FOI Reference: LEX 12904  
File Reference: 25/28588 
   
September 2025   
Fresh Beef Hot Pot 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Applicant 
 
RE: Freedom of Information Request - Notice of intention to refuse request 
 
I refer to your request received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the 
department) on 25 September 2025 for access under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) to: 
 
‘…. documents concerning racism and racial discrimination in EMPLOYMENT held by 
dfat from 1 august to 1 september 2025’ 
   
Notice of intended practical refusal 
 
In accordance with section 24AB(2) of the FOI Act, I am providing you notice of my intention 
to refuse access to the documents captured by your request. 
 
The reason for the proposed practical refusal is that your request does not satisfy the 
requirement in section 15(2)(b) of the FOI Act to provide such information concerning the 
document as is reasonably necessary to enable a responsible officer of the department to 
identify it (section 24AA(1)(b) of the FOI Act). 
 
Sections of the FOI Act referred to in this notice are accessible at www.legislation.gov.au. 
 
Consultation to revise the scope of the request 
   
Pursuant to section 24AB(2)(e) of the FOI Act, you have 14 days from the day you are given 
this notice to:   
  a.  withdraw your request, 
b.  revise the scope of your request in such a way that enables officers of the 
department to identify areas of the department that can be tasked to undertake 
search for relevant documents, or 
c.  inform the department that you do not wish to revise your request. 
   
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 
DFAT.GOV.AU 
T +61 2 6261 1111 
@DFAT 

---

 
 
I invite you to contact me (via xxx@xxxx.xxx.xx) should you wish to revise the request in 
order that it may be processed. I am happy to take any reasonable steps to provide you, as 
far as is reasonably practicable, with any information to assist you in doing so. 
 
Having reviewed your request, I am of the view that you have not provided sufficient 
information to al ow the department to identify the documents you seek as we have been 
unable to identify any relevant line areas within Australia or any overseas Embassies or High 
Commissions with that may be tasked with searching for documents. 
 
In your consideration of a revised scope, you may wish to consider providing further 
information about what your mean by “racism and racial discrimination in EMPLOYMENT”. 
For example, do you mean: 
  •  Racism and racial discrimination reported by DFAT staff to the People Culture 
Branch, 
•  Racism and racial discrimination reported by contracting companies that provide 
services to the department, or 
•  Racism and racial discrimination reported to the department by Australians at a 
particular overseas Embassy or High Commission, or 
•  Racism and racial discrimination in employment generally in Australia. 
 
Please note that under section 24AB(7) of the FOI Act, if you do not consult the contact 
person during the consultation period, make a revised request or indicate that you do / do 
not wish to revise the scope of your request, your request wil  be considered to have been 
withdrawn.   
   
Please also be aware that during this period of consultation, the statutory timeframe under 
section 15(5) of the FOI Act for the processing of your request is on hold (see section 
24AB(8) of the FOI Act for details). 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this decision please contact the Freedom of 
Information Section by email: xxx@xxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Brooke   
Director 
Freedom of Information Section 

---