This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Complaints Pertaining to New Zealand Citizens on Christmas Island 2015'.

FOI Fact Sheet 11 
Your rights if information about you or your business is 
 July 2014 
Every person has a right under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to ask for access to 
documents held by Australian Government agencies and the official documents of ministers. If someone 
asks for documents that include information about you or your business, you have certain rights because 
you have an interest in the outcome of the request. Your personal privacy and the impact on your business 
are important considerations in deciding whether to release the documents.
What information can be requested? 
There are also some types of documents which are 
‘conditionally exempt’ under the FOI Act. Deciding 
Any person can request access under the FOI Act to 
whether to release a conditionally exempt document 
documents held by government, including documents 
involves two stages. First, a document will be 
received from the public and the business community. 
‘conditionally exempt’ from release if it:  
All Australian Government agencies (except a small 
number of agencies such as security and intelligence 
  contains information about your business and 
agencies) and ministers (including parliamentary 
secretaries) are subject to the FOI Act. Access will 
o  would (or could) unreasonably affect 
generally be given unless a document falls within a 
you or your business adversely, or  
category of documents that are exempt or 
conditionally exempt under the Act. A person’s reasons 
o  could prejudice the future supply of 
for seeking access are not relevant to the decision 
information to the Commonwealth  
about whether to release a document.  
  affects your personal privacy and release 
would involve the unreasonable disclosure of 
Documents include papers, files, reports, maps, plans, 
personal information about you.  
photographs, sound recordings and films. 
If the document satisfies the ‘conditional exemption’ 
When will information about me or my 
test, the decision maker must then consider whether it 
business be released? 
would be contrary to the public interest to give access 
to it. The decision maker will consider factors for and 
Some information that government collects will not be 
against giving access.  
disclosed under the FOI Act because legislation 
provides that it is secret. This includes certain 
For example, releasing information may be likely to 
information collected under taxation, child support, 
harm a business’s commercial advantage in the 
gene technology and patents legislation.  
marketplace. This would be a factor against release, to 
be weighed against factors that favour release. For 
A document is exempt from disclosure if its release 
example, there may be a strong public interest in 
would disclose trade secrets or commercially valuable 
knowing more about government regulation of your 
information whose value would be diminished by its 
business and other businesses.  
release. An agency or minister may ask you for your 
views on whether the exemption should apply to 
For more information about conditional exemptions, 
information in a document that relates to your 
see FOI Fact sheet 8 — Freedom of Information: 
business (see the next section).  
FOI fact sheet 11: Your review rights if information about you or your business is requested 

Will I be asked for my opinion about 
What should I do if I am asked for my 
Yes, if the decision maker considers that you or your 
If you object to the information being released, you 
business might reasonably wish to make a submission 
can make a submission to the decision maker 
that a document is:  
explaining why. You will need to do this within the 
  exempt because of trade secrets or 
time specified by the decision maker.  
commercially valuable information, or  
How will my submission be taken into 
  conditionally exempt because of your personal 
privacy or business interests.  
The decision maker will consider your submission 
The decision maker must not decide to release a 
before making a decision on whether or not to grant 
document before you have had a reasonable 
access. You have a right to express your view, but 
opportunity to make a submission. 
ultimately the decision will be made by the agency or 
minister. It is open to the decision maker to decide to 
When will the decision maker consider 
release a document that is exempt or conditionally 
that I might want to make a submission? 
A decision maker may form this view based on any 
You will be notified if the decision maker has decided 
relevant information, including whether:  
to release the document.  
  the information about you or your business is 
What if I disagree with a decision to 
public or well known  
release a document?  
  you and your business are known to be 
associated with the subject matter of the 
You can ask for the decision to be reviewed. The 
person who is seeking the document will not be given 
access until your opportunities for review have run out 
  it is reasonably practical to invite you to make 
and any application for review has been decided. 
a submission.  
Generally you have 30 days to seek review after you 
are notified of the decision.  
Will I be told who asked for access? 
How do I seek review of a decision?  
You may speak to the agency about this. However, the 
normal practice of agencies is not to disclose the name 
There are two ways you can ask for review of a 
of an individual applicant on privacy grounds unless 
decision to release documents that concern you: 
that person consents. If the decision is later reviewed 
internal review by the agency, or external review by 
by the Information Commissioner or the 
the Information Commissioner. You should consider 
Administrative Appeals Tribunal, it will be for the 
seeking internal review first to give the agency an 
Commissioner or the Tribunal to decide whether the 
opportunity to reconsider its decision. If the head of 
parties’ identities are disclosed.  
the agency or a minister has made the decision, there 
is no internal review – you can only ask for review by 
the Information Commissioner.  
For more information about the review process, see 
FOI Fact sheet 12 — Freedom of information: Your 
review rights
FOI fact sheet 11: Your review rights if information about you or your business is requested 

If the decision was not to release the 
document, can the person who asked for 
access seek review? 

Yes. If the decision maker consulted you before 
deciding to refuse access, you will be notified if the 
applicant seeks internal review and the agency decides 
to give access. At that point you will have the 
opportunity to seek IC review before the document is 
released. If the FOI applicant seeks IC review of the 
decision to refuse access, you will be notified and have 
a right to be part of the review proceedings.
Can I make a complaint about how an 
agency handled the process? 

Yes. You can complain to the Information 
Commissioner about an agency’s actions under the FOI 
Act. This is a different process from seeking review of 
an agency decision that you disagree with. You cannot 
complain to the Information Commissioner about a 
minister’s actions.  
Your complaint needs to be in writing and identify the 
agency you are complaining about, and should give the 
reasons for your complaint.  
You can lodge your complaint: 
by post: GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
fax:  +61 2 9284 9666 
in person: Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000. 
The information provided in this fact sheet is of a 
general nature. It is not a substitute for legal advice. 
For further information 
telephone: 1300 363 992 
write: GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Or visit our website at 
FOI fact sheet 11: Your review rights if information about you or your business is requested