Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NCI WHS Review Terms of Reference'.


Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
Jonathan Church ill 
Chief Operating Officer 
 
Office of the Chief Operating Officer 
xxx@xxx.xxx.xx 
 
www.anu.edu.au 
 
 
 
19 November 2025  
 
Sam Smith 
Via Email:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
FOI 202400158 – Notification of decision on Internal Review  
 
Dear Sam,  
On 2 December 2024, the Australian National University (the University) received your request seeking 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the Act). 
On 18 December 2024, the University sought an extension of time to process your request under s15AA of 
the Act. You agreed to this extension via return email on 19 December 2024, giving a new decision date of 31 
January 2025. 
 
Scope of Request 
The scope of your request was as follows:  
“Copies of engagement letters and terms of reference for the investigation into WHS concerns of the 
National Computational Infrastructure (NCI) conducted by Ashurst. 
Date range for the documents being requested is February 2024 to June 2024.” 
On 29 January 2025 you were sent notice of the decision in relation to your request, which was to partially 
release the one document within scope with redactions under sections 47E(d) and 47F of the Act.  
 
Request for Internal Review 
On 27 February 2025 you sought Internal Review (“IR”) of the primary decision. 
In your request for IR you stated: 
“I am writing to request an internal review of Australian National University's handling of my FOI 
request 'NCI WHS Review Terms of Reference' on the following grounds: 
−  Claims that the information hasn’t been publicly released, isn’t “well known”, and “is not 
available from public sources” are false, for example documents released by the ANU entirely 
unredacted available at  
https://www.righttoknow.org.au/request/correspondence_to_prof_nugent_re#incoming-39452 
−  I also note that at least one individual mentioned in the same document, Dr Sean Smith, is no 
longer mentioned as the Director of NCI, and his own LinkedIn page says his employment at ANU 
and NCI concluded in December 2024. Surely this would contradict the belief that redacted 
information mentioning him could cause disruption if disclosed. 
−  Claims that the investigation is ongoing, despite the redacted document being written in March 
2024, and asking for the investigation to conclude 1 month later- either it has concluded, in 
Chancelry Building, 10 East Rd 
Acton ACT 2601 Australia 
 
TEQSA Provider ID: PRV12002 (Australian University)  
CRICOS Provider Code: 00120C 

Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
 
which case there is no issue, or the ANU has taken over 8 months to conduct said investigation 
in which case there’s a public interest case in knowing the ANU has issues handling WH&S issues 
in a timely manner. 
−  The decision maker’s suggestion that the disclosure could also have a substantial adverse effect 
on the ANU’s ability to engage with similar firms in future is a bit far-fetched considering this is a 
document produced by the ANU, prior to an initial meeting and not a product of said firm. It is 
also unbelievable that any reputable firm would be unaware of ANU’s FOI obligations in relation 
to any engagement with the ANU. 
−  The decision maker has also made the weak argument that “release of conditionally exempt 
material could reasonably be expected to prejudice the University’s ability to effectively manage 
its personnel by publicly releasing specific details of investigations” in spite of the fact that it has 
had over 9 months, or longer if you consider above mentioned document on righttoknow.org.au 
that the ANU was aware of issues as early as April 2022. 
−  There is also argument that release could impact the ANU’s ability to “manage issues of the 
same or similar nature in future”. I imagine the impact of people being aware that the ANU 
investigates issues it becomes aware of is only a positive one, and therefore not grounds for 
exemption. 
The above points cover claims of conditional exemptions under section 47E(c),47E(d), and 47F.” 
 
Authority to Make Decision 
I am an officer authorised under section 23 of the Act to make decisions in respect of requests for internal 
review of FOI requests.  
 
Relevant material  
I have taken into account the following: 
−  The terms of your request 
−  Documentation relevant to your request 
−  Your request for internal review 
−  Advice from University staff with responsibility for matters relating to the documents to which you 
sought access 
−  The FOI Act 1982 (Cth) (“the Act”) 
−  Guidelines published by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) under section 
93A of the Act (the FOI Guidelines) 
−  Relevant Court, Tribunal and OAIC decisions.  
 
Internal Review Decision  
Having considered the document in its entirety, I consider the document is exempt under s. 42 and 
conditionally exempt under s. 47E (c) and 47F and the public interest does not support its release.  
My reasons follow. 
 
Section 42 – Legal Professional Privilege 
Section 42 covers documents subject to legal professional privilege (“LPP”) 
To attract LPP for a document: 
−  There must be a legal advisor/client relationship; 
−  The document must have been created for the dominant purpose of obtaining legal advice; 
−  The advice to be given must be independent; and 
−  The advice to be given must be confidential. 
I am satisfied the document meets the above requirements as: 
−  The document is a brief from the University to a private law firm; 
The Australian National University 
2 

Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
 
−  The document was created to provide instructions to the law firm to provide legal advice. I note 
from Federal Court authority that “legal advice” is not limited to advice about the law, but includes 
most incidents of a lawyer’s work, except work that is purely commercial or public relations; 
−  The private law firm was independent of the University; and 
−  The brief required confidentiality on the part of the law firm. 
I note that s. 42 is an exemption section, and no further consideration of the public interest is necessary. 
On that basis I consider the document is exempt in its entirety. However, I consider that the University 
waived those parts of the document released to you under the original decision. 
In addition, I have reconsidered the application of s. 47E(c) and s. 47F.  
 
Section 47E(c)  
This section conditionally exempts material disclosure of which would have a substantial adverse effect on 
the management of assessment of personnel by the Commonwealth or by an agency. 
The information covered by this exemption in the original decision consisted of material potentially 
disclosing workplace issues, which was collated to enable the law firm to conduct an investigation.  
I consider it essential to effectively manage staff that they have a way of confidentially raising workplace 
issues. If these expectations of confidentiality are not fulfilled it would have a negative effect on staff 
members raising employment issues in future and to ensuring confidentiality is maintained over workplace 
allegations into the future. A failure to do so will result in workplace difficulties, including maintaining 
working relationships. 
While I note some material relating to potential workplace issues was in the public domain as you have 
stated, I do not consider that the mere existence of concerns means the specific material in the documents is 
well known.  
I have considered and agree with the public interest analysis set out under paragraph 4.2 of the original 
decision.  
 
Section 47F  
This section conditionally exempts material that would amount to an unreasonable disclosure of personal 
information.  
The information exempted under this section includes allegations that have been made but not investigated 
or proved against named persons. I consider it would be unreasonable to release this material, as release of 
it is likely to cause detriment and stress to the persons concerned. I consider the risk extends to the future, 
even if the person has left the University.  
As such I consider this material is conditionally exempt from disclosure under s. 47F of the Act. 
 
Public Interest 
Section 11A (5) provides that access to a conditionally exempt document must be given unless access to that 
document would, at the time, be contrary to the public interest.  
In considering the public interest, I have also considered, as required by s. 11B (1) the public interest to:  
(a)  promote the objects of this Act; 
(b)  inform debate on a matter of public importance;  
(c)  promote effective oversight of public expenditure; 
as well as any other relevant matters. 
The Australian National University 
3 

Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
 
I note the release of the information, may, to some degree, promote the objects of the Act in releasing 
information held by the University. 
However, I have identified the following factors against disclosure: 
s. 47E(c) 
−  The release of the information is likely to impact on the University’s management of employees. 
−  Release of information about employee complaints would discourage employees from making such 
complaints in the future 
S. 47F 
−  The disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F (1) of the 
FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of those individuals' right to 
privacy.  
−  The personal information which is conditionally exempt under section 47F (1) is not well known to 
the public generally.  
−  Disclosure of information under the FOI Act must be considered to be a disclosure to the world at 
large and not just to you as the applicant. 
−  The University is committed to complying with its obligations under the Privacy Act 1988, which sets 
out standards and obligations that regulate how the University must handle and manage personal 
information. It is firmly in the public interest that the University uphold the rights of individuals to 
their own privacy and meets its obligations under the Privacy Act 1988. I consider that this factor 
weighs heavily against disclosure of the personal information contained within the document. 
Taking all these matters into consideration, on balance, I am of the view the public interest does not favour 
the release of the material.  
 
Irrelevant Matters 
I have also had regard to section 11B (4) of the Act which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
−  Access to the documents could result in embarrassment to the Commonwealth  
−  Government or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government. 
−  Access to the documents could result in any person misinterpreting or misunderstanding the 
documents. 
−  The authors of the documents were (or are) of high seniority in the agency to which the request for 
access to the documents was made; and 
−  Access to the documents could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this review decision. 
 
 
The Australian National University 
4 


Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
 
 
Summary 
On reviewing the original decision, I have decided: 
The relevant document, except the parts that have previously been released, are exempt under s. 
42 of the Act; and  
The parts of the document that were previously conditionally exempted under sections 42E(c) and 
47F are conditionally exempt under those sections and the public interest does not support their 
release.  
Your review rights are outlined on the following page. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Jonathan Churchill 
Chief Operating Officer 
 
 
The Australian National University 
5 

Docusign Envelope ID: E6B585FE-EEE8-4FD9-BA39-223790FBBFB5
 
Your review rights 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply to the Australian Information Commissioner for review. 
An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 60 days of the 
date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
online: https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_10 
email: xxxxx@xxxx.xxx.xx  
post: 
GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/.  
 
FOI Complaints 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we could have 
done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our response, you can make 
a complaint to the Australian Information Commissioner. A complaint to the Information Commissioner must 
be made in writing. Complaints can be lodged in one of the following ways: 
online: https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICCA_1 
email: xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post: GPO Box 5218 Sydney 2001 
More information about complaints is available on the Office of the Australian Information Commissioner at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/. 
If you are not sure whether to lodge an Information Commissioner review or an Information Commissioner 
complaint, the Office of the Australian Information Commissioner has more information at: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/. 
   
 
 
 
 
The Australian National University 
6 

Document Outline