Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Procedural Instructions for Pre-Decision Verification Checks and Risk Systems'.


 
 
 
 
13 October 2025 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 25/09/01811 
File Number: 
FA25/09/01811   
Dear Oliver Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Decision 
On 23 September 2025, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the FOI 
Act.  
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
1. Visa and Citizenship Pre-Decision Verification Checks - Procedural Instruction (VM-5415)  
 
2. Visa and Citizenship Risk Systems - Procedural Instruction (VM-958). 
 
I am requesting the current version of the above Procedural Instructions that are used within 
the Department.  
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests 
to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • www.homeaffairs.gov.au 
 

 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
• 
the terms of your request 
• 
the documents relevant to the request 
• 
the FOI Act 
• 
Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
• 
advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified two documents as falling within the scope of your request. These 
documents were in the possession of the Department on 23 September 2025 when your request 
was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my decision in 
relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within the 
scope of your request is as follows: 
• 
Exempt two documents in full from disclosure 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a document or 
part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies 
to that information are set out below. 
6.1  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and Protection of 
Public Safety 
Section 37(2)(b) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its disclosure 
would, or could reasonably be expected to disclose lawful methods or procedures for preventing, 
detecting, investigating, or dealing with matters arising out of breaches or evasions of the law the 
disclosure of which would or could reasonably likely to, prejudice the effectiveness of those methods 
or procedures. 
I consider that documents 1 and 2 would or could reasonably be expected to disclose lawful methods 
or procedures for preventing or detecting breaches or evasions of the law and that disclosure would, 
or would reasonably be likely to, prejudice the effectiveness of those methods or procedures.  
The Department’s role includes managing the security and integrity of Australia's visa and citizenship 
programs. The Department leads the management of risks to Australia's visa and citizenship 
programs in close collaboration with other government agencies, including State and Federal law 
enforcement agencies. As such, the Department's role includes law enforcement functions. 
- 2 - 

 
The disclosure of information within these documents would be reasonably likely to impact on 
ongoing investigative methodology and relationships both domestically and internationally that 
support Australian government investigative capabilities. The release of this information would 
prejudice the effectiveness of those methods or procedures, assisting endeavours to evade them 
and thereby reducing the ability of the Department and other law enforcement agencies to protect 
the visa and citizenship programs of Australia. 
I have decided that this information is exempt from disclosure under Section 37(2)(b) of the FOI Act. 
6.2  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure would, 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of documents 1 and 2 would, or could reasonably be expected to, have 
a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's visa and citizenship programs  is integral to the 
operations of the Department. Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and 
procedures used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the 
operations of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their future 
effectiveness. 
I have decided that documents 1 and 2 are conditionally exempt under section 47E(d) of the FOI 
Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information would 
be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that regard below. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are  conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in section 
11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would be, 
on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other factors 
listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do any of the 
following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A) 
(b) 
inform debate on a matter of public importance 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
- 3 - 

 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents  may  have a general characteristic of public 
importance. 
• 
No insights into public expenditure will be provided through examination of the 
documents. 
• 
You  do not require access to the documents  in order to access your own personal 
information. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the conditionally exempt 
information in the documents: 
• 
Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under section 
47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's visa and 
citizenship programs. I consider there to be a strong public interest in ensuring that the 
ability of the Department to conduct its law enforcement functions is not compromised or 
prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the request 
for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are 
unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
8 
Your review rights 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for either an internal review or an 
Information Commissioner review of the decision. 
 
 
- 4 - 

 
Internal review 
If you want the Department to review this decision, you must make your internal review request 
within 30 days of being notified of this decision.  
When making your internal review request, please provide the Department with the reasons why you 
consider this decision should be changed. 
You can send your internal review request to: 
 
Email: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
The internal review will be carried out by an officer who is more senior than the original decision 
maker. The Department must make its decision on the review within 30 days of receiving your 
request for internal review. 
 
Information Commissioner review 
If you want the Australian Information Commissioner to review this decision, you must make your 
request to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) within 60 days of being 
notified of this decision. 
You can apply for an Information Commissioner review using the Information Commissioner review 
application form on the OAIC website.  
You can find more information about Information Commissioner reviews on the OAIC website.  
9 
Making a complaint 
 
You may make a complaint to the Australian Information Commissioner if you have concerns about 
how the Department has handled your request under the FOI Act. This is a separate process to the 
process of requesting a review of the decision as indicated above.  
 
You can make an FOI complaint to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
at: FOI Complaint Form on the OAIC website. 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Electronically signed 
 
Tony 
Position number: 60186973 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 5 - 

 
ATTACHMENT A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS 
REQUEST UNDER FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
FOI request:   FA 25/09/01811 
File Number:  FA25/09/01811   
 
No. 
Date of 
No. of  Description 
Decision on release 
document  pages   
1. 
 
13 
14 
Visa and Citizenship Pre-Decision 
Exempt in full  s. 37(2)(b) 
September 
Verification Checks - Procedural Instruction 
s. 47E(d) 
2022 
- VM-5415 
2. 
 
3 
32 
Visa and Citizenship Risk Systems - 
Exempt in full  s. 37(2)(b) 
September 
Procedural Instruction - VM-958 
s. 47E(d) 
2020 
 
 
- 6 -