PSM, A/g DCEO Enabling Services / Chief Operating Of icer 
Mr Matthew Swainson, A/g DCEO Governance, Risk & Legal 
Mr Mark Sullivan, GM Risk, Audit and Resilience Division & Chief Risk Of icer 
Other attendees: 
Dr Ian Watt AC, Specialist Advisor (Non-Board Member) 
Mr Matt Curtis, BM Ecosystem Reform & Governance (Secretariat) 
The Minutes are presented in the order that items were discussed. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – Audit & Risk Committee 24 April 2024 
Minutes 
1. Meeting open
1.1  Chair’s welcome and apologies
The Chair opened the meeting at 10.05am and welcomed members and management to the 
meeting. 
On behalf of the Committee, the Chair acknowledged the Traditional Owners and 
Custodians of the Country throughout Australia, in particular the Bundjalung people on 
whose lands the Chair was meeting on in Northern New South Wales. 
The Chair provided an update on activities since the last meeting, in particular: 
• The Chair had a positive meeting with the acting Auditor-General, Ms Rona Mellor
PSM, and acting Deputy Auditor-General, Ms Carla Jago, in late March. The
discussion centring on the current Board governance audit, accessibility and the
mutual desire to continue to strengthen the relationship.
• The Agency met with the ANAO to provide a briefing on accessibility.
• The Chief Internal Auditor, Mr Geoff Campbell, resigned on 19 April 2024 with
immediate effect. Ms Analyn Vasquez wil  act as the Chief Internal Auditor pending
permanent recruitment.
The Committee discussed the ANAO audit of Board governance and noted that the ANAO 
will be observing the May Board meeting in Townsvil e. Mr Fearnley noted that he is meeting 
with the acting Auditor-General on 7 May 2024. 
2. ANAO proposed audit report on Compliance with corporate credit card
requirements in the NDIA
Mr Swainson introduced the paper and apologised for the lateness of the paper, noting the 
requirement to liaise with Services Australia on recommendation 4.  
Mr Sullivan outlined the audit scope, including the extension to include the shared services 
travel arrangements given the limited number of credit cards in the Agency. Mr Sullivan 
explained the Agency’s response to the 9 recommendations and approach to collaborating 
with Services Australia on joint recommendations. 
The Committee discussed the audit report and the proposed response, the Agency’s risk 
register and the current work underway to update the risk management framework.  
Overall, the Commit ee found proposed audit report, and the Agency’s response to the 
report, to be measured and appropriate.  
Mr Sullivan undertook to ensure outstanding matters in the draft report have been actioned. 
The Committee also noted the Management of Complaints by the NDIA Audit report had 
been tabled in parliament. 
Resolution: 
The Committee noted the ANAO proposed performance audit report on the Compliance with 
corporate credit card requirements in the NDIA. 
The Committee endorsed the proposed response to the Acting Auditor-General for 
submission to the NDIA Board Chair. 
The Committee noted the NDIA wil  engage with the ANAO on editorial matters. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – Audit & Risk Committee 24 April 2024 
3. Meeting Close
The Chair closed the meeting at 10.49am.
3.1  Next meeting
The next Committee meeting will be held on 6 June 2024.
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
3 

---

DOCUMENT 12
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Audit Committee meeting of 12 September 2023 
Meeting of Audit Committee 
Minutes 
12 September 2023 
3.00pm – 5.00pm (AEST) – online 
Attendance 
Committee members: 
Mr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Meredith Allan 
Ms Maryanne Diamond AO  
Dr Denis Napthine AO  
Ms Estelle Pearson 
Board members: 
Mr Kurt Fearnley AO 
Dr Richard Fejo 
Ms Leah van Poppel 
Dr Peta Seaton AM 
Management representatives: 
Ms Rebecca Falkingham, Chief Executive Officer 
Ms Debbie Mitchell PSM, DCEO, Governance, Risk & Integrity 
Mr Samuel Porter, Chief Operating Officer 
Mr Garth O’Brien, A/g DCEO Service Design & Improvement – Item 4.2  
Mr David Gifford, Scheme Actuary – Item 5 
Other attendees: 
Mr Mark Sullivan, Chief Risk Officer 
Mr Chris Breitkreuz, Chief Financial Officer – Item 4.1  
Mr Geoff Campbell, Chief Internal Auditor 
Ms Clair Callaghan, BM Strategic Coordination 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair 
Mr Matthew Curtis, BM Governance & Royal Commissions (Secretariat) 
Mr Joshua Campbell – BM Financial Control - Item 4.1 
Ms Sally Bond, Executive Director, ANAO – Item 6 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – Audit Committee meeting of 12 September 2023 
Ms Alexandra Collins, Executive Director, ANAO – Item 6 
Mr Saminda Maddumahewa, Executive Director, ANAO – Item 6 
Apologies: 
Nil  
The Minutes are presented in order that items were discussed in the meeting. 
1.
Meeting open
1.1  Chair’s welcome, Acknowledgment of Country and apologies 
The Chair welcomed attendees to the meeting and provided an Acknowledgment of Country. 
1.2  Declarations of material interests 
The Chair noted there were no updates to the Committee members’ declarations of material 
interests. 
3. Administration
3.1  Minutes of the meeting held on 24 May 2023 
The Committee approved the minutes of the meeting held on 24 May 2023. 
3.2  Matters arising 
The Committee noted the matters arising report for September 2023, approving the closure 
of the 3 items proposed to be closed. 
2. In-camera
The Committee held an in-camera discussion for elements of item 4.1. 
4. Finance Activity
4.1  Draft Annual Financial Statements  
Mr Breitkruez and Mr Campbell joined the meeting. 
Mr Porter introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration, as outlined in the paper, noting: 
• the Annual Financial Statements were prepared in accordance with all relevant
statutory requirements
• the ANAO is prepared to sign-off on the Annual Financial Statements on an
unqualified basis
• the Financial Statements were prepared on a going concern basis
• the ANAO had raised two new draft findings.
The Committee held an in-camera discussion about the two new draft ANAO findings. 
The Committee asked management to provide further information about the draft ANAO 
finding regarding delegate decisions.  
Action 1: Management to provide a briefing to the Audit Committee on the draft ANAO 
finding regarding delegate decisions.  
The Committee discussed the detail of the Annual Financial Statements, with Mr Breitkruez 
and Mr Campbell answering technical questions about the reported figures, methodology 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – Audit Committee meeting of 12 September 2023 
and presentation of the statements. Mr Gifford joined the meeting as part of this discussion 
to respond to a related question on Participant Plan Provision.  
The Committee provided feedback in relation to two elements of the Financial Statements, to 
be amended prior to submission to the Board, in particular the supplier costs (page 54) and 
exceptionally Complex Support Needs program (page 66).  Mr Porter undertook to make 
those adjustments.  
Action 2. Management to amend the Annual Financial Statements (pages 54 and 66) in line 
with the Committee’s feedback and provide an updated version for Board consideration.  
Resolution: The Committee recommended the Agency’s 2022-23 Financial Statements to 
the Board for signing, as amended. 
Mr Breitkreuz, Mr Campbell and Mr Gifford left the meeting. 
4.2 Draft Annual Performance Statements 
Mr O’Brien joined the meeting.  
Mr O’Brien introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration, as set out in the paper.  
The Committee discussed the draft Annual Performance Statements, in particular the 
interpretation of the definitions (“achieved” and “partially achieved”), and opportunities to 
reflect broader Scheme achievements in the performance statements, noting the 10-year 
anniversary of the Scheme.   
The Committee noted that the broader impacts of the Scheme would be referred to in the 
Annual Report narrative.  
The Committee noted that management would make some minor adjustments to ensure the 
language used in the Performance Statements is consistent. 
Resolution: The Committee agreed they are satisfied with the performance measure 
systems and procedures, and recommended the NDIA Annual Performance Statements for 
2022-23 be presented to the Board for approval and to be signed by the Chair on behalf of 
the Board.  
Mr O’Brien left the meeting. 
5. Participant Plan Provision
Mr Gifford re-joined the meeting. 
Mr Gifford introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration, as set out in the paper.  
Mr Gifford responded to technical questions from the Committee about the figures reported 
in the attachments to the paper, specifically why certain figures had been carried forward.  
Resolution: The Committee endorsed the Participant Plan Provision analysis for 
consideration by the Board. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – Audit Committee meeting of 12 September 2023 
6.
External Assurance Activity
6.1  ANAO Audit Activity Report  
6.2  ANAO Closing Letter 
Ms Bond, Ms Collins and Mr Maddumahewa joined the meeting. 
Ms Bond provided an overview of the ANAO Audit Activity report noting the Financial 
Statements audit is in draft pending comments from management, with ANAO expecting to 
issue an unqualified audit opinion. The Committee noted that the ANAO Closing Letter will 
be signed on Friday, 15 September 2023 and finalised on Monday, 18 September 2023.  
Ms Bond gave an overview of the two new draft Category C findings. 
In response to a question from the Committee, Ms Bond advised that PACE was audited 
given the roll-out was initially intended to be implemented in Financial Year 2022-23, and the 
ANAO had expected to audit as a major new system.  
Ms Bond advised that the NDIA’s Performance Statements will be audited for 2023-24. As a 
result, new auditors will be appointed to manage both the Annual Performance Statements 
and the Annual Financial Statements. An introduction will be facilitated at a future Audit 
Committee meeting.  
The Committee discussed the audit of the effectiveness of NDIA management daily supports 
and proposed reviewing the progress of the 15 recommendations as a future agenda item 
for the Committee.   
Ms Bond, Ms Collins and Mr Maddumahewa left the meeting. 
7.
Internal Audit activity
7.1  Internal Audit Management Report 
Ms Mitchell introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Committee’s consideration, as set out in the paper. 
The Committee discussed the Internal Audit Charter and Audit Plan, and noted Ms Mitchel ’s 
advice that management would rationalise the Audit Plan and bring it back to the next 
Committee meeting.  
Action 3: Management to resubmit the Internal Audit Plan to the Audit Committee at its next 
meeting.  
Resolution: The Committee approved updates to the Internal Audit Charter. 
7.2  Update on outstanding PACE related issues 
Ms Mitchell introduced the paper, and provided a brief overview, highlighting service delivery 
issues related to mental health training and the Participant Service Guarantee.   
The Audit Committee noted the papers as presented. 
8.
Meeting close
The meeting closed at 5.00 pm.  
The next meeting will be held on 27 November 2023. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
4 

---

DOCUMENT 13
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Audit Committee meeting of 27 November 2023 
Meeting of Audit Committee 
Minutes 
27 November 2023 
12.00pm – 2.00pm (AEDT) 
121 Henry Street, Penrith, NSW / Teams
Attendance 
Committee members: 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Meredith Al an 
Ms Maryanne Diamond AO 
Dr Denis Napthine AO 
Ms Estelle Pearson 
Board members: 
Mr Kurt Fearnley AO 
Dr Richard Fejo 
Ms Leah van Poppel 
Dr Peta Seaton AM 
Management representatives: 
Ms Rebecca Falkingham, Chief Executive Officer 
Ms Debbie Mitchell PSM, DCEO, Governance, Risk & Integrity 
Mr Samuel Porter, Chief Operating Of icer 
Mr Mark Sullivan, Chief Risk Officer 
Other attendees: 
Mr Chris Breitkreuz, Chief Financial Officer – Item 3 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair 
Mr Matthew Curtis, BM Governance & Royal Commissions (Secretariat) 
Ms Alexandra Collins, Executive Director, Performance Audit Services Group, ANAO 
Ms Lesa Craswell, A/g Group Executive Director, ANAO 
Ms Catherine Pauli, Senior Director, Performance Statements Audit Services Group, ANAO. 
Apologies: 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

---

---

---

---

DOCUMENT 14
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Out of session resolution of the Audit Committee 
18 December 2023 
Committee members: 
Dr Graeme Innes AM, Chair 
Ms Meredith Allan 
Ms Maryanne Diamond AO  
Dr Denis Napthine AO  
Ms Estelle Pearson 
On 18 December 2023, a paper for decision was circulated to Audit Committee members via 
email. 
The paper sought the Audit Committee’s approval to engage Dr Ian Watt AC as an external 
specialist advisor for a 2-year period to support the Committee with certain audit-related 
functions. 
By the end of 22 December 2023, the below named Audit Committee members had voted 
via email in favour of the resolution of the paper. 
-
Dr Graeme Innes
-
Ms Meredith Allan
-
Ms Maryanne Diamond
-
Dr Denis Napthine.
Resolved: 
The Audit Committee approved the appointment of Dr Ian Watt AC for an initial 2-year period 
commencing February 2024, to support the Committee with certain audit-related functions. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair – all items except in-camera 
Ms Lesa Craswell, A/g Group Executive Director, ANAO – all items except in camera 
Ms Alexandra Collins, Executive Director, Performance Audit Services Group, ANAO – items 
6.3 - 10 
Ms Prue Gordon, Senior Director, Performance Statements Audit Services Group, ANAO – 
all items except in camera 
The Minutes are presented in the order that items were discussed. A quorum consists 
of 3 Committee members. A quorum was reached for all decisions made at this 
meeting. 
1. Meeting open
1.1  Chair’s welcome, Acknowledgement of Country and apologies
The Chair opened the meeting at 9.00am and welcomed Members and NDIA management 
representatives to the meeting. 
On behalf of the Commit ee, the Chair acknowledged the Traditional Owners and 
Custodians of the Country throughout Australia, in particular Tweed Heads, NSW that is the 
Ngandowal and Minyungbal people of the Bundjalung Country.  
The Committee acknowledged Dr Watts appointment to the NDIA Board and noted that his 
attendance at today's meeting was as a Board member not as specialist advisor to the 
Committee. 
The Chair noted that Mr Fearnley was attending for part of the meeting, while Mr Turner 
would attend as observer to brief Mr Fearnley afterwards. 
2. In camera
2.1  In camera – Committee Members
The Committee held an in camera session, with Mr Porter present from 9:13am until 9:31am.
Action 1: Board Secretariat to schedule the September 2025 Audit and Risk Committee for a 
full day with members attendance required in person. 
3. Administration
3.1  Declarations of material interests
s 47F - personal privacy
 
   
 
 
 
 
  
 
  
OFFICIAL: SENSITIVE 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 47F - personal privacy
 
 
 
The Chair noted all declarations. 
3.2  Minutes of the Audit & Risk Committee 
The Committee endorsed the minutes of the meeting of 6 June 2024 Audit & Risk 
Commit ee Meeting & Out of Session resolution of 12 June 2024 meeting. 
3.3  Matters arising 
The Committee noted the Matters Arising and Ongoing report which identifies matters to be 
closed at the meeting and open matters, and agreed to close the matters proposed to be 
closed. 
4. Financial Reporting
4.1  Financial Statements
ANAO representatives re-joined the meeting at 9.36am.
Mr McNaughton, Mr Satyan, Mr Campbell, Mr Breitkreuz and Ms Papadopoulos joined the 
meeting. Mr Dardo and Mr Gif ord joined during the item. 
Mr Porter introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Commit ee’s consideration as outlined in the paper, noting the ANAO were stil  considering 
their position on the statements and had not yet provided their Closing Letter to the Agency. 
Ms Craswell confirmed that the ANAO intend to provide the Closing Letter to the Agency in 
the week ending 6 September 2024. 
Mr Swainson provided an overview of the legal position of the NDIA's scheme debt 
disclosure, noting a paper regarding NDIA Debt Management wil  be presented to the Board 
in September 2024. The Commit ee discussed issues surrounding the unquantifiable 
contingent liability and the ANAOs concerns.  
Mr Breitkreuz and Mr Campbell responded to questions regarding the sign off process for 
the Financial Statements, s 47B - Cth-state relations; s 47C - deliberative process; s 47E(d) - operations of agency 
 
The Committee discussed the ANAO's material clearance of the key figures in the financial 
statements noted at point 3.14 of the paper. Ms Craswell confirmed that the items noted at 
item 3.14 of the paper had now been materially cleared, with the exception of scheme debt 
as a provision vs contingent liability. 
The Committee discussed the current open Audit Findings and ANAO materiality threshold. 
Action 2: Mr Breitkreuz to review in-kind wording in the financial statements notes to more 
clearly explain the movement between Gains and Revenue in relation to in-kind. 
Action 3: Mr Dardo and Ms Papadopoulos to review the wording of the payment error 
disclosures in the financial statements and look to incorporate the wording from Audit and 
Risk Committee around positive errors that are not picked up by the current methodology, 
and also incorporate the mention of a future review of methodology to be undertaken. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Action 4: Mr Breitkreuz to confirm the date the lodgement of the Financial Statements is 
required to be submitted to the Department of Finance. 
Action 5: Mr Campbell to draft an out of session paper with inputs on some of the new 
findings from the relevant business areas once the closing letter is received from ANAO. 
Action 6: Secretariat to arrange an out of session meeting of the Audit and Risk Committee 
to consider the Financial Statements. 
Resolution: 
The Commit ee noted the NDIA’s 2023-24 Financial Statements, with a further out of session 
meeting to occur to endorse the Financial Statements for progression to the NDIA Board for 
approval and signing once the ANAO Closing Letter is received. 
Mr Satyan, Mr Campbell, Mr Breitkreuz and Ms Papadopoulos left the meeting. 
4.2  Participant Plan Provision & Residential Aged Care Payable 
Mr Gif ord introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Commit ee’s consideration as outlined in the paper. 
The Committee discussed the Participant Plan Provision, including the reasons for applying 
the provision and how it is calculated. The Committee also discussed the Residential Aged 
Care (RAC) cross-bil ing arrangements for participants. 
Resolution: 
The Audit Commit ee endorsed the Participant Plan Provision analysis for consideration by 
the Board. 
Mr McNaughton left the meeting. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
4 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
5. Performance Reporting
5.1  Performance Activity Update (including draft 2023-24 Performance Statements)
Mr Gif ord introduced the item and gave an overview of the Agency's performance in  
2023-24. Mr Gif ord confirmed the Agency achieved 9 of their targets, 4 were partly achieved 
and 5 were not achieved. 
Mr Gif ord noted that minor changes were required to the Statements prior to progression to 
the Board on 19 September 2024. 
The Committee discussed the ANAO's Interim Management Letter for the Annual 
Performance Statements audit, noting to date the Agency were yet to receive the ANAO's 
Closing Letter for the 2023-24 Performance Statements. 
The Committee also discussed the new Performance Measures in the 2024-25 Corporate 
Plan, which better reflect the Agency's performance. The Commit ee considered whether the 
Statement of Preparation in the Agency's 2023-24 Performance Statements should be 
updated to note the new Performance Measures and whether it should note that the 
Performance Statements are being audited by the ANAO for the first time. 
Action 7: Management to review the language used in the Statement of Preparation in the 
2023-24 Performance Statements, considering the new Performance Measures in the 2024-
25 Corporate Plan and the fact they better reflect the Agency's performance. Management to 
also consider the requirements of the Public Governance, Performance and Accountability 
Act 2013 (PGPA Act) and rules and requirements and policies in which the Board Chair is 
required to sign off. 
Resolution: 
The Committee agreed, subject to managements consideration of the requested 
amendments, to advise the NDIA Board that the annual performance statements accurately 
present the performance of the NDIA in the reporting period and comply with subsection 
39(2) of the Public Governance, Performance and Accountability Act 2013 and section 16F 
of the Public Governance, Performance and Accountability Rule 2014.  
The Committee recommends that the Chair of the Board sign the statement of preparation. 
Mr Fearnley and Mr Gifford left the meeting. 
6. Risk Oversight and Management
6.1  Chief Risk Officer Report (Q4 2023–24)
Mr Swainson and Mr Fisher introduced the item, advising the Committee of the upgrading of 
Strategic Risk 6 (SR6) from high to critical. The Chair requested that the Minister should be 
informed of the upgrading of SR6. 
The Committee discussed the use of consultants for assurance work and independency. 
The Committee discussed the Risk Management Architecture, with ANAO representatives 
making a request for a number of amendments to be made. 
Action 8: Mr Fisher to amend the following in the Risk Management Architecture: 
1  Remove reference to ‘ANAO management’, to be replaced with ‘ANAO Coordination’ 
consistent with functional name. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
5 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
2  Reference to the ANAO within the framework section of Architecture is to be 
removed, as they do not form part of the Agency’s assurance framework. 
Resolution: 
The Committee: 
1  Agreed that the Q4 FY2023–24 Chief Risk Officer Report (Q4 CRO Report) is an 
accurate account of NDIA risks and controls, and to remit relevant content to the next 
NDIA Board meeting on 19 September 2024. 
2  Noted the updated Risk Management Architecture for presentation at the next NDIA 
Board meeting.  
3  Discussed and endorsed the draft Risk Management Declaration 2023–24 for 
submission to the next NDIA Board meeting, subject to the requested amendments 
to the document as referenced by the ANAO. 
6.2  Strategic Risk Settings 2024-25 
Mr Fisher introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Commit ee’s consideration as outlined in the paper. 
The Committee discussed the new Strategic Risk Appetite value statement (as per 
Attachment C of the paper), reflecting that it provides greater accountability and visibility and 
is reflective of the growing maturity of the Agency. 
The Committee requested that management consider, and if possible, advise which of the 
Strategic Risk Mitigation Strategies are likely to be the main drivers for achievement of the 3-
year Horizon rating. 
Action 9: Management consider, and if possible, advise which of the Strategic Risk 
Mitigation Strategies are likely to be the main drivers for achievement of the 3-year Horizon 
rating. 
Resolution: 
The Committee endorsed the Strategic Risk settings for FY2024–25 and the draft NDIA Risk 
Appetite Statement 2024–25 for presentation to the NDIA Board. 
6.3  Legal Risk Report 
Ms Collins joined the meeting. 
Mr Swainson s 42 - legal professional privilege
 
 
 
 
 
 
   
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
6 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 42 - legal professional privilege
 
 
 
6.4  Integrity Update 
Mr Dardo joined the meeting and introduced the item, giving a detailed overview of the 
Integrity Program.  
s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
   
 
Action 11: Mr Dardo to arrange a briefing for Dr Watt on the Integrity work being undertaken. 
Mr Dardo left the meeting. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
7 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
7. Internal Audit Control Framework
7.1  Audit Management Report
Mr McNaughton, Ms McKay and Ms Vaquez joined the meeting.
Mr Swainson introduced the paper, advising the Commit ee of the new format for the internal 
audit report is intended to give management and the Commit ee bet er visibility of status of 
the audit program and ANAO recommendations. 
The Chair noted that he and Ms Diamond wil  meet with the internal auditor and Ernst and 
Young prior to each Audit and Risk Commit ee meeting. The Chair also advised the 
committee that the selection for new Chief Internal Auditor is ongoing. 
Mr Fisher gave an overview of the key points outlined in the Audit Management Report and 
advised the Committee that the team would present the proposed changes to the reporting 
and governance framework at the November 2024 Audit and Risk Commit ee meeting. 
Action 12: Management to present the revised Audit operating model (inclusive of new 
resources and functions) and related governance arrangements at the November 2024 Audit 
and Risk Committee meeting. 
Resolution: 
The Audit and Risk Committee discussed the update on internal and external audit activities 
and overdue issues and endorsed the endorsed the draft 2024–25 to 2026–27 Internal Audit 
Plan, draft Internal Audit Charter and the new Audit Status Report.  
Ms McKay and Ms Vaquez left the meeting. 
7.2  Detailed briefing on Operation Royal 
Mr Fisher introduced the item and provided an overview of the key matters for the 
Commit ee’s consideration as outlined in the paper. Mr Fisher noted the Operation Royal 
investigation remains ongoing and is due before the Federal Court week commencing 9 
September 2024. 
The Committee discussed the security measures and access controls put in place to prevent 
staff inappropriately accessing participant information. 
Action 13: Management to provide a summary of operational enhancements post Operation 
Royal to be presented at November 2024 Audit and Risk Committee meeting (covering staff 
communications, ICT uplift , access provisioning, insider threat function, data breach 
protocols, etc.) 
Mr McNaughton left the meeting. 
8. External Audit Activity
8.1  ANAO Audit Activity Report
Ms Craswell, introduced the item and gave an overview of the status of the Financial 
Statements and Performance Statements Audits. Ms Craswell advised that the Financial 
Statements Audit is close to finalisation and the Performance Statements Audit is 
progressing as expected. 
The Committee discussed the progress of the Board Governance and Payment Claims 
Compliance Audits. Ms Collins noted that both audits are progressing well and engagement 
from the business area has been helpful. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
8 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
The Committee agreed that the Fraud enquiries from the ANAO would be addressed in 
camera with a formal response to the question to be submitted back to the ANAO by Friday 
6 September.  
9. Other Business
The Chair noted the commitment of staff and management to gather all the material for 
today's meeting. The Chair thanked Commit ee members and observers for their questions 
and constructive engagement with the papers. 
Action 14: Ms McKenzie to provide a briefing on PACE for Dr Watt regarding issues put to 
Board and progress to date. 
10. Meeting Close
The Chair called the meeting to a close and the Commit ee held an in-camera session with 
Mr Porter present from 1:28pm. 
Resolution: The Committee endorsed proposed responses to the ANAO fraud enquiries be 
provided to the ANAO in writing by COB 6 September 2024. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
9 

---

DOCUMENT 16
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Risk Committee meeting of 14 September 2023 
Meeting of Risk Committee 
Minutes 
14 September 2023 
11:30am – 1:30pm (AEST) 
111 Macquarie Street, Hobart Tasmania 
Attendance 
Committee members: 
Ms Maryanne Diamond AO, Chair 
Mr Kurt Fearnley AO 
Ms Meredith Al an  
Dr Denis Napthine AO 
Board members: 
Ms Estelle Pearson 
Dr Peta Seaton 
Dr Richard Fejo 
Ms Leah van Poppel  
Management representatives: 
Ms Rebecca Falkingham, Chief Executive Officer 
Ms Debbie Mitchell PSM, DCEO Governance, Risk & Integrity 
Mr John Dardo, Chief Transformation Officer (item 4.4) 
Mr Garth O’Brien, A/g DCEO Service Design and Improvement (item 4.5) 
Other attendees: 
Mr Mark Sullivan, Chief Risk Officer 
Mr Matthew Swainson, Chief Counsel Legal (item 4.3) 
Mr Matthew Curtis, BM Governance & Royal Commissions (Secretariat) 
Ms Claire Callaghan, BM Strategic Coordination 
Mr Mick Turner, EO to Board Chair 
Apologies: 
Nil 
The Minutes are presented in order that items were discussed in the meeting. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 14 September 2023 
1. Meeting open
1.1 
Chair’s welcome, Acknowledgment of Country and apologies
The Chair welcomed everyone to the meeting, provided an Acknowledgement of Country, 
and noted there were no apologies. 
1.2 
Declaration of material interests 
The Chair noted there were no updates to the members’ declarations of material interests. 
2. In-camera
The Chair conferred with the Committee and confirmed that no in-camera session was 
required. 
3. Administration
3.1 
Minutes of the 24 May 2023 meeting
The Committee approved the minutes of the meeting held on 24 May 2023.
3.2 
Matters arising
The Committee noted the matters arising report for September, approving the closure of the 
item proposed to be closed. 
4. Matters for discussion and decision
4.1 
Chief Risk Officer Report
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Commit ee’s 
consideration, as set out in the paper, noting: 
• the Agency was seeking the Commit ee’s endorsement of the Risk Management
Declaration, to be submit ed to the Board for decision on 15 September 2023, and
• the Fraud and Corruption Control Plan had previously been tabled and approved by
in November 2022. The ANAO has subsequently requested approval of the Board.
The plan had been re-submitted to the Commit ee for endorsement prior to
consideration by the Board.
The Committee noted that no material findings had been identified by internal audit as part of 
the preparation of the Risk Management Declaration.  The Commit ee discussed the 4 
improvement opportunities identified in the self-assessment and noted Mr Sullivan’s advice 
that the deterioration of notifications to the NDIS Commission relates to the level of 
information provided and that improvement action was underway.  
The Committee discussed the Fraud and Corruption Control Plan and noted typographic 
errors in section 1.2.1. Management undertook to correct the errors in the final document 
before its progress to Board.  
Action 1: Management to correct the errors noted in the Fraud and Corruption Control Plan 
before it progresses to Board.  
s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
  
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 14 September 2023 
Action 2: Ms Kitsa Papadopoulos, GM Fraud Fusion Taskforce, to attend the next 
Committee meeting to present on Agency activities in fraud space and impacts on 
participants.  
The Committee discussed the risk-related impacts arising from ANAO audits, as well as the 
Disability Royal Commission and NDIS Review reports, and linkage to the Risk Commit ee 
workplan. Ms Falkingham noted that the Agency would map the Agency’s broader program 
of work and how it aligns with the Board and each Committee. This wil  be done as part of 
the usual forward planning. 
The Committee also discussed business continuity planning, including the structure and 
allocation of resources.  
Mr Sullivan provided an overview of an open fraud matter currently before the courts.  
The Committee requested high-level detail of fraud matters, particularly the percentage of 
non-compliance, be included in future papers.  
Action 3: Management to provide further detail on fraud cases in future papers.  
Resolution:  
•  The Risk Commit ee endorsed the 2022-23 Risk Management Declaration for 
submission to the Board for endorsement. 
•  The Risk Commit ee endorsed the Fraud and Corruption Control Plan and specific 
fraud and corruption risk consequence categories for inclusion in the NDIA Risk 
Rating Matrix, for submission to the Board for endorsement, with required edits to 
section 1.2.1. 
4.2 
Risk Management Strategy 
Ms Falkingham introduced the item and gave an overview of the key mat ers for the 
Commit ee’s consideration, as set out in the paper, including an update on the HWLE Data 
Breach. Ms Falkingham emphasized the Agency’s commitment that communication with 
participants is supportive and does not exacerbate any harm caused by the incident.  
The Committee and management discussed learnings of the incident and how these might 
inform the Agency’s response to future events. The Committee noted the update from Mr 
Sullivan on the Barkley Tableland fires in the Northern Territory, in particular that two NDIA 
staff were on the ground supporting participants. Ms Falkingham advised that she had 
spoken with the staff, who were deeply commit ed to supporting the community. Ms 
Falkingham noted that 2023-24 was expected to be one of the worst fire seasons, and that 
the Agency was making preparations.  
The Committee, on behalf of the Board, passed on its well wishes and gratitude to the staff 
assisting the fire response.  
Action 4: Management to pass on the Board’s gratitude and well wishes to the two NDIA 
staff members assisting the Barkley Tableland fires.  
4.3 
Chief Counsel Report 
Mr Swainson s 42 - legal professional privilege
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
 
3 

---

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 14 September 2023 
of Local Area Coordinators. Mr O’Brien clarified that some of the matters reported as PACE 
roll-out issues by the Providers were un-related policy or process changes.  
The Committee noted that it would prefer more time for provider visits in future and 
suggested that a visit to the NCC would be helpful.  
Mr O’Brien left the meeting. 
Action 5: Board Secretariat to include a visit to the NCC on the forward Board calendar. 
5. Meeting close
The Committee requested that the attachments to papers include the agenda item number in 
future Commit ee documents.  
Action 6: Board Secretariat to ensure that all papers are correctly labelled with a 
corresponding agenda item number.  
The meeting closed at 1.28 pm. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
5 

---

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 27 November 2023 
The Minutes are presented in order that items were discussed in the meeting. 
1. Meeting open
1.1  Chair’s welcome, Acknowledgment of Country and apologies
The Chair welcomed everyone to the meeting, provided an Acknowledgement of Country, 
and noted there were no apologies. 
1.2  Declaration of material interests 
The Chair noted there were no updates to the members’ declarations of material interests. 
2. In-camera
The Chair conferred with the Committee and confirmed that no in-camera session was 
required. 
3. Administration
3.1  Minutes of the 14 September 2023 meeting
The Committee approved the minutes of the meeting held on 14 September 2023.
3.2  Matters arising
The Committee noted the matters arising report for November 2023, approving the closure 
of the items proposed to be closed. 
4. Matters for discussion and decision
4.1  Chief Risk Officer (CRO) Report
Ms van Poppel joined the meeting.
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Commit ee’s 
consideration, as set out in the paper. 
The Committee discussed the CRO Report in detail, in particular: 
• results of the 2023 Comcover Benchmarking survey and consequential
enhancements to the Risk Management framework.
• enhanced focus emergency management resourcing and operations to be delivered
as part of the Agency’s new structure.
• feedback loop for tip off referrals.
• deferral of the sunsetting date for the NDIS Risk Management Rules to 1 October
2025.
Resolution: 
The Risk Commit ee agreed that the Q1 CRO Report is an accurate account of NDIA risks 
and controls, and to remit relevant content to the next meeting of the NDIA Board. 
The Risk Commit ee noted the 2023 Comcover Benchmarking Survey results. 
The Risk Commit ee noted the deferral of the sunsetting of the NDIS – Risk Management 
Rules 2013. 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
2 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 27 November 2023 
The Risk Commit ee noted the NDIA Integrity Maturity Self-Assessment Survey Evaluation. 
4.2  Review of the Risk Management Strategy  
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Commit ee’s 
consideration, as set out in the paper.  
The Committee discussed the Risk Management Strategy in detail, with particular reference 
to the broader strategic environment and impact of recommendations arising from the 
Disability Royal Commission and NDIS Review.   
The Committee noted that Risk Management Strategy would continue to be closely 
monitored as part the annual legislative requirement and that, if approved by the Commit ee, 
the Strategy will progress to the Disability Reform Ministerial Council in early 2024.  
Resolution: 
The Risk Committee endorsed the NDIA Risk Management Strategy for consideration by the 
Board.  
4.3  Strategic Risk Settings for FY2023-24 
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Commit ee’s 
consideration, as set out in the paper.  
Mr Sullivan noted that the Risk Settings and associated architecture focus on lead risk 
indicators that foreshadow risk degradation.  
The Committee discussed the Strategic Risk Settings for FY2023-24 including tailored risk 
appetite statements, Key Risk Indicators (KRIs) and Current/Target risk ratings in the context 
of the Disability Royal Commission and NDIS Review findings and recommendations, 
Agency reporting, and the interplay between risk and the Agency Strategy. 
Resolution: 
The Risk Commit ee endorsed the Strategic Risk Settings for FY2023-24. 
4.4  Chief Counsel and General Counsel Report 
Mr McGregor joined the meeting.  
Mr McGregor s 42 - legal professional privilege
 
 
 
     
  
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
3 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Risk Committee of 27 November 2023 
s 42 - legal professional privilege
 
 
 
 
 
 
 
  
Mr McGregor left the meeting.  
4.5  Fraud and Risk Update  
Mr Dardo and Ms Papadopoulos joined the meeting. Ms Falkingham left the meeting.  
Mr Dardo s 47C deliberative process; s 47E(d) operations of agency
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      
  
4.6  Operation Royal 
Ms Mitchell provided a detailed briefing on Operational Royal, including the background and 
current status of the operation.  
The Committee discussed the impact on affected participants and timeline of for notification.  
The Committee noted that a further update would be provided at the Board Meeting 
scheduled for the following day (28 November 2023).  
5.  Meeting close 
5.1  Next Meeting 
The meeting closed at 11.32 am AEDT.  
The Committee noted the next meeting wil  be held on 14 March 2024 (online). 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
 
4 

---

DOCUMENT 18
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Meeting of NDIA Board 
Minutes 
9 May 2024  
8:00am – 2:00pm AEST 
235-259 Stanley Street, Townsville / Teams
s 22 - irrelevant matter  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.
Council and Committee matters
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
4.3. Out of Session Minutes of the Audit and Risk Committee meeting of 24 April 2024 
Chair of the Audit and Risk Committee, Dr Innes, provided the Board with a summary of a 
recent meeting with the Acting Deputy Auditor-General, and the out of session meeting of 
the Committee on 24 April 2024. 
The Chair noted the significant work of management in strengthening the relationship with 
the Australian National Audit Office (ANAO). 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes – NDIA Board of 9 May 2024 
Action 12: Board Secretariat to include meeting with Auditor-General in induction for future 
Board and Audit Chairs (to be imbedded in updated Board Charter).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
7 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

DOCUMENT 19
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Board meeting of 15 September 2023  
Meeting of NDIA Board 
Minutes 
15 September 2023
8:00am – 2:30pm (AEST) 
NDIA office, 111 Macquarie Street, Hobart Tasmania and online 
s 22
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
6.2.1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
3 
Fraud and Corruption Risk and Control Updates 
Mr Sullivan joined the meeting. 
Ms Mitchell introduced the item and provided an overview of key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper, noting that Risk Committee had examined the report 
in detail at its meeting of 14 September 2023. Ms Mitchell confirmed requested changes to 
the Fraud and Corruption Control Plan had been made following the Risk Committee 
meeting. 
s 22 - irrelevant matter
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
4 
Committee Updates 
4.1 
Audit Committee  
On behalf of the Chair of the Audit Committee, Dr Napthine provided a summary of the key 
matters arising from the Committee’s meeting on 12 September 2023 and noted the 
endorsement of the Financial Statements for consideration by the Board. 
4.2 
Risk Committee 
Ms Diamond provided a summary of the key matters arising from the Committee’s meeting 
on 14 September 2023 and noted the endorsement of the Risk Management Declaration 
and other risk papers for consideration by the Board. 
 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
6 
3P / PACE Update 
6.1 
3P / PACE Update 
Mr O'Brien introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper, noting: 
• the Risk Committee discussions of 14 September 2023 on current risks settings.
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
6.2.4 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
  
8 
Annual Report 
8.1 
Financial Statements  
Mr Gifford, Mr Breitkreuz and Mr Campbell joined the meeting. 
Mr Gifford introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper, noting the Financial Statements: 
• have been prepared on a going concern basis
• were discussed in detail at the Audit Committee meeting of 12 September 2023
• include the participant plan provision, and
• were reviewed and signed by Ms Falkingham as CEO and Mr Breitkreuz as CFO.
The Board discussed the Financial Statements, including advice from the Audit Committee 
about the appropriateness of the Financial Statements. 
Resolution: The Board endorsed the Agency’s 2022-23 financial statements and authorised 
the Board Chair to sign on behalf of the Board. 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
  
8.3 
Annual Report and Performance Statements   
Mr O’Brien rejoined the meeting. Mrs McKenna Kerr rejoined the meeting. 
Mr O’Brien introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper, noting that it had been discussed in detail at the Risk 
Committee meeting of 14 September 2023. 
The Board discussed the Annual Report and Performance statements, including the advice 
of the Risk Committee on the appropriateness of the Performance Statements. The Board 
discussed the performance measures and noted they are framed around the legislated 
Participant Service Guarantee metrics.  
s 22 - irrelevant matter
 
   
 
 
 
 
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
s 22 - irrelevant matter
 
12 
Risk Management Declaration 
Ms Mitchell introduced the paper and gave an overview of the key matters for Board 
consideration, including:  
• the outcome of the annual self-assessment of compliance with the Risk Management
Rules, and subsequent review by the ANAO, and
• the detailed discussion at Risk Committee on 14 September 2023.
Ms Diamond noted that the Risk Committee had approved the Risk Management 
Declaration on 14 September 2023, for consideration and endorsement of the Board. 
The Board discussed the key elements of the paper. 
Resolution: The Board approved the Risk Management Declaration 2022-23 and authorised 
the Board and Risk Committee Chairs to sign the Declaration. 
 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
  
  
 
 
 
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
   
 
 
 
 
  
 
  
 
  
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
 
  
 
 
 
  
 
 
 
 

---

DOCUMENT 20
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Board meeting of 28 November 2023  
Meeting of NDIA Board 
Minutes 
28 November 2023
9:00am – 3:00pm (AEDT) 
121 Henry Street, Penrith / Teams 
s 22
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
  
  
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
 s 22 - irrelevant matter  
 
  
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
  
 
 
 
 
  
 
 
 

---

OFFICIAL: SENSITIVE 
 s 22 - irrelevant matter  
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
  
 
 
  
 
  
 
  
 
 
 
  
 
 
 
 
 
  
 
  
 
 
  
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
  
 
 
 
 
  
 
 
 
  
  
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
  
 
 
 
 
  
 
  
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
6 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
  
 
 
  
 
 
  
 
 
 
 
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
 
  
 
  
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
15.1 Audit Committee 
Chair of the Audit Committee, Mr Innes, provided a brief update, noting that Board members 
had all been present at the Audit Committee meeting the previous day. 
15.2 Risk Committee 
Chair of the Risk Committee, Ms Diamond, provided a brief verbal overview of the Risk 
Committee meeting of 27 November 2023, noting several Committee-related matters for 
decision would follow during the Board meeting. 
s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
17. Annual Review of NDIA Risk Management Strategy
Mr Sullivan joined the meeting. 
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper. 
The Board noted the substantive discussion on this item was had at the Risk Committee 
meeting the day prior, with a majority of Board members present.   
Resolution: 
The Board endorsed the proposed new NDIA Risk Management Strategy for submission to 
the Ministerial Council. 
18. Strategic Risk Settings for FY 2024-24
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper. 
The Board noted the substantive discussion on this item was had at the Risk Committee 
meeting the day prior, with a majority of Board members present.  
Resolution: 
The NDIA Board approved the Strategic Risk Settings for FY2023-24, including tailored risk 
appetite statements, Key Risk Indicators against mitigation strategies and associated targets 
and Current / Target risk ratings. 
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter
 
 
 
19. Chief Risk Office (CRO) Report
Mr Sullivan introduced the item and gave an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper. 
The Board briefly discussed the key elements of the CRO Report, noting the substantive 
discussion on this item was had at the Risk Committee meeting the day prior, with a majority 
of Board members present. 
s 22 - irrelevant matter
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

DOCUMENT 21
 OFFICIAL: SENSITIVE 
The contents of this document are OFFICIAL: SENSITIVE 
Meeting of NDIA Board 
Minutes 
27 March 2024 
9.00am – 2.15pm AEDT 
MS Teams 
s 22
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL: SENSITIVE 
Minutes 
1 

---

s 22 - irrelevant matter 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
  
 
  
  
 
 
 

---

s 22 - irrelevant matter 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.4. Board Committee update 
Ms Mitchell introduced the item and provided an overview of the key matters for the Board’s 
consideration, as set out in the paper. In particular, Ms Mitchell highlighted the statutory 
requirements and good governance principles relevant to the Board’s review of the 
committee structure and membership, the changes made to the Audit and Risk Committee 
Charter since it was reviewed at the joint Audit and Risk Committees on 14 March 2024, and 
the steps taken by the Agency to update the Board’s Skills Matrix.  
The Board discussed the new committee structure and mix of skil s within the current Board 
membership.  The Board noted that, although the current mix of skil s and experience is 
sufficient and relevant to the Agency’s functions, the vacant Board member role may benefit 
from a candidate with financial/accounting expertise, to further strengthen the experience 
brought by the newly appointed specialist advisor, Dr Ian Watt AC, to the Audit and Risk 
Committees.  
The Board undertook to provide the Board secretariat with any further information that 
should be included on the skil s matrix, including the information that Board members would 
provide to the Audit committee if they were to become members. 
Resolution: 
The Board considered the skil s and experience of members and agreed to the proposed 
membership of Board Committees (as set out in paragraph 4.5 of the paper). 
The Board endorsed the Audit & Risk Committee Charter. 
s 22 - irrelevant matter
 
  
4. Council and Committee matters
s 22 - irrelevant matter
 
   
   
 
 
 

---

---

---

---

s 22 - irrelevant matter 
 
 
 
     
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
    
  
 
  
 
   
 
 
 
 
 
 
 

---