Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Global Feedback Unit Referrals to RBA (Hanoi & Ho Chi Minh City)'.



 
On 4 October 2025 the Department issued a notice under section 24AB of the FOI Act advising you 
of the intention to refuse your request, on the basis that a practical refusal reason exists  and, 
providing you the opportunity revise the scope of your request. 
On 4 October 2025, you responded to the practical refusal notice, revising the scope of your request 
to:   I seek access to: 
 
1.  All feedback submissions received by the Department of Home Affairs’ Global Feedback 
Unit (GFU) that were referred to the Responsible Business Area (RBA) for the Australian 
Embassy in Hanoi and the Australian Consulate-General in Ho Chi Minh City, covering 
the period 1 July 2025 to 17 September 2025. 
 
2.  All relevant correspondence or communications between the GFU and the RBA in 
relation to these feedback submissions, for the same period (1 July 2025 – 17 September 
2025). 
I consent to the redaction of personal or identifying information of Departmental staff below 
the Senior Executive Service (SES) level. However, I request that position numbers of all 
staff continue to be included. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests 
to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the documents 
to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified 68 documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 17 September 2025 when your request 
was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision in 
relation to each of them. 
 
 
- 2 - 

 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within the 
scope of your request is as follows: 
•  Release 65 documents in part with deletions 
•  Exempt three documents in full from disclosure 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document or 
part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies 
to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department to 
prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy would 
not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request. 
On 18 September 2025, the Department advised you that its policy is to exclude the personal details 
of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone 
numbers of SES staff and non-public facing email addresses, contained in documents that fall within 
scope of an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(ii)’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(ii) of the FOI Act.   
The remainder of the documents have been considered for release to you as they are relevant to 
your request. 
6.2  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and Protection of 
Public Safety 
Section 37(1)(a) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its disclosure 
would, or could reasonably be expected to prejudice the conduct of an investigation or a breach, or 
possible breach, of the law. 
I consider that the release of document numbered 1.1.5.2 and parts of documents numbered 1.1, 
1.1.3, 1.1.4.1, 1.1.5.1, 1.1.11, 2 would prejudice the conduct of an investigation of a breach, or 
possible breach, of the law. 
The documents identified indicate possible breaches of Commonwealth, State or Territory legislation 
and have been created for the purposes of, and during the course of, an ongoing and incomplete 
investigation. Release of this information would jeopardise the investigation which may or may not 
result in criminal proceedings in a Court of Law. 
I have decided that this information is exempt from disclosure under Section 37(1)(a) of the FOI Act. 
- 3 - 

 
6.3  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes  
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure would 
disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions of the 
Department.  
‘Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, or 
consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an agency.  
‘Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1 and the ‘thinking processes –the process of reflection, for example, 
upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of action.’2  
Document 1.1.6 contains opinions prepared or recorded in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes involved in the functions of Department, being the conduct of an investigation 
of a breach, or possible breach, of the law. I am satisfied that this deliberative matter relates to a 
process that was undertaken within government to consider how to respond to a complaint made 
during the course of an investigation. 3 
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I am 
satisfied that the deliberative material is not purely factual in nature. 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. Access 
to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary to the public 
interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information would be contrary 
to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.4  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies  
Section 47E(c) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure would, 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the management or 
assessment of personnel by an agency. 
The Department operates in a highly sensitive operational environment and as such, affording 
protection to its staff is a high priority for the Department. Given the sensitive nature of the work 
conducted by many departmental officers, staff names and direct contact details are not published 
outside the Department in order to protect staff against the risk of inappropriate unsolicited 
approaches, personal attack and harassment.   There have also been documented cases of the 
disclosure of position numbers of staff resulting in adverse impacts on the safety of individual staff 
members. 
The Department has a primary duty of care to ensure, so far as is reasonably practical, the health 
and safety of its officers under the Work Health and Safety Act 2011 (WHS Act). The Department 
must ensure, as far as is reasonably practicable, that the health and safety of other persons is also 
not put at risk from work carried out as part of the conduct of the Department.   
 
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
2  
JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 
3  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
- 4 - 

 
I am of the view that the disclosure of the names of officers, their direct contact details and position 
numbers contained within the documents could impact on the ability of the Department to comply 
with its health and safety obligations under the WHS Act. This would, or could reasonably be 
expected to, have a substantial adverse effect on the management of personnel by the Department.  
Accordingly, I have decided that parts of documents numbered 1.1.1.2, 1.1.2, 1.1.4.1, 1.1.9.2, 2.1.1, 
3, 4.1, 7, 12, 13.1, 17.1, 19.1, 20.1, 27, 30, 31.1, 34.1 are conditionally exempt under section 47E(c) 
of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would 
be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard 
below. 
I have concluded that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents is not 
in the public interest and therefore exempt from disclosure under section 47E(c) of the FOI Act. 
6.5  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure under 
the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of any person. 
‘Personal information’ means information or an opinion about an identified individual, or an individual 
who is reasonably identifiable, whether the information or opinion is true or not, and whether the 
information or opinion is recorded in a material form or not (see section 4 of the FOI Act and section 
6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F(1)' in the documents numbered 1.1.2.1 
and 1.1.8.2 and parts of documents as set out in the Schedule of Documents (Attachment A) would 
disclose personal information relating to third parties. The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role or 
employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information would be 
‘unreasonable’, I must have regard to the following four factors set out in s.47F(2) of the FOI Act: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
I have considered each of these factors below. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to a limited 
group of people with a business need to know. As this information is only known to a limited group 
of people, the individual(s) concerned is/are not generally known to be associated with the matters 
discussed in the document. This information is not available from publicly accessible sources.  
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be relevant to the 
broader scope of your request, as you are seeking access to feedback submissions and related 
correspondence regarding the Australian Embassy in Hanoi and the Australian Consulate-General 
in Ho Chi Minh City rather than information which wholly relates to other individuals.  
- 5 - 

 
I am satisfied that the disclosure of the information within the documents would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 47F of 
the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest and have included my reasoning in that regard below. 
6.6  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of documents (as set out in Attachment A – Schedule of Documents) 
are conditionally exempt under s 47C, s 47E(c) and s 47F, I am now required to consider whether 
access to the conditionally exempt information would be contrary to the public interest (section 11A 
of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in section 
11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would be, 
on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other factors 
listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do any of the 
following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents does have the character of public importance and 
that there may be broad public interest in the documents. 
• 
No insights into public expenditure will be provided through examination of the 
documents. 
• 
You  do not require access to the documents  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally exempt 
information in the documents: 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47C could reasonably 
be expected to prejudice the ability of the Department to manage future review 
processes, inquiries and investigations. I consider that the disclosure of this type of 
deliberative material may hinder the future cooperation or participation in those 
processes, and that there is a real public interest in this agency being able to undertake 
effective reviews, investigations and inquiries in the future. I consider that this would be 
contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against disclosure. 
- 6 - 

 
• 
Disclosure of the conditionally exempt information under section 47E(c)  could 
reasonably be expected to prejudice the Department's ability to safeguard the health and 
well-being of its staff and contractors. This in turn could reasonably be expected to have 
a significant adverse impact on the Department’s operations and ability to engage and 
retain competent personnel with specialist skills, resulting in recurrent recruitment 
exercises at a cost to the Department. 
• 
Disclosure of personal information which is conditionally exempt under section 47F of 
the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the protection of third parties’ 
right to privacy. It is firmly in the public interest that the Department uphold the rights of 
individuals to their own privacy, and this factor weighs strongly against disclosure.   
• 
I am satisfied that if the Department were to release personal information without that 
person’s express consent to do so, it would seriously undermine public confidence in the 
Department’s ability to receive, retain and manage personal information. I consider such 
a loss of confidence to be against the public interest, and this factor weighs strongly 
against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth Government, 
or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding the 
document 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the request 
for access to the document was made 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all  the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are 
unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
Internal review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why you 
consider this decision should be changed. 
You can send your internal review request to: 
- 7 - 


 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
The internal review will be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
 
Information Commissioner review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner review 
application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns about 
how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate process to the 
process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
Matthew Wardell 
Position number: 60011094 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 8 -