Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Special Envoy Writing/Style/Branding Guidelines'.



 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests 
to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
• 
the terms of your request 
• 
the documents relevant to the request 
• 
the FOI Act 
• 
Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
• 
advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified eight documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 11 July 2025 when your request was 
received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision in 
relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within the 
scope of your request is as follows: 
• 
Release six documents in full 
• 
Release two documents in part with deletions 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department to 
prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy would 
not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request. 
I have decided that parts of Document 7 marked ‘s22(1)(a)(ii)’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(ii) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
- 2 - 

 
6.2  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure would, 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of the document marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
the operations of the Department.   
Information marked 's47E(d)'  consists of operational email addresses used by this Department.  
These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure of this information could 
reasonably be expected to result in potential vexatious communication and public inquiries which 
these operational areas are not resourced to manage.  The Department has established channels 
of communication for members of the public into the Department, and I consider there is no public 
interest in disclosing these operational contact details.  Given the operational focus of those business 
areas, such a diversion of the resources of that business area could reasonably be expected to have 
a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of this Department 
and its partner agencies. 
I have decided that parts of the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI 
Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether disclosure of the information would 
be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are  conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in section 
11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would be, 
on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other factors 
listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do any of the 
following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents does not seem to have a general characteristic of 
public importance. The matter has a limited scope and, in my view, would be of interest 
to a very narrow section of the public. 
- 3 - 

 
• 
No insights into public expenditure will be provided through examination of the 
documents. 
• 
You  do not require access to the documents  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally exempt 
information in the documents: 
• 
Disclosure of the operational email addresses which are conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act would have a substantial adverse effect on the ability of 
the relevant operational areas to conduct their business as usual. The Department has 
established avenues in place for members of the public to contact when they have 
queries, complaints or comments. I consider that there is a strong public interest in 
ensuring public feedback is filtered through these available channels so that operational 
areas within the Department are able to carry out their functions in an effective matter. I 
consider that this would be contrary to the public interest and that this factor weighs 
strongly against disclosure of the exempt information. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the request 
for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are 
unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
Internal review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why you 
consider this decision should be changed. 
- 4 - 

 
You can send your internal review request to: 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
The internal review will be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
 
Information Commissioner review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner review 
application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns about 
how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate process to the 
process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Electronically signed 
 
Malcolm 
Position number: 60195675 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 5 -