Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'communication using email NationalAutismStrategySecretariat at dss.gov.au'.


 
 
 
Bob Buckley 
A4 Co-convenor 
 
Via email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Bob Buckley 
 
Freedom of Information Request LEX 53454  – Decision on access 
 
I refer to the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) request to the Department of Social Services 
(Department) on 9 April 2025. The request seeks access to: 
 
all communication involving the email address NationalAutismStrategySecretariat at dss.gov.au 
(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx) between DSS officials and NDIS or NDIA 
officials up to the day of the public release of the DSS part of the strategy on 14/2/2025. 
On 17 April 2025, you were provided with a notice of the Department’s intention to refuse your request 
on practical refusal grounds, that processing your request would unreasonably and substantial y divert 
the resources of the Department from its other operations. 
As explained in this notice, in accordance with subsection 24AB(6) of the FOI Act, you were required to 
do one of the fol owing by written notice to the Department before 11:59pm on 1 May 2025: 
 
a)  withdraw the request; 
b)  make a revised request; or 
c)  indicate that you do not wish to revise the request. 
On 20 April 2025, you responded to the notice advising that you wished to revise the scope of the 
request to: 
The Department undertook a search of its records for all emails between 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx and email addresses with any of the 
fol owing domains - @dss.gov.au, @ndis.gov.au or @ndiscommission.gov.au - in the period 1 
January 2020 and 13 February 2025 (inclusive). 
 
I hereby revise my request to be 
 
Please provide the search query referred to above and the complete result from that search. 
 
Decision 
I have decided to refuse your request under section 24(1) of the FOI Act on practical refusal grounds, 
specifically that the processing of your request would unreasonably and substantial y divert the resources 
of the department from its other operations. 
The reasons for my decision are set out in the Statement of Reasons at Attachment A. 
 
 
GPO Box 9820 Canberra ACT 2601 
Email  Facsimile  Telephone 1300 653 227 
National Relay Service: TTY: 133 677, Speak and listen: 1300 555 727, Internet relay: www.relayservice.com.au 
www.dss.gov.au 
 

 
 
Review rights and complaints 
 
Information concerning how you may seek a review of this decision or make a complaint about the 
handling of this request is at Attachment B. 
 
Contact 
If you would like to discuss any aspect of my decision, please contact me at xxx@xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Sarah B 
Authorised FOI Decision Maker 
2 May 2025 
 
Attachments 
A -  Statement of Reasons 
B - Review rights 
 
 
 
ATTACHMENT A 
STATEMENT OF REASONS 
 
Material on which the decision is based 
 1.  I relied on the following material in coming to this decision: 
 
•  the terms of the FOI request; 
•  the documents subject to the FOI request; 
•  the FOI Act; 
•  correspondence with yourself through the course of the request consultation process; and 
•  the Guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
Section 24 – Diversion of resources 
 2.  Under subsection 24(1) of the FOI Act, if an agency is satisfied that a practical refusal reason exists in 
relation to a request, it must undertake a request consultation process in accordance with section 
24AB of the FOI Act. If after the request consultation process the agency is satisfied that the practical 
refusal reason still exists, it may refuse the request. 
 
3.  I  am satisfied that a request consultation process has been undertaken by the Department in 
accordance with section 24AB of the FOI Act. On 17 April 2025 you were issued with a notice of 
intention to refuse the request, advising the scope of the captured a minimum of 6,770 documents 
with an average of 2 pages per document. It advised that if an officer of the Department were to 
assess each for sensitivities and mark them up with redactions accordingly, it would take them a total 
of 40,620 minutes or 677 hours or 90.3 working days to review the documents at a rate of 3 minutes 
per page. Accordingly, the processing of your request as originally framed would unreasonable and 
substantial y divert the resources of the Department from its other operations.  
 
4.  The notice also provided advice as to how you could refine the scope of the request to ensure that 
the practical refusal reason no longer applied, consistent with the Department’s obligations under 
section 24(3) of the FOI Act. 
 
5.  On 20 April 2025, you wrote to the Department revising the scope of the request to seek: 
 The Department undertook a search of its records for all emails between 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx and email addresses with any of the 
fol owing domains - @dss.gov.au, @ndis.gov.au or @ndiscommission.gov.au - in the 
period 1 January 2020 and 13 February 2025 (inclusive). 
 
I hereby revise my request to be: 
 
Please provide the search query referred to above and the complete result from that 
search. 
 
6.  The revised scope does not remove the practical refusal reasons as it continues to seek the same 
documents as the original scope plus an additional document in the search query referred to in the 
Department’s notice of intention to refuse. As the request is technically larger in this ‘revised’ form, 
the practical refusal reason remains. 
 
7.  Accordingly, I am satisfied that a practical refusal reason remains in relation to your request, and I 
have decided to refuse your request under section 24(1) of the FOI Act. 
 
 
 
 
 
INFORMATION ON REVIEW RIGHTS 
 
You may seek review of this decision via: 
 
(a) an internal review; or  
(b) the Australian Information Commissioner (Information Commissioner).  
 
Internal review 
 
If you apply for internal review, a fresh decision will be made by a different decision-maker within the 
Department. An application for internal review must be: 
 
(a) made in writing; 
(b) made within 30 days of receiving this letter; and 
(c) sent to xxx@xxx.xxx.xx.  
 
The application should also include the reasons why you think this decision should be reviewed. 
 
If the internal review decision results in you not being provided access to all of the documents to which 
you have requested access, you have the right to seek a further review by the Information 
Commissioner. 
 
Information Commissioner review 
 
You can apply for the Information Commissioner to review this decision either immediately or following 
an internal review decision. You must apply to the Information Commissioner within 60 days of the 
receipt of this decision letter. 
 
Further details on this process can be found on the Information Commissioner’s website at 
https://www.oaic.gov.au/.  
 
 
 
COMPLAINTS TO THE INFORMATION COMMISSIONER 
 
You may also make a complaint to the Information Commissioner concerning actions taken by the 
Department while exercising its powers or performing its functions under the FOI Act. 
 
Further details on this process can be found on the Information Commissioner’s website at 
https://www.oaic.gov.au/.