This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Buloke Council's documents relating to Maitreya Arts and Music Festival'.




File -IM/03/12
16-004030
SHIRE COUNCIL  15 April 2016 
Mr Chris Follett 
By email to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Mr Follett 
Freedom of information request 
I refer to your request to the Buloke Shire Council ("Council") in which you have 
sought access to an electronic copy of various documents under the Freedom of 
Information Act 1982 ("Act"). 
The Act creates a right of access to documents of an agency.  Section 13 of the 
Act states that the right of access is to be exercised "in accordance with this 
Act". Section 17 of the Act sets out the procedural requirements to be satisfied 
for a valid request for access to documents to exist. 
One of those requirements is that the request must provide such information 
concerning the documents sought as is reasonably necessary to enable the 
agency to identify those documents.  That is, an applicant must strive to define 
with as much precision as possible the documents sought in terms that will 
ALL CORRESPONDENCE TO: 
enable an appropriate officer of the agency to constructively search for those 
WYCHEPROOF 
documents.  If a request is ambiguous,  unclear or otherwise ill defined,  it does 
367 Broadway, PO Box l 
not comply with the Act and need not be processed.  It should not be for the 
Wycheproof VIC 3527 
officers of the agency to be left guessing what documents you are actually 
ALL ENQUIRIES: 
seeking. 
Ph: (03) 5478 Ol 00 
Fax: (03) 5493 7395 
In my view, your request does not provide sufficient information for me to identify 
Email: buloke@buloke.�c.gov.ou 
the documents you seek.  At present your request is ambiguous and unclear for 
a number of reasons. 
DISTRICT OFFICES 
WYCHEPROOF 
(a) I assume that part 1 of your request seeks access to a// documents and
BIRCHIP 
that the specific types of documents listed in the bullet points under
CHARLTON 
DON ALO 
paragraphs 1 (a) and (b) are referred to by way of illustration only.  As
SEA LAKE 
you may be aware, the definition of a "document" in the Act is very broad
and effectively includes anything on which information is stored.  As such,
any particular types of documents held by the Council to which you have
referred would be captured in any event.  Can you please confirm that my
assumption is correct or else specify the particular types of documents
you seek?