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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Civil society documents sent to DFAT for Australia reports about racism'.




 
 
FOI Reference: LEX 12853 
LEX 12856 
File Reference: 25/28119 
   
September 2025   
JayShah2000   
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Applicant 
   
RE: Freedom of Information Request - Notice of intention to refuse request 
 
I refer to your requests received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the 
department) on 10 September 2025 and 18 September 2025 for access under the Freedom 
of Information Act 1982 (the FOI Act) to: 
 
LEX 12853: 
 
‘….  documents from civil society organisations and other civil society actors held by 
the Department of Foreign Affairs and Trade about to in preparation for the reports 
to the Committee on the Elimination of Racial Discrimination since 2015.’ 
 
LEX 12856: 
 
‘…. a copy of documents that are linked and part of preparation for the next 
submission to the Committee on the Elimination of All Forms of Racial Discrimination 
from Australia.’ 
 
I am writing to inform you that the department has identified a large volume of material 
that would require assessment to determine whether it is suitable for release, the 
processing of which we assess (for the reasons set out below) would substantially and 
unreasonably divert resources of the agency from its other operations. 
   
However, you are welcome to revise the scope of your request in line with section 
24AB(2)(e) of the FOI Act, so that it might be processed.   
   
Sections of the FOI Act referred to in this notice are accessible at www.legislation.gov.au. 
   
Notice that your requests have been combined 
 
Under section 24(2)(b) of the FOI Act, the agency may treat two or more requests as a single 
request if satisfied that the request relates to documents, the subject matter of which is 
substantial y the same. 
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 
 
 
 
Paragraph 3.123 of the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act provides: 
 
“The most common circumstance in which requests may be combined under s 24(2) is 
likely to be multiple requests from a single applicant.… Multiple requests can only be 
combined as a single request under s 24(2) if there is a clear connection between the 
subject matter of the requested documents.” 
 
I have considered the scope of both the requests received by the department and have 
decided to treat the requests as a single request. In accordance with section 24(2)(b) of the 
FOI Act, I am satisfied that the requests relate to documents, the subject matter of which is 
substantial y the same, being documents about submissions to Committee on the 
Elimination of All Forms of Racial Discrimination. 
 
Further, I am of the view that processing the request, would constitute a substantial and 
unreasonable diversion of the department's resources, for the reasons set out below. 
 
Notice of intended practical refusal 
   
In accordance with section 24AB(2) of the FOI Act, I am providing you notice of my intention 
to refuse to grant access to documents in accordance with your request.   
   
The reason for the proposed practical refusal is that the work involved in processing the 
request as it currently stands would substantial y and unreasonably divert the department's 
resources from its other operations.   
   
In making this assessment, I have had regard to the time and resources required to process 
the request, pursuant to section 24AA(2) of the FOI Act, including the resources involved in 
searching for documents, col ating documents, examining the documents, consulting with 
third parties, redacting material from the documents and preparing a final decision. I have 
been assisted in this task to date by staff in the Human Rights Branch.   
   
Preliminary searches have captured over 1,000 documents and over 70,000 pages of 
records. The documents would then need to be manual y assessed to determine which 
documents are within scope of the request and whether they are suitable for release. Given 
the volume of pages currently captured in your request and, using the Australian 
Government Solicitor Charges Calculator, I estimate the time required to process your 
request to be at least 4,207 hours. This incorporates time undertaken to complete searches 
to date, examine relevant pages for decision making at 2 minutes per page, redact pages 
that are partially or whol y exempt at 2 minutes per page and that the decision makers 
assessment of the material inclusive of al  pages. 
 
For these reasons, I am of the view that processing your request in its current form would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations 
and therefore a practical refusal reason exists within the meaning of section 24AA(1) of the 
FOI Act.   
   
 
 
Consultation to revise the scope of the request 
   
Pursuant to section 24AB(2)(e) of the FOI Act, you have 14 days from the day you are given 
this notice to:   
   
a.  withdraw your request, 
b.  revise the scope of your request, or 
c.  inform the department that you do not wish to revise your request. 
   
I invite you to contact me (via xxx@xxxx.xxx.xx) should you wish to revise the request in 
order that it may be processed.   
   
In your consideration of a revised scope, you may wish to consider: 
 
•  Including only the finalised version of reports; and 
•  Excluding reports that are already publicly available on the Committee on the 
Elimination of Racial Discrimination | OHCHR page; and 
•  Providing a limited date range, for example 1 February 2024 to 1 March 2024, 
or 
•  Specifying the civil society organisation and/or other civil society actors who 
may have engaged with the department. 
 
Please note that under section 24AB(7) of the FOI Act, if you do not consult the contact 
person during the consultation period, make a revised request or indicate that you do / do 
not wish to revise the scope of your request, your request wil  be considered to have been 
withdrawn.   
   
Please also be aware that during this period of consultation, the statutory timeframe under 
section 15(5) of the FOI Act for the processing of your request is on hold (see section 
24AB(8) of the FOI Act for details). 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this decision please contact the Freedom of 
Information Section by email: xxx@xxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Brooke 
Director 
Freedom of Information Section