Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Refusal Templates, Training, and Direction (Hanoi Embassy / HCMC Consulate)'.


 
 
 
7 November 2025 
Nguyen 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 25/09/01343 
File Number: 
FA25/09/01343   
Dear Nguyen 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 17 September 2025, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the FOI 
Act.  
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
1.  Decision templates and Standard Wording 
All refusal templates, standard wording, or template paragraphs used by the Australian 
Embassy in Hanoi and the Australian Consulate-General in Ho Chi Minh City in Visitor visa 
(Subclass 600) and Transit visa (Subclass 771) decisions between 1 January 2024 and the 
present. 
 
2.  Internal Guidance and Training 
All documents, training materials, or guidance provided to delegates at those posts on how to 
draft refusal reasons for Visitor or Transit visa applications during the same period. 
 
All documents, training materials, or guidance provided to delegates at those posts on Visitor 
or Transit visa applications to be refused during the same period. 
 
3.  Quality Assurance or Review Instructions 
Any documents (including emails) setting out procedures at those posts for quality assurance 
of refusal decision records, or review by team leaders/managers before issue. 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • www.homeaffairs.gov.au 
 

 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests 
to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the documents 
to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified four documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 17 September 2025 when your request 
was received. 
One of these documents is publicly available by subscription on LEGENDcom. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision in 
relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within the 
scope of your request is as follows: 
• 
Exempt three documents in full from disclosure (Documents 1; 2 & 4 responsive to Part 
1) 
• 
Refuse access to one  document on the basis that it is available on 
LEGENDcom (Document 3 responsive to Part 2) 
• 
Refuse Part 3 of your request as no documents exist 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document or 
part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies 
to that information are set out below. 
6.1  Section 12 of the FOI Act – Part not to apply to certain documents 
Section 12(1)(b) of the FOI Act provides that a person is not entitled to access a document that is 
open to public access, as part of a public register or otherwise, in accordance with another 
enactment, where that access is subject to a fee or other charge.  
- 2 - 

 
As one of the documents you have requested access is available on LEGENDcom, I consider that 
you are not entitled to access the document under the FOI Act.    
Document 3 is relevant to your request and can be accessed through LEGENDcom by subscription. 
LEGENDcom is an electronic database of all migration and citizenship legislation and policy 
documents. These are available to the public on a subscription basis, at:  
https://immi.homeaffairs.gov.au/helpsupport/tools/legendcom.  
LEGENDcom is also available to the public for free. You can access Australian Government 
publications through the Australian Government's Transparency Portal and the National Library of 
Australia's catalogue or trove.  
Please refer to the following title  which  can be searched  in LEGENDcom if the weblink  does not 
work: 
  
Visitor Visa Program Management – Subclass 600 (Visitor) visa Procedural Instruction (PI):  
• 
https://legend.border.gov.au/migration/2021-2024/2025/19-09-
2025/policy/Pages/ document00003/level%20100191.aspx 
6.2  Section 24A of the FOI Act – Requests may be refused if documents cannot be found, 
do not exist or have not been received   
 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for access to a 
document if all reasonable steps have been taken to find the document and the Department is 
satisfied that the document does not exist. 
 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to your request 
and that no documents were in the possession of the Department on 17 September 2025 when 
your FOI request was received. As such, I am refusing your request based on the application of 
section 24A of the FOI Act.  
6.3  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure would, 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the  documents marked ‘s47E(d)’ would,  or could reasonably be 
expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's visa programs is integral to the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures used in 
undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department to change those methods 
and/or procedures to avoid jeopardising their future effectiveness. 
I have decided that documents 1; 2 and 4 are conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI 
Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
- 3 - 

 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information would 
be contrary to the public interest and have included my reasoning in that regard below. 
6.4  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are  conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in section 
11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would be, 
on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other factors 
listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do any of the 
following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents  may  have a general characteristic of public 
importance. 
• 
No insights into public expenditure will be provided through examination of the 
documents. 
• 
You  do not require access to the documents  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally exempt 
information in the documents: 
• 
Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under section 
47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect integrity and security 
of Australia's visa programs. I consider there to be a strong public interest in ensuring 
that the ability of the Department to conduct its law enforcement functions is not 
compromised or prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public 
interest and that this factor weighs strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
- 4 - 

 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the request 
for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are 
unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
Internal review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why you 
consider this decision should be changed. 
You can send your internal review request to: 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
The internal review will be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
 
Information Commissioner review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner review 
application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns about 
how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate process to the 
process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
- 5 - 

 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Electronically signed 
 
Matthew 
Position number: 00005201 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 - 

 
ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS 
REQUEST UNDER FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
FOI request:   FA 25/09/01343 
File Number:  FA25/09/01343   
 
No. 
Date of 
No. of  Description 
Decision on release 
document  pages   
1. 
 
- 
- 
Document 
Exempt in full  s. 47E(d) 
2. 
 
- 
- 
Document 
Exempt in full  s. 47E(d) 
3. 
 
6 
- 
VM-3190 - Visitor Visa Program 
Refused 
s. 12(1)(b) 
December 
Management – Subclass 600 (Visitor) visa  access under 
2024 
Procedural Instruction (PI):  
the FOI Act as 
publicly 
https://legend.border.gov.au/migration/202 available by 
1-2024/2025/19-09-
subscription 
2025/policy/Pages/ document00003/level
%20100191.aspx  
4. 
 
- 
- 
Document 
Exempt in full  s. 47E(d) 
 
 
- 7 -