Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Global Feedback Unit Referrals to RBA (Hanoi & Ho Chi Minh City)'.


OFFICIAL 
 
 
 
 
 
4 October 2025 
Van A Tran 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 25/09/01312 
File Number: 
FA25/09/01312        
Dear Van A Tran 
I refer to your email dated 17 September 2025, in which you requested access to documents 
held by the Department of Home Af airs (the Department) under the Freedom of Information 
Act 1982 (the FOI Act). 
You have requested access to the following: 
I request access to documents under the Freedom of Information Act 1982. 
 
Specifically, I seek copies of: 
1.  Al  feedback submissions received by the Department of Home Affairs’ Global 
Feedback Unit (GFU) that were referred to the Responsible Business Area 
(RBA) for the Australian Embassy in Hanoi and the Australian Consulate-
General in Ho Chi Minh City, covering the period 1 July 2024 to the date of this 
request. 
2.  Al  relevant correspondence or communications between the GFU and the RBA 
in relation to these feedback submissions, for the same period 
I consent to the redaction of personal or identifying information of applicants, 
Departmental staff (other than position numbers), and third parties. I am seeking the 
substance of the feedback and the related internal correspondence only. 
 
 
 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
Intention to refuse request 
I am writing to advise you that I intend to refuse your request on the basis that a practical refusal 
reason exists. However, before I make a final decision to do this, you have an opportunity to 
revise your request to remove the practical refusal reason. This is called a ‘request consultation 
process’. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
Power to refuse request 
Section 24 of the FOI Act provides that if the Department is satisfied that a practical refusal 
reason exists in relation to a request, the Department must undertake a consultation process 
with you, and if, after that consultation process, the Department remains satisfied that the 
practical refusal reason stil  exists, the Department may refuse to give you access to the 
documents subject to the request. 
Practical refusal 
A practical refusal reason exists under section 24AA of the FOI Act if either (or both) of the 
following applies: 
(1)(a)(i) the work involved in the processing of the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the Department from its other operations  
(1)(b)   the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of the FOI Act, 
which requires you to provide such information concerning the document you are 
seeking access to, to enable the Department to be able to identify it. 
I consider that the work involved in the processing of the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the Department from its other operations, and accordingly 
that practical refusal reasons exist under section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act. 
Reasons for practical refusal 
The Department has made a preliminary assessment of the documents that would be captured 
by your request.  
The Department has identified approximately 1,000 documents that may potentially be relevant  
your request. It will take the Department over 20 hours retrieve the relevant documents. As there 
is a large number of relevant documents identified as falling in scope of your request, it wil  take 
a significant amount of time to sort and arrive at a final range of content that wil  meet the scope 
of your request. It would take a significant number of hours to identify and retrieve documents 
potentially in scope of your request.   
In order to finalise these parts of your request, a decision maker would be required to assess a 
minimum of 1,000 documents that are captured by your request. On an average of 3 pages per 
document and based on the decision maker requiring 3 minutes to assess each page captured 
by your request, I estimate that the decision maker would require 150 hours (calculation below 
refers) to assess the documents captured by your request.  
Assessment time: 1000 documents x 3 pages x 3 mins per page = 9000 minutes or 150 hours 
The  1,000  documents may contain information concerning other business areas of the 
Department and also entities outside of the Department.  As such, the Department must not 
decide to give access to those documents unless the affected third parties have been provided 
with a reasonable opportunity to make exemption submissions. I estimate that this consultation 
process would take on average, 8 hours. This includes managing any queries raised by the 
third parties in relation to the consultation. 
2 
OFFICIAL 

OFFICIAL 
 
Additionally, the time taken to make copies, or edited copies, of the documents, and to notify 
you of a decision on access in your request at a conservative estimate would take a minimum 
of 34 hours. 
As such, a minimum total estimated time of 192 hours would be required to process this request.  
I am satisfied that the Department would be required to divert significant resources from its 
current operations in order to identify, locate and collate the documents held within the 
Department, and to make a decision on access to those documents. This diversion would result 
in a significant drain on the resources of the area within the Department that would be required 
to process this request.  
You now have an opportunity to revise part 2 of your request to enable it to proceed. You may 
wish to consider the following options to narrow the scope of your request: 
•  Narrow the date range of part 2 of your request to a one-month time period, or 
•  Remove part 2 of your request all together. 
Under section 24AB(6) of the FOI Act, you have 14 days to do one of the following: 
•  withdraw your request; 
•  make a revised request; 
•  indicate that you do not wish to revise your request.  
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period (14 days), or 
you do not consult the contact person listed below during this period, your request wil  be taken 
to have been withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI Act. 
Contact 
Should you wish to revise your request or have any questions in relation to this process, please 
do not hesitate to contact Lakshmi at foi@homeaf airs.gov.au.  
 
Yours sincerely 
 
[Electronically signed] 
 
Lakshmi 
Position number: 60204978 
FOI Review Officer| Freedom of Information Section 
FOI & Records Management Branch I Legal Group  
Department of Home Af airs 
 
3 
OFFICIAL