Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Letters from Legal to Departing Council Members in 2025'.


 
Mrs Alex Caughey Hutt 
Associate Director, Information 
Governance & Access 
University Governance Office   
 
 
xxx@xxx.xxx.xx 
30 January 2026 
 
 
Matt Rivers  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
FOI 202500272 - Decision Notice 
 
Dear Matt Rivers,  
 
On 20 October 2025, the Australian National University received your request seeking 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the Act).  
We sincerely apologise for the delay in responding.  
 
1. Scope of Request 
“In response FOI 202500185, ANU released letters from Philip Harrison to Liz 
Allen on the subject “Reminder of obligations and confidentiality”. In the letter, 
Philip Harrison implied that he routinely sends similar letters to all departing 
members of Council. I would like to request copies of all of such letters/emails 
sent to Council members who departed ANU council in 2025. 
 
To help you with your search, here is a list of people who left ANU council in 
2025, along with the dates on which they departed Council: 
Anne-Marie Schwirtlich (30 June 2025) 
Francis Markham (11 August 2025) 
Genevieve Bell (11 September 2025)” 
 
2. Authority to Make Decision 
I am an officer authorised under section 23 of the Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
3. Relevant Material 
In reaching my decision I referred to the following: 
•  The terms of your request 
•  Documents relevant to the request 
•  Advice from University staff with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
•  Advice from third parties on consultation 
The Australian National University 
Canberra 2600, ACT Australia 
 
 
TEQSA Provider ID: PRV12002 (Australian University)  
CRICOS Provider Code: 00120C 

 
•  The Act 
•  Guidelines  published  by  the  Office  of  the  Australian  Information 
Commissioner (OAIC) under section 93A of the Act (the FOI Guidelines) 
4. Decision 
The University has located 4 (four) documents considered to be within the scope of 
your request. 
 
I have decided to release these documents in part, with exempt material redacted.   
The exemptions claimed for each document are set out in the Schedule attached and 
my reasons for the redactions are outlined below. 
 
4.2 
 Section 47F of the Act – Personal Privacy  
Section 47F of the Act provides that material is conditionally exempt if its disclosure 
under this Act would involve the unreasonable disclosure of personal information about 
any person. 
 
The information I have exempted under this section of the Act contains the personal 
email addresses of the address, and the signature of the University’s general counsel.  
I have decided that the disclosure of this personal information would be an 
unreasonable disclosure of personal information about that person. 
 
The Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information 
would be ‘unreasonable’, I must have regard to four factors set out in section 47F(2) of 
the Act. I have therefore considered each of these factors below: 
•  The extent to which the information is well known 
•  Whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document 
•  The availability of the information from publicly available resources 
•  Any other matters that the agency or the Minister considers relevant 
 
I am satisfied that the disclosure of the redacted information within the documents 
would involve an unreasonable disclosure of personal information about those 
individuals whose identity is able to be ascertained and is “personal information” within 
the meaning of the Privacy Act 1988.  
 
The information is the type of information that ordinary people would not wish to have 
disclosed, particularly noting the release under FOI is release to the world. Disclosure 
of personal email addresses may expose the persons to unwanted contact, and 
disclosure of a signature may expose the person to the risk of identity fraud.  
 
This information is not available from publicly accessible sources. 
 
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under 
section 47F of the Act.  
The Australian National University 
2 
CRICOS Provider #00120C 

 
4.3 
Section 47F and the Public Interest 
Section 31B of the Act provides that material is exempt if it is conditionally exempt 
under Division 3, and access to the material would also, on balance, be contrary to the 
public interest for the purposes of s.11A(5) of the Act.  
 
In applying this test, I have weighed the factors in favour of disclosure against those 
against it. 
 
I do not consider that access to the information exempted would promote the objects 
of the Act, as described in section 3, to any significant degree.  
 
I have identified the following factors against disclosure: 
•  The disclosure of personal information which is conditionally exempt under 
section 47F(1) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the 
protection of those individuals' right to privacy The personal information which 
is conditionally exempt under section 47F(1) is the type of information a person 
would wish to keep private and is not well known to the public generally. 
•  This information is not available from publicly accessible sources. I have had 
regard to the fact that disclosure of information under the FOI Act must be 
considered to be a disclosure to the world at large and not just to you as the 
applicant. 
•  The University is committed to complying with its obligations under the Privacy 
Act 1988, which sets out standards and obligations that regulate how the 
University must handle and manage personal information. It is firmly in the 
public interest that the University uphold the rights of individuals to their own 
privacy and meets its obligations under the Privacy Act 1988. I consider that this 
factor weighs heavily against disclosure of the personal information contained 
within the document. 
 
Balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents is not in 
the public interest and therefore the material is exempt from disclosure under the FOI 
Act. 
 
Irrelevant matters 
I have also had regard to section 11B(4) of the Act which sets out the factors which are 
irrelevant to my decision, which are: 
•  Access to the documents could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government. 
•  Access to the documents could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the documents. 
•  The authors of the documents were (or are) of high seniority in the agency to 
which the request for access to the documents was made. 
The Australian National University 
3 
CRICOS Provider #00120C 


 
•  Access to the documents could result in confusion or unnecessary debate. 
 
I have not taken into account any of those factors in this decision. 
 
A copy of the document schedule is enclosed with this letter. 
 
Your review rights are outlined on the following page. 
 
 Yours sincerely, 
 
 
 
Mrs Alex Caughey Hutt  
Information Governance & Access 
University Governance Office 
Australian National University 
 
 
 
The Australian National University 
4 
CRICOS Provider #00120C 

 
Your review rights 
 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or 
Information Commissioner review of the decision. We encourage you to seek internal 
review as a first step as it may provide a more rapid resolution of your concerns 
 
Application for Internal Review of Decision 
Section 54A of the Act, gives you the right to apply for an internal review of my 
decision. 
 
It must be made in writing within 30 days of receipt of this letter, no particular form is 
required but it is desirable to set out in the application the grounds on which you 
consider the decision should be reviewed. 
 
The application should be addressed to Freedom of Information at xxx@xxx.xxx.xx.  
 
Application for Information Commissioner Review of decision 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information 
Commissioner to review my decision. An application must be made in writing within 60 
days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
Form: either online form or downloadable form available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-information-
rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-review   
email:    xxxxx@xxxx.xxx.xx 
Post:      Director of FOI Dispute Resolution, GPO Box 5288, Sydney NSW 2001 
 
More information is available on the Office of the Australian Information Commissioner 
website. https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews   
 
The Australian National University 
5 
CRICOS Provider #00120C