In reply please quote: 
FOI Request:  FA 16/03/00163 
File Number:  ADF2016/9794 
 
 
4 March 2016 
 
 
AB 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear AB 
I refer to your email dated 29 February 2016 in which you request access to documents held by 
the Department of Immigration and Border Protection (Department) under the Freedom of 
Information Act 1982 (the FOI Act). 
I am writing to tel  you that I believe that the work involved in processing your request in its 
current form would substantial y and unreasonably divert the resources of this agency from its 
other operations due to its broad nature, size and complexity.  This is cal ed a ‘practical refusal 
reason’ (section 24AA). 
On this basis, I intend to refuse access to the documents you requested.  However, before I make 
a final decision to do this, you have an opportunity to revise your request.  This is cal ed a ‘request 
consultation process’ as set out under section 24AB of the FOI Act.  You have 14 days to respond 
to this notice in one of the ways set out below. 
Scope of Request 
You have requested access to documents held by Department that relates to: 
'any DIBP emails, reports or internal memos or communications that relate to the Twitter 
account @Republic_Nauru.' 
In order for your request to be valid it must not substantial y and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations. 
Practical Refusal   
Please note that a request for ‘any documents’ concerning a particular subject wil  likely attract 
refusal under section 24AA of the FOI Act because, it would not be possible for the decision maker 
to certify that he or she has located every copy of every single document in Department’s 
possession, which fal s within the scope of the request, without conducting a search of every hard 
copy file and al  individuals electronic communication records in the agency.   
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 
 

---

2 
In this particular request you have sought access to "any DIBP emails … that relate to the Twitter 
account …".  I do not consider that you have provided a reasonable descript of the documents to 
which you are seeking access.  You have not made reference to a specific document or documents 
or specified the parties or business areas that may have been involved in that correspondence.   
In order for the decision maker to satisfy themselves that all documents that are relevant to your 
request have been identified, a search of every DIBP officer's email account would have to be 
undertaken.  In the Department's  2014-15 Annual Report, the number of employees listed  is 
8,225 Australian based ongoing and non-ongoing staff and 1,334 overseas based staff.  As of 1 July 
2015, the Department of Immigration and Border Protection consolidated with the Australian 
Customs and Border Protection Service (ACBPS).  The number of staff listed as employed by 
ACBPS in the 2014-2015 Annual Report is 4,903.  As such, the Department would be required to 
search the mailboxes of approximately 14,462 staff members to ensure it had identified any 
documents that may be relevant to the scope of your request. 
In order to undertake that search, I am the view that the Department would be required to divert 
significant resources from its current operations.  Any search of that nature would result in a 
significant drain on the resources of the business area within the agency that would be required 
to process this request, and would have an adverse effect on the ability of that area to carry out 
their normal functions and activities.   
Request Consultation Process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
In order to assist the Department in identifying documents that may fal  within the scope of your 
request it wil  be necessary for you to provide sufficient information concerning the document as 
is reasonably necessary for the Department to identify the documents you are seeking access to.  
In order to achieve this, you may wish to consider limiting the scope of your request to 
correspondence from certain officers, either individual y, or by business area.  In order to assist 
you in that regard, a copy of the Department's current organisational structure chart can be found 
on our website at: http://www.border.gov.au/CorporateInformation/Documents/pub-org.pdf 
Under section 24AB of the FOI Act, you have 14 days to respond to this notice in writing and 
advise me whether: 
•  you wish to make a revised request; 
•  indicate that you do not wish to revise your request; or 
•  withdraw your request. 
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period (14 days) or 
you do not consult the contact person listed below during this period, your request wil  be taken 
to have been withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI Act. 
Contact 
Should you wish to revise your request or have any questions in relation to this process, please do 
not hesitate to contact Alison Smith via email at xxx@xxxxxx.xxx.xx. 
 
Alison Smith 
FOI Officer | FOI Section | Access to Information Branch 
Corporate Services Division 
Department of Immigration and Border Protection 

---