This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'International aid and development expended from 2010-2015'.

24  Power to refuse request—diversion of resources etc. 
If an agency or Minister is satisfied, when dealing with a request for a 
document, that a practical refusal reason exists in relation to the request (see 
section 24AA), the agency or Minister: 
must undertake a request consultation process (see section 24AB); and 
if, after the request consultation process, the agency or Minister is 
satisfied that the practical refusal reason still exists—the agency or 
Minister may refuse to give access to the document in accordance with 
the request. 
For the purposes of this section, the agency or Minister may treat 2 or more 
requests as a single request if the agency or Minister is satisfied that: 
the requests relate to the same document or documents; or 
the requests relate to documents, the subject matter of which is 
substantially the same. 
24AA  When does a practical refusal reason exist? 
For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to 
a request for a document if either (or both) of the following applies: 
the work involved in processing the request: 
in the case of an agency—would substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations; or 
  in the case of a Minister—would substantially and unreasonably 
interfere with the performance of the Minister’s functions; 
the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) 
(identification of documents). 
Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency 
or Minister may have regard, in deciding whether a practical refusal reason 
exists, the agency or Minister must have regard to the resources that would 
have to be used for the following: 
identifying, locating or collating the documents within the filing 
system of the agency, or the office of the Minister; 
deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to 
which the request relates, or to grant access to an edited copy of such a 
document, including resources that would have to be used for: 

examining the document; or 
consulting with any person or body in relation to the request; 
making a copy, or an edited copy, of the document; 
notifying any interim or final decision on the request. 
In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister 
must not have regard to: 
any reasons that the applicant gives for requesting access; or 
the agency’s or Minister’s belief as to what the applicant’s reasons are 
for requesting access; or 
any maximum amount, specified in the regulations, payable as a charge 
for processing a request of that kind. 
24AB  What is a request consultation process
This section sets out what is a request consultation process for the purposes of 
section 24. 
Requirement to notify 
The agency or Minister must give the applicant a written notice stating the 
an intention to refuse access to a document in accordance with a 
the practical refusal reason; 
the name of an officer of the agency or member of staff of the 
Minister (the contact person) with whom the applicant may consult 
during a period; 
details of how the applicant may contact the contact person; 
that the period (the consultation period) during which the 
applicant may consult with the contact person is 14 days after the day 
the applicant is given the notice. 
Assistance to revise request 
If the applicant contacts the contact person during the consultation 
period in accordance with the notice, the agency or Minister must take reasonable 

steps to assist the applicant to revise the request so that the practical refusal reason no 
longer exists. 
For the purposes of subsection (3), reasonable steps includes the following: 
giving the applicant a reasonable opportunity to consult with the 
contact person; 
providing the applicant with any information that would assist the 
applicant to revise the request. 
Extension of consultation period 
The contact person may, with the applicant’s agreement, extend the 
consultation period by written notice to the applicant. 
Outcome of request consultation process 
The applicant must, before the end of the consultation period, do one of the 
following, by written notice to the agency or Minister: 
withdraw the request; 
make a revised request; 
indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
The request is taken to have been withdrawn under subsection (6) at the end of 
the consultation period if: 
the applicant does not consult the contact person during the 
consultation period in accordance with the notice; or 
the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) 
before the end of the consultation period. 
Consultation period to be disregarded in calculating processing period 
The period starting on the day an applicant is given a notice under 
subsection (2) and ending on the day the applicant does one of the things 
mentioned in paragraph (6)(b) or (c) is to be disregarded in working out the 30 
day period mentioned in paragraph 15(5)(b). 
Paragraph 15(5)(b) requires that an agency or Minister take all reasonable steps to 
notify an applicant of a decision on the applicant’s request within 30 days after the 
request is made. 
No more than one request consultation process required 
To avoid doubt, this section only obliges the agency or Minister to undertake a 
request consultation process once for any particular request.