Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'University Council agenda and minutes for 19th August'.


Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
Peter Christensen 
Senior Information Governance 
and Access Officer 
University Governance Office 
xxx@xxx.xxx.xx 
 
 
17 February 2026 
Indiana Clibborn 
Via Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
SUBJECT FOI 202500212– Revised Decision under section 55G of the FOI Act 
 
Dear Indiana Clibborn, 
On 26 August 2025, the Australian National University received your request seeking access to 
documents under the Freedom of Information Act 1982 (the Act).  
On 26 September 2025, the University sought an extension of time under section 15AA of the Act. 
Your agreement was received the same day, providing a new decision date of 26 October 2025. 
On 14 November 2025, the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) issued a 
notice under section 54V of the Act in which the University was notified that the Information 
commissioner would review the deemed access refusal decision of the University. 
Following the commencement of the Information Commissioner Review, the University has now 
made a revised decision under section 55G of the Act. The purpose of this letter is to provide you 
with that revised decision. 
 
 
1. Scope 
The Australian National University 
Canberra 2600, ACT Australia 
 
 
TEQSA Provider ID: PRV12002 (Australian University)  
CRICOS Provider Code: 00120C 

Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
I have taken your request to be as follows:  
Under the Freedom of Information Act 1982, I request access to the following documents: 
- University Council agenda and briefing papers for University Council meeting held on or around 
19th August, 2025 
- University Council minutes for University Council meeting held on or around 19th August, 2025 
 
To assist in the processing of this request, I agree to the redaction where necessary of any 
person's contact details, as well as redaction of names of any person other than those people 
considered part of the University Executive as defined by the University website at 
https://www.anu.edu.au/about/university-executive 
If you can provide the table of contents of the agenda I am happy to assist in narrowing down the 
scope of the request to assist in your processing if necessary. 
2.  Revocation or variation of access refusal decision 
 
Under section 15AC of the Act, the University was deemed to have refused your request for access 
to documents when a decision was not made within the statutory timeframes prescribed by the 
Act. 
Section 55G of the Act provides for the revocation or variation of an access refusal decision, 
including a deemed refusal decision, during a review by the Information Commissioner. 
Specifically, section 55G(1)(a) of the Act provides that an agency may vary (or set aside and 
substitute) an access refusal decision if the variation or substitution would have the effect of giving 
access to a document in accordance with the request. 
As aa substantive decision on this request would have the effect of the University giving access to 
one or more documents, either in full or in part, the University has now revised its original deemed 
access refusal decision under section 55G(1)(a) of the Act. 
 
3. Authority to Make Decision 
I am an officer authorised under section 23 of the Act to make decisions in respect of requests to 
access documents or to amend or annotate records. 
 
4. Relevant Material 
In reaching my decision I referred to the following: 
The Australian National University 
2 
CRICOS Provider #00120C 

Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
•  The terms of your request 
•  Documents relevant to the request 
•  Advice from University staff with responsibility for matters relating to the documents 
to which you sought access 
•  The Act 
•  Guidelines published by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
under section 93A of the Act (the FOI Guidelines) 
 5. Decision 
ANU has located one (1) document relevant to your request. 
The relevant document originally contained a copy of  a Hansard related to the subject matter. The 
Hansard was excluded as it is a publicly available document and can be accessed at the following 
link: 
https://www.aph.gov.au/Parliamentary_Business/Hansard/Hansard_Display?bid=committees/com
msen/28929/&sid=0002 
I have decided the balance of the document is partially exempt and will be released to you with the 
appropriate redactions, for the reasons discussed below.  
 
5.1 Section 22 of the Act – Irrelevant to request, impractical to provide edited version of 
document 
I have determined that the document in question contains material which is outside the scope of 
your request, and these parts of the document have been redacted in accordance with section 22 
of the Act.  
5.2 Section 47C- Deliberative matter 
Section 47C conditionally exempts documents containing deliberative matter. Deliberative matter 
is defined in the Act as ‘matter that is in the nature of, or relating to either: 
• an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded, 
or 
• a consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes 
of, a deliberative process of an agency. 
The Australian National University 
3 
CRICOS Provider #00120C 

Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
‘Deliberative processes’ are noted in the FOI Guidelines as ‘the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course 
of action’.   
Document 1 contains deliberative material in the form of opinions, advice and recommendations, 
that was created for the purpose of a deliberative process by the University and are preliminary in 
nature.  The material contained in the document relate to Council discussions regarding a 
particular matter and do not contain any final decision, judgement or outcome. I am satisfied that 
the information in the documents is not scientific, technical or operational information, or purely 
factual material that would be excluded from s. 47C by subsections 47C (2) and (3) .  
On this basis I consider that the document in question is conditionally exempt under section 47C(1) 
as deliberative matter.  
The Public Interest 
Section 31B of the Act provides that a document is conditionally exempt under Division 3, if access 
to the document would also, on balance, be contrary to the public interest for the purposes of 
section 11A(5) of the Act.  
In applying this test, I have weighed the factors in favour of disclosure versus those against it. 
I have identified the following factor for disclosure: 
•  it would promote the objects of the Act, as described in section 3. 
I have identified the following factors against disclosure: 
Disclosure of the deliberative matter: 
•  Could reasonably be expected to prejudice the effectiveness of Council as persons making 
recommendations to it in confidential matters may be reluctant to provide frank advice in 
writing 
•  Persons being put forward for tasks may be reluctant to put themselves forward if the fact 
of them being considered may be disclosed 
•  Would preclude Council considering matters “in camera” for proper reasons 
•  Would limit the capacity of Council to deal with controversial issues without external 
pressure  
•  Could impact negatively on open and frank discussions to discuss confidential matters in 
the future. 
The Australian National University 
4 
CRICOS Provider #00120C 


Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
•  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the Council 
meetings and its responsibilities and as a consequence, the proper operations of the 
University.  
I have further identified that disclosure of the documents: 
•  would not inform debate on a matter of public importance; and  
•  would not provide an oversight of public expenditure; and 
•  would not allow a person to access their own personal information. 
On balance, I consider that the public interest favours the exemption of the deliberative matter 
contained in the documents and consequently I have decided that access to the documents would 
be contrary to the public interest.  
I have also had regard to section 11B(4) of the Act which sets out the factors which are irrelevant 
to my decision: 
•  Access to the documents could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
•  Access to the documents could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the documents; 
•  The authors of the documents were (or are) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the documents was made; 
•  Access to the documents could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of these factors in this decision. 
After balancing all the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information contained within the documents is not in the 
public interest and therefore is exempt from disclosure under the Act. 
A copy of the document schedule is enclosed with this letter. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Your review rights are outlined on the following page. 
 
 Yours sincerely 
The Australian National University 
5 
CRICOS Provider #00120C 

Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
 
 
 
Mr Peter Christensen 
Senior Information Governance and Access Officer 
University Governance Office 
Australian National University 
 
 
 
The Australian National University 
6 
CRICOS Provider #00120C 

Docusign Envelope ID: A71F8D4E-4743-4C3A-A96C-A95026DC5FE1
 
Your review rights 
 
Internal Review 
 
You do not have the right to seek internal review of this decision. This is because section 54E(b) of 
the Act provides that, when an agency is deemed to have refused an FOI request under section 
15AC of the Act, the applicant does not have the tight to seek an internal review of the deemed 
decision. 
The University was deemed to have refused your request under section 15AC of the Act because it 
did not make this decision within the statutory time frames for the request. 
While the University has now made a substantive decision on your request, section 15AC of the Act 
continues to apply to your request, which means that that any request you make for internal 
review will be invalid. 
Information Commissioner Review of decision 
You can instead request the OAIC to review this decision. If you want to request an Information 
Commissioner review, you must make your request to the OAIC within 60 days of being notified of 
this decision. 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the following ways: 
Form: either online form or downloadable form available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-information-
rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review   
email:    xxxxx@xxxx.xxx.xx 
Post:      Director of FOI Dispute Resolution, GPO Box 5288, Sydney NSW 2001 
If you have already applied for an Information Commissioner review, there is no need to make a 
new review request. The OAIC will contact you shortly to give you an opportunity to advise 
whether you wish the review to continue, and to provide your reasons for continuing the review. 
 
More information is available on the Office of the Australian Information Commissioner website. 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-information-rights/freedom-
of-information-reviews   
The Australian National University 
7 
CRICOS Provider #00120C