This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence with China in regards to actions in South China Sea'.



 
Our reference: RQ16/01657 
Departmental reference: 1603-F1405 
Ms Marie-Charlotte McKenna 
Director, Legal 
Department of Foreign Affairs and Trade 
R.G. Casey Building 
John McEwen Crescent 
BARTON ACT 0221 
Sent by electronic mail to: [DFAT request email]  
Dear Ms McKenna 
Extension of time request under s 15AB 
Thank you for your correspondence of 24 May 2016, in which you requested an 
extension of time for the Department of Foreign Affairs and Trade (the Department
to process a request for access to documents made by Mr Matthew Buchanan. 
Mr Buchanan’s request was made on 24 February 2016 under the Freedom of 
Information Act 1982
 (Cth) (the FOI Act) in the following terms: 
any correspondence with China, Taiwan, the Philippines, Malaysia, Vietnam 
and the United States in regards to the island building project in the 
South China Sea enacted by China, and also correspondence between ministers 
of parliament in regards to this
  
Background 
On 25 March 2016, the Department received Mr Buchanan’s written agreement to 
extend the processing period by 30 days under s 15AA of the FOI Act. 
On 22 April 2016, the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC
granted the Department an extension until 26 May 2016 under s 15AB (2) of the 
FOI Act (OAIC reference: RQ16/01557). This was on the basis that the request was 
complex. 
You have sought a further extension on the basis that the current processing period 
is insufficient to deal adequately with Mr Buchanan’s request, because it is complex. 
Contact with Applicant 
On 14 June 2016, I wrote to Mr Buchanan to seek his comment on the Department’s 
request. To date the OAIC has not received a response from Mr Buchanan. 
 
 
 
 
GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
Enquiries 1300 363 992 • [email address] • TTY 1800 620 241 • www.oaic.gov.au 
ABN 85 249 230 937 


 
Decision 
As a delegate of the acting Information Commissioner, I am authorised to make 
decisions on requests for extensions of time under s 15AB of the FOI Act. 
I have decided to grant the Department further time under s 15AB (2) of the FOI Act 
to 27 June 2016. In coming to this decision I have considered the following factors: 
  The nature of the subject matter of the request is sensitive. Since the 
Department was granted an extension by the OAIC, the agency has identified 
documents as potentially being held in an additional three posts. This has 
meant that the agency has ‘tasked 16 areas of the Department, the majority 
of which are overseas posts’ with obtaining documents covered by the scope 
of the request. I am satisfied that the identification of additional documents 
introduces a level of complexity to what was already a complex request. 
Based on the information above, I am satisfied that granting the Department further 
time to process this request will allow the agency sufficient time to manage and 
produce a well-reasoned FOI decision. I am satisfied that an extension until 
27 June 2016 is appropriate in the circumstances. 
A copy of this decision will be provided to Mr Buchanan. 
Contact 
If you have any questions about this email, please contact me on (02) 9284 9615 
Tuesday and Wednesdays. Alternatively, I can be reached by email at 
[email address]. In all correspondence please include reference number 
RQ16/01657
Yours sincerely 
 
Ben Kirkwood 
Assistant Merit Review Officer 
Dispute Resolution Branch 
21 June 2016