Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Reported Indigenous Participation Plans/Levels against Indigenous Mandatory Minimum Requirements For Companies/Prime Contractors for AGSVA's External Vetting Panel'.




OFFICIAL 
 
 
 
Notice of Decision 
 
REQUEST BY:  CLF 
REFERENCE: 
FOI/2425/062 
Freedom of Information Act 1982 
 
Dear CLF, 
Freedom of information request ref. FOI/2425/062 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about access to documents that you requested from the 
National Indigenous Australians Agency (NIAA) under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
2.  I am an officer authorised by the NIAA’s Chief Executive Officer under section 23(1) of the FOI Act to make 
decisions in relation to FOI requests. 
Summary  
Description 
Total 
Number of documents that fall within the scope of your request 
1 
Number of documents to be released to you in full 
0 
Number of documents to be released to you in part 
1 
Number of documents exempt from release in full 
0 
Time frames  
3.  On 7 March 2025, you requested access to the following: 
“[D]ocuments relating to the reported Indigenous participation levels for prime contractors on the AGSVA 
External Vetting Panel, specifically: 
All Indigenous Participation Plans submitted by prime contractors to NIAA as part of compliance with the 
Indigenous Procurement Policy (IPP) and Mandatory Minimum Requirements (MMRs) under the AGSVA 
External Vetting Panel contract. Relating to Standing Offer Notice View - SON4076897 on Austender, and 
specifically for entites supplied on this notice being; 
 
NIAA | Freedom of Information 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
 
 
 
Barrington Corporate Risk Pty Limited 
ABN: 54 101 991 584 
Cogent Business Solutions Pty Ltd 
ABN: 44 076 633 200 
Connect3i Pty Ltd 
ABN: 39 621 200 637 
Ernst & Young 
ABN: 75 288 172 749 
Mitchell Personnel Solutions Pty Ltd 
ABN: 53 118 343 801 
Omni Executive Pty Ltd 
ABN: 31 160 925 413 
Sirras Consultants Pty Ltd 
ABN: 68 619 212 234 
Staff Check Pty Limited 
ABN: 99 107 014 942 
Quarterly, annual, or final compliance reports submitted by prime contractors to NIAA detailing their actual 
Indigenous participation levels post-award. 
Any communication between NIAA and AGSVA regarding changes to Indigenous participation reporting for 
this contract. 
Any directives, memos, or policy guidance issued by NIAA to prime contractors or AGSVA regarding Indigenous 
participation obligations for this contract. 
I seek this information to assess compliance with Commonwealth procurement regulations and the Indigenous 
Procurement Policy (IPP).” 
4.  On 12 March 2025, the NIAA acknowledged your request and sought confirmation that NIAA staff names and 
contact details not in the SES, and personal details of all Commonwealth staff (such as signatures and direct 
phone numbers) were not relevant to your request. The same day, you agreed this information was not 
relevant to your request.  
5.  On 31 March 2025, you were advised of a requirement to consult with third parties under sections 27 and 
27A of the FOI Act. 
6.  On 9 April 2025, you were notified of a requirement to pay a charge in respect of your request for access to 
documents. You agreed to that charge and we received your deposit of $15.80 on 14 March 2025. 
7.  A decision in relation to your request is due on 12 May 2025. 
  
NIAA | Freedom of Information | Notice of Decision 
2 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
 
 
 
Document searches 
8.  The NIAA has undertaken searches of relevant agency document management systems for documents within 
the scope of your request. 
9.  Specifically, NIAA advisers with subject-matter knowledge performed comprehensive searches of relevant 
systems using key words and the date range provided by you (as set out in paragraph 3 of this notice) for 
submitted reports. From this information, the document falling within the scope of your request was created 
pursuant to section 17(1) of the FOI Act. 
Material taken into account 
10. I have taken the following material into account in making my decision: 
•  the terms of your request  
•  the acknowledgement sent to you  
•  document searches undertaken by NIAA advisers 
•  the content of the documents identified as within scope of your request 
•  consultation with affected third parties 
•  consultation with other Government agencies 
•  consultation with NIAA advisers 
•  the FOI Act, and 
•  Guidelines made by the Australian Information Commissioner under section 93A of the FOI Act (FOI 
Guidelines). 
Decision 
11. I have identified one document which I consider to be within the scope of your request, being a document 
created under section 17(1) of the FOI Act. I have decided to grant access to the document in part, with 
deletions of material on the basis of one specific exemption.  
12. I have also decided to refuse part of your request on the basis the documents you requested access to could 
not be found (section 24A(1)(b)(i) of the FOI Act) or do not exist (section 24(1)(b)(ii) of the FOI Act).  
13. Your rights to seek review under the FOI Act or submit a complaint are set out in Attachment A to this notice. 
14. The Schedule of Documents at Attachment B sets out brief information about each document within the 
scope of your request and the decision made on each document. 
15. The Statement of Reasons at Attachment C sets out the reasons for my decision to refuse access to part of 
the document, as well as information about searches we carried out to locate documents within the scope of 
your request.  
  
NIAA | Freedom of Information | Notice of Decision 
3 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
 
 
 
Charges  
16. The balance of any charges due, if not already settled, must be paid before access can be provided. 
17. The preliminary estimate of charges associated with processing your FOI request was $150.80. This amount 
includes the first five hours of decision making at no cost. In accordance with Regulation 10 of the Freedom of 
Information (Charges) Regulations 2019 (Charges Regulations), I have calculated the charges that can be 
imposed for processing your request.  
18. In this case, as I am not providing access to the documents in full, the charges that can be imposed with 
respect to the documents I have decided to release to you is $163.00. 
19. I consider the charge of $150.80 to be a fair and accurate reflection of the time taken to process your request. 
On this basis, I have decided to waive the remaining amount to pay ($12.20) and fixed the charge at $150.80 
under Regulation 9 of the Charges Regulations.  
20. I have set out the breakdown of charges at Annexure A.  
Paying the outstanding charges 
21. As you have already paid the deposit amount of $15.80, you are required to pay the balance of $135.00 
before the documents I have decided to grant access to can be released to you. 
22. Payment is to be made by Electronic Funds Transfer to the following account: 
Account Name: NIAA Official Departmental Account 
BSB: 092-009 
Account: 14737-5 
Reference: FOI/2425/062 
Please reference FOI/2425/062 in all forms of payment to ensure it is allocated to your matter 
IMPORTANT: Please ensure you advise the FOI Team via email xxx@xxxx.xxx.xx once you have made 
payment.  
23. Following payment of the outstanding charge $135.00 and expiration of third party review rights, the NIAA 
will provide you with the documents I have decided to grant access to. 
24. If you do not pay the balance of the charges within 60 days, your FOI request will be taken to have been 
withdrawn. 
25. Please note the deposit already paid by you is not refundable (section 12(3) of the Charges Regulations). 
26. I have set out the breakdown of charges at Annexure A.  
Access to documents 
27. Following payment of the outstanding charge the requested documents will be provided to your nominated 
email address.  
  
NIAA | Freedom of Information | Notice of Decision 
4 
OFFICIAL 


OFFICIAL 
 
 
 
 
Questions about this decision 
28. If you have any questions about this notice or NIAA’s FOI process, please contact the NIAA’s FOI Coordinator 
at: 
Email:  
xxx@xxxx.xxx.xx 
Post:  
Freedom of Information Coordinator 
 
 
National Indigenous Australians Agency 
 
 
GPO Box 2191  
Canberra ACT 2601 
 
Yours sincerely 
 
Shane Dexter 
Branch Manager 
Business and Economic Policy Branch 
2 May 2025 
 
  
NIAA | Freedom of Information | Notice of Decision 
5 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
 
 
 
Annexure A – Notice of Final Charges – FOI/2425/062 
Documents  
Documents 
Total 
Number of relevant documents 
1 
Number of pages 
1 
Percentage of pages to disclose in full 
0 
Percentage of pages requiring redaction 
1 
Search and retrieval processing charges 
Task 
Time 
Cost @ $15/hr 
Search and retrieval of relevant electronic and physical files  
6:00 
90.00 
Search and retrieval subtotal (A) 
6:00 
90.00 
Decision making processing charges 
Task 
Time 
Cost @ $20/hr 
Examination of documents 
0.03 
1.00 
Redacting pages that are partially disclosed 
0.01 
0.33 
Consultation with third parties  
5:00 
100.00 
Preparation of notice of access decision (Statement of Reasons) 
3.30 
70.00 
Preparation of schedule of documents  
0.05 
1.67 
Decision making subtotal (before deduction of 5 free hours) 
8.39 
173.00 
Decision making subtotal (after deduction of 5 free hours) (B) 
3.39 
73.00 
 
Total and outstanding amount  
Final Processing Charges 
Total 
Total (A) + (B) 
$163.00 
Less deposit paid ($15.80) 
$147.20 
Less amount waived ($12.20) 
$135.00 
Amount to be paid 
$135.00 
 
  
NIAA | Freedom of Information | Notice of Decision 
6 
OFFICIAL