Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Records and communications between the Immigration Minister, Lady Cliento Children's Hospital and lawyers/advocates for the family of asylum seeker baby Asha'.


 
 
 
 
 
 
 
25 August 2016 
 
 
 
 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request  FA 16/03/00104 
File Number:   ADF2016/9672 
 
 
Ms Fern McNulty 
Right to Know  
 
 
Sent via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
Dear Ms McNulty 
 
Notice under s.24AB of the Freedom of Information Act 1982 
 
I am writing to you in relation to your request under the Freedom of Information Act 1982 (the 
Act) on 2 March 2016 for: 
 
As a Macleay College student journalist, and under the Freedom of Information act 
1982, I would like to request access to all communication between the Immigration 
Minister Peter Dutton's office with Lady Cilento Children's Hospital in regards to baby 
Asha's medical condition during the time she was in care (release date 22nd 
February 2016). [Part 1]  
 
Additionally, I am requesting to see any proposed plan or adaptations after the 
precedent expedited by Asha and her circumstances in reference to her future 
placement in either offshore or community detention, by Mr. Dutton and/or the 
lawyers and advocates for Asha's family. [Part 2] 
 
Purpose of this notice 
 
The purpose of this notice is to advise you (as required under s.24AB of the Act) that 
I consider that a practical refusal reason exists under s. 24AA of the Act and that I am 
considering refusing access to the documents in the form requested, as provided under s.24 
of the Act. My reasons are set out in this notice. You are invited to contact me to alter or 
narrow the scope of your request to ensure that no 'practical refusal reasons' apply. 
 
Part One of your request 
Following searches undertaken and advice from the relevant business area, there are no 
documents that can be found that fall within this part of your scope. However, if you are able 
to provide further information, this will assist the Department to identify any potential 
documents. Please include any comments in relation to this aspect of your request in your 
response to this notice. 
 
 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 
Advice regarding practical refusal reasons 
 
The Act contains two practical refusal reasons. The first is that processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations 
(s.24AA(1)(a)). An agency may also refuse an FOI request if the agency is satisfied that the 
request does not provide such information concerning the document as is reasonably 
necessary to enable a responsible officer of the agency to identify the document in question 
(s.24AA(1)(b)). 
 
It is the Department’s view that where it appears that a request under the Act for access to 
documents is likely to take more than 40 hours to complete, the request should be assessed 
under s.24AA(1) of the Act to determine whether a practical refusal reason exists in relation 
to the request. This balances the right of applicants to seek information under the Act with 
the Department’s need to appropriately allocate resources to its functions. 
 
Application of s.24AA of the FOI Act to your request 
 
In relation to part two of your request in which you are seeking:   
 
“…any proposed plan or adaptations after the precedent expedited by Asha and her 
circumstances in reference to her future placement in either offshore or community detention, 
by Mr. Dutton and/or the lawyers and advocates for Asha's family” 
 
It is my view that this component of your request, as it currently stands, satisfies the first 
practical refusal reason because:  
 
We have interpreted the scope of your request to also include the family of baby Asha which 
would include any relevant documents relating to the parents’ files. We anticipate that just 
the search and retrieval component of this part of your request could take potentially weeks 
for a dedicated officer to complete.  
 
In addition, this would encompass what we estimate would be in excess of hundreds of 
documents that would need to be searched and assessed to determine if they are relevant to 
your request and to apply any appropriate redactions to ensure the personal information of 
the parties named in the documents remains private.  
 
In light of the above, I am satisfied that your request would substantially and unreasonably 
divert the resources of the Department from its other operations and that a practical refusal 
reason applies to your request as it currently stands. Therefore, I am required to consult with 
you under s.24AB of the Act regarding the scope of your request. 
 
Consultation over scope 
 
You may consult with me on the scope during the consultation period which is from the date 
this notice until close of business Thursday, 8 September 2016.  
 
You may request that I extend the consultation period if you wish, by writing to me before the 
end of the consultation period at xxx@xxxx.xxx.xx . The requirements for the consultation 
period are contained in (s.24AB(5)).  
 
Please note that the Act requires you to contact me in writing before the end of the 
consultation period to advise whether you will: 
•  revise the request or 
•  withdraw the request or  
•  advise me that you do not intend to revise the request. 

 
If you do not contact me in writing before the end of the consultation period (to either 
withdraw your request, revise or affirm the scope of your request, or ask for an extension of 
time to respond to the s.24AB notice) your request will be deemed to be withdrawn in 
accordance with s.24AB(7) of the Act. 
 
I look forward to hearing from you shortly. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Shannon Bevan 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Section 
Department of Immigration and Border Protection 
Email  xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
 
Attachment 
  Attachment A - Extract of relevant legislation 
 
 
Attachment A – Extract of relevant legislation 
24  Power to refuse request—diversion of resources etc. 
 
(1)  If an agency or Minister is satisfied, when dealing with a request for a document, 
that a practical refusal reason exists in relation to the request (see section 24AA), 
the agency or Minister: 
 
(a)  must undertake a request consultation process (see section 24AB); and 
 
(b)  if, after the request consultation process, the agency or Minister is satisfied 
that the practical refusal reason still exists—the agency or Minister may 
refuse to give access to the document in accordance with the request. 
 
(2)  For the purposes of this section, the agency or Minister may treat 2 or more 
requests as a single request if the agency or Minister is satisfied that: 
 
(a)  the requests relate to the same document or documents; or 
 
(b)  the requests relate to documents, the subject matter of which is 
substantially the same. 
24AA  When does a practical refusal reason exist? 
 
(1)  For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a 
request for a document if either (or both) of the following applies: 
 
(a)  the work involved in processing the request: 
 
(i)  in the case of an agency—would substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations; or 
 
(ii)  in the case of a Minister—would substantially and unreasonably 
interfere with the performance of the Minister’s functions; 
 
(b)  the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) 
(identification of documents). 
 
(2)  Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency or 
Minister may have regard, in deciding whether a practical refusal reason exists, 
the agency or Minister must have regard to the resources that would have to be 
used for the following: 
 
(a)  identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
agency, or the office of the Minister; 
 
(b)  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which 
the request relates, or to grant access to an edited copy of such a 
document, including resources that would have to be used for: 
 
(i)  examining the document; or 
 
(ii)  consulting with any person or body in relation to the request; 
 
(c)  making a copy, or an edited copy, of the document; 
 
(d)  notifying any interim or final decision on the request. 
 
(3)  In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister must 
not have regard to: 
 
(a)  any reasons that the applicant gives for requesting access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what the applicant’s reasons are for 
requesting access; or 
 
(c) 
any maximum amount, specified in the regulations, payable as a 
charge for processing a request of that kind. 
 
 
 
24AB  What is a request consultation process? 
Scope 
 
(1)  This section sets out what is a request consultation process for the purposes 
of section 24. 
Requirement to notify 
 
(2)  The agency or Minister must give the applicant a written notice stating the 
following: 
 
(a)  an intention to refuse access to a document in accordance with a request; 
 
(b)  the practical refusal reason; 
 
(c)  the name of an officer of the agency or member of staff of the Minister (the 
contact person) with whom the applicant may consult during a period; 
 
(d)  details of how the applicant may contact the contact person; 
 
(e)  that the period (the consultation period) during which the applicant may 
consult with the contact person is 14 days after the day the applicant is 
given the notice. 
Assistance to revise request 
 
(3)  If the applicant contacts the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, the agency or Minister must take reasonable steps to 
assist the applicant to revise the request so that the practical refusal reason no 
longer exists. 
 
(4)  For the purposes of subsection (3), reasonable steps includes the following: 
 
(a)  giving the applicant a reasonable opportunity to consult with the contact 
person; 
 
(b)  providing the applicant with any information that would assist the applicant 
to revise the request. 
Extension of consultation period 
 
(5)  The contact person may, with the applicant’s agreement, extend the consultation 
period by written notice to the applicant. 
Outcome of request consultation process 
 
(6)  The applicant must, before the end of the consultation period, do one of the 
following, by written notice to the agency or Minister: 
 
(a)  withdraw the request; 
 
(b)  make a revised request; 
 
(c)  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
 
(7)  The request is taken to have been withdrawn under subsection (6) at the end of 
the consultation period if: 
 
(a)  the applicant does not consult the contact person during the consultation 
period in accordance with the notice; or 
 
(b)  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) 
before the end of the consultation period. 
 
 
Consultation period to be disregarded in calculating processing period 
 
(8)  The period starting on the day an applicant is given a notice under subsection (2) 
and ending on the day the applicant does one of the things mentioned in 
paragraph (6)(b) or (c) is to be disregarded in working out the 30 day period 
mentioned in paragraph 15(5)(b). 
Note: 
Paragraph 15(5)(b) requires that an agency or Minister take all 
reasonable steps to notify an applicant of a decision on the applicant’s 
request within 30 days after the request is made. 
No more than one request consultation process required 
 
(9)  To avoid doubt, this section only obliges the agency or Minister to undertake a 
request consultation process once for any particular request. 
 
 

Document Outline