FOI Reference: LEX 12061 
File Reference: 25/6991  
April 2025 
 
 
 
 
Glenn Hamiltonshire 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Glenn Hamiltonshire   
   
RE: Freedom of Information Request 
 
I refer to your request received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the 
department) for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI 
Act). 
 
I am writing to provide you with a decision about your request. 
 
Your request 
 
On 14 February 2025, you made the fol owing request: 
 
(a) Al  correspondence between the DFAT and the Australian Government entities in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
(b) notes, summaries or records of discussions between the DFAT Secretary and 
former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
(c) Any submissions sent by the DFAT to the Foreign Minister or the Trade Minister in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
(d) Any submissions sent by the Foreign Minister or the Trade Minister to the DFAT in 
relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 January 2010. 
 
On 13 March 2025, the department notified you of our to intention to refuse to process 
your request on the grounds that doing so would substantially and unreasonably divert 
resources of the agency from its other operations. You were invited to revise the request in 
order that it may be processed. 
 
On 24 March 2025, you revised your scope to: 
 
(a) any correspondents sent by the DFAT to the Foreign Minister, Trade Minister, or 
Prime Minister since in relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 
January 2015. 
(b) Any correspondents sent by the Foreign Minister, Trade Minister, or Prime 
minister to the DFAT in relation to former Australian Ambassador John Lander since 1 
January 2015. 
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 

---

 
 
 
On 25 March 2025, the department requested a 30-calendar day extension of time to 
process your request (section 15AA of the FOI Act). 
 
On the same day, you consented to the extension of time. The department subsequently 
notified the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) of the extension of 
time in accordance with our reporting obligations. 
 
Decision 
 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests and have been appointed as the decision-maker on your request. 
 
Thorough searches conducted by People Operations Branch and Cyber Operations Branch 
found no documents matching the description of the documents you requested.   
 
In accordance with section 24A(1) of the FOI Act, your request for access to documents is 
refused as all reasonable steps have been taken to find the documents and I am satisfied 
that the documents do not exist. 
 
Sections of the FOI Act referenced in my decision letter can be found online at 
www.legislation.gov.au.   
 
Review rights   
 
Information about your review rights is set out in the Attachment for your reference. 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this decision please contact the Freedom of 
Information Section by email: xxx@xxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Joe McNamara 
A/g Director 
Freedom of Information Section

---

 
REVIEW AND COMPLAINT OPTIONS 
Further information on applying for an IC 
 
review is available on Office of the 
If you consider the department made the 
Australian Information Commissioner's 
wrong decision, please request a review. 
(OAIC) website. 
 
 
If you are dissatisfied with the way your 
Third party review rights 
request was processed, please make a 
 
complaint. 
Third parties who were consulted by the 
 
department are entitled to seek an 
REVIEW 
internal review of the department's 
How to seek a review of this decision 
decision to grant access to a document. 
 
 
Internal review by the department 
Further information about third party 
 
review rights is available on OAIC's 
You may apply for internal review of the 
website. 
decision (section 54 of the FOI Act). The 
 
internal review application must be made 
You may also apply for an external review 
within 30 calendar days from the day you 
by the IC (section 54L of the FOI Act). To 
receive this notice. Where possible, please 
do this, you must make your application 
attach reasons why you believe review of 
within 30 calendar days from the day you 
the decision is necessary. 
receive this notice.  
 
 
A new decision maker, who was not 
COMPLAINT 
involved in the initial decision, will review 
How to make a complaint about process 
your request, and make a new decision 
 
within 30 calendar days.  
Complaint to the department   
 
 
Any request for internal review should be 
If you wish to make a complaint about 
directed via email to xxx@xxxx.xxx.xx or 
how your FOI request was processed by 
addressed to:   
the department, we welcome you sending 
  
an email with the details of your 
Freedom of Information Section  
complaint to the department in the first 
Department of Foreign Affairs and 
instance via xxx@xxxx.xxx.xx. 
Trade  
 
R G Casey Building  
Complaint to the IC 
John McEwen Crescent  
 
Barton ACT 0221  
You may also make a complaint to the IC 
  
about the Department's actions in relation 
External review by the Information 
to this decision (section 70 of the FOI 
Commissioner (IC) 
Act). 
 
  
You may apply to the Australian 
Further information about how to make a 
Information Commissioner to review this 
complaint is available on OAIC's website. 
decision (section 54L of the FOI Act). To 
 
do this, you must contact the IC within 60 
calendar days from the day you receive 
 
this notice.  
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 

---