Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA reports to the Office of Legal Services Coordination on Model Litigant Obligation (MLO) matters'.



Our reference: [1364] FOI 25/26-0073, [1366] FOI 25/26-0074,  
[1455] FOI 25/26-0129 
 
 
 
13 August 2025 
 
David Wright 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, foi+request-13392-
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear David Wright 
Freedom of Information request — Request consultation process 
Thank you for your 3 pieces of correspondence received on 9 July 2025, in which you 
requested access under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held 
by the National Disability Insurance Agency (NDIA). 
These 3 requests are being treated as one request for the purpose of section 24(2) of the 
FOI Act. This means you only have to respond to this letter once, to negotiate the scope of 
all your requests at the same time. 
Scope of your request 
These 3 requests have been grouped together because they all related to the same subject 
matter. They are all seeking documents related to Model Litigant Obligation (MLO) 
complaints received by the NDIA. 
You have requested access to the following documents: 
[1364] FOI 25/26-0073 
“…" For all MLO complaints which were investigated from 1 July 2024 to 30 June 2025, I 
request: 
 1) A list of all the external legal providers engaged by the NDIA to investigate these MLO 
complaints. 
 
 
1 
 
 
 2) A list of all the external legal providers which were engaged by the NDIA in matters that 
were subject of these complaints. " 
[1364] FOI 25/26-0073 
" …FOI 24.25 1119, Document 1, states that records are created in the NDIA's LEX 
database for Model Litigant Obligation (MLO) complaints. 
 I request all such entries in the LEX database, dating from 1 July 2024 to 30 June 2025. " 
[1455] FOI 25/26-0129 
“…FOI 24/25-0251, document 2 states: 'The NDIA reports regularly to the Office of Legal 
Services Coordination on these [Model Litigation Obligation] matters.' 
I request copies of all these reports.” 
Practical refusal 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
I am writing to advise that your request does not provide enough information about the 
documents you are seeking as is reasonably necessary to allow us to identify them. This is 
called a ‘practical refusal reason’ under section 24AA of the FOI Act. 
I am also writing to advise that the work involved in processing your request in its current 
form would substantially and unreasonably divert the resources of the NDIA from its other 
operations due to its size. This is also called a ‘practical refusal reason’ under section 24AA 
of the FOI Act. 
On this basis, I intend to refuse your request. However, before I make a final decision, I am 
writing to provide you with an opportunity to revise your request. This is called a ‘request 
consultation process’ as set out under section 24AB of the FOI Act. You have 14 days to 
respond to this notice in one of the ways set out below. 
Why I intend to refuse your request 
We have consulted with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify 
documents within the scope of the request, including staff who are knowledgeable about 
how to conduct searches of the NDIA’s LEX systems. Those searches indicate that the NDIA 
unable to locate documents that may be relevant to your request. This outcome shows that 
2 
 
 
the terms of your request do not provide sufficient information to allow us to identify the 
specific documents that you are seeking. 
This is because the NDIA’s LEX system is not a “database,” which is how you have 
described it. LEX a matter management software that contains numerous linked records in 
the form of emails, documents, attachments, file notes, references to legislative acts, staff 
reminders, timesheet entries, invoices, and more. You can read more about what LEX is on 
the company’s website: LEX - Lex Australia - software for in-house lawyers and contract 
managers 
The wording of your request does not provide sufficient information for me to understand 
what LEX records specifical y you are seeking access to. As such, you have not provided 
sufficient detail for me to identify the documents you want to access. 
In addition, the NDIA doesn’t operate a single LEX system; it has multiple LEX systems. 
Each LEX system is designed for use in a particular sub-team within the NDIA. Each LEX 
system potentially has tens of thousands of main records. Each main record is potentially 
linked to hundreds of records including file notes, attachments, reminders and other 
documents. You have not specified which version of LEX you wish us to search. Therefore, 
my interpretation is that you wish me to search all versions of LEX, which encompasses 
hundreds of thousands – or potentially millions - of documents. 
These hits wil  not be in the form of “entries,” as you have suggested. Many will be in the 
form of documents which may be many pages in length and may take the form of personal 
emails, medical reports, assessments, and other highly sensitive materials. This is because 
MLO complaints are usually lodged by individual NDIS participants involved in Administrative 
Reviews Tribunal (ART) matters. These complaints commonly outline their personal 
circumstances such as their disability, medical history and supports in dispute. You do not 
have the authority to access the personal, protected information of other people involved 
with the NDIS. Releasing this kind of sensitive information to you would be a serious breach 
of other people’s personal privacy. 
I note that one of your emails sought access to all reports about MLO mat ers sent to the 
Of ice of Legal Services Coordination (OLSC). This part of your request does not contain a 
date range or any clarifying information about the kind of reports you are interest in. As such, 
the scope of your request encompasses any report made to OLSC since the inception of the 
NDIA in 2013. This is over a decade’s worth of reports and it will encompasses thousands of 
reports. This will include numerous reports sent about specific participants’ matters. These 
3 
 
 
reports contain those participants’ sensitive personal information. As I have already noted 
above, you do not have the authority to access the personal, protected information of other 
people involved in the NDIS. 
Moreover, the material wil  also likely contain the information of multiple affected third 
parties. We have an obligation under the FOI Act to consult with each affected third party 
before releasing information that affects them. As such, we wil  need to consider al  required 
consultations and carry these out. These third parties will include numerous law firms. The 
FOI Act contains several sections which allow agencies to refuse access to legal advice (see 
s 42), and to refuse access to sensitive business information (see 3 47G). 
The documents that are assessed as being within scope of the request wil  then need to be 
reviewed for sensitivities and possible exemption under the FOI Act and scheduled. As I 
have already mentioned, it is highly likely that numerous documents wil  contain sensitive 
personal material, sensitive business material and legal advice that is exempt from 
disclosure under the FOI Act. As such, each document wil  need to be redacted on a line-by-
line basis to obscure all the information that is exempt from disclosure. 
Furthermore, a decision wil  need to be made on each document in turn, and a decision 
letter prepared. This wil  significantly increase the hours that it wil  take an FOI officer to 
process your request.  It is my estimate that it wil  require over 100 hours to process your 
request, as it is currently worded. 
As a result, I am of the view that the work involved in the processing of this request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the NDIA from its other operations. 
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
In this context, revising your request means both narrowing the scope of the request to make 
it more manageable and explaining in more detail the documents you wish to access. For 
example, by providing more specific information about exactly what documents you are 
interested in, the NDIA wil  be able to pinpoint the documents more quickly and avoid using 
excessive resources to process documents you are not interested in. 
To reduce the scope of your request, you might like to consider: 
•  Specifying which version of LEX you wish to search. 
4 
 
 
•  Specifying whether you wish us to access only the main matter record on LEX, or to also 
search other documents or notes and notes attached to those main records. If you wish 
us to search linked documents or notes, please specify what category. 
•  Specifying what kind of OLSC reports you wish to access. For example, you might like to 
exclude any reports made about the progress on individual participants’ matters. You 
can find out more about OLSC’s reporting functions by reading their website: 
Compliance and reporting | Attorney-General's Department 
•  Including a date range to limit the OLSC reports to a defined period. 
•  Specifically stating that you do not wish to access the personal information of any NDIS 
participants. Specifically stating that if other people’s personal information appears within 
searches, you agree for it to be redacted as irrelevant. 
You have 14 days from the date you receive this letter to contact me and do one of the 
following: 
a.  withdraw your request 
b.  make a revised request 
c.  indicate that you do not wish to revise the request. 
During this period, you are welcome to seek assistance to revise your request. If you revise 
your request in a way that adequately addresses the practical refusal reason outlined above, 
we wil  recommence processing it. 
Please note that the time taken to consult with you regarding the scope of your request is not 
taken into account for the purposes of the timeframe for processing your request. 
You can contact me by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
Alternatively, you can reply in writing to the following address:  
Freedom of Information Section 
Information Release, Privacy and Legal Operations Branch   
Reviews and Information Release Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
5 
 
 
 
If you do not contact me within this period, that is by 20 August 2025, your FOI request wil  
be taken to have been withdrawn under subsection 24AB(7) and wil  not be dealt with any 
further. 
Please do not hesitate to contact me if you have any questions or require help. 
Please also be advised you can lodge a FOI request with the At orney-General’s Department 
to access OLSC documents directly. There is more advice about how to do this on their 
website: Freedom of information disclosure log—Solicitor-General | Attorney-General's 
Department.  
Yours sincerely 
Laura 
Laura LDP633 
Assistant Director 
Information Release, Privacy and Legal Operations Branch 
Reviews and Information Release Division 
6