Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Social media policy'.


For Official Use Only 
under FOI
Social Media 
Released 
For Official Use Only 
 
For Official Use Only 
 
Contents  
 
Policy Statement ............................................................................................................... 3 
Legislative Context.......................................................................................................................... 3 
Obligations When Using Social Media in a Private Capacity ............................................. 4 
Potential Consequences of Inappropriate or Unacceptable Use ....................................... 4 
Further Information ........................................................................................................... 5 
Definitions ......................................................................................................................... 5 
Version Control ................................................................................................................. 6 
 
 
 
under FOI
Released 
2 
Policy – Social Media 
Australian Crime Commission 
 
For Official Use Only 
trim:[15/93247] 
 
For Official Use Only 
 
Policy Statement  
 
1. 
Online  social  media  and  online  social  networking  services  are  widely  used  to  communicate 
and socialise with friends, family and people with similar interests.  Members of the staff of 
the ACC1  who participate in online activities, whether in the course of their APS employment 
or  privately,  must  exercise  care  to  ensure  that  their  behaviour  does  not  conflict  with  their 
responsibilities  as  employees  of  the  Australian  Crime  Commission  (ACC)  or  the  Australian 
Public Service (APS) in general. 
 
2. 
This  policy  and  procedure  addresses  the  personal  use  of  social  media  only.  Online  social 
media  can  take  many  forms,  including  (but  not  limited  to)  social  networking  services,  chat 
rooms, weblogs, social blogs, wikis, podcasts, internet forums, dating sites, etc. It can be any 
site that allows users to post dialogue, pictures and/or video, and includes technologies such 
as picture-sharing, email, instant messaging; and websites such as YouTube. 
 
3. 
All members of the staff of the ACC2 are directed to and must comply with the ‘must’ or ‘must 
not’ controls as well as any legislative controls outlined within this Policy. Failure to do so may 
result in Code of Conduct action and any breach of the obligation on members of staff under 
section  51 of the  Australian  Crime  Commission  Act  2002  (the  A C’s  secrecy  provision),  may 
result in criminal prosecution. Unauthorised disclosure of information may be punishable by 2 
years imprisonment and/or fine not exceeding 120 penalty units. 
 
Legislative Context 
 
4. 
Inappropriate  public  comment  on  social  media  could  put  staff  at  risk  of  breaching  the  APS 
under FOI
Code of Conduct. 
 
5. 
The  Australian  Public  Service  Circular  2012/1:  Revisions  to  the  Commission’s  guidance  on 
making  public  comment  and  participating  online  (social  media),  reminds  all  APS  employees 
that the APS Code of Conduct requires APS staff to behave at all times ‘in a way that upholds 
the APS Values and the integ ity and good reputation of the APS’ (section 13(11) of the Public 
Service Act 1999 (PS Act)). This obligation applies to all ACC staff and includes treating others 
with respect and courtesy at all times. 
 
Released 
6. 
Public Service Regulation 2.1 concerning the disclosure of information. 
7. 
Senior Executive Service (SES) employees have a special responsibility under section 35 of the 
PS Act to promote the APS Values and compliance with the APS Code of Conduct, by personal 
example and other appropriate means within the ACC.  
 
                                                           
1 Al  members of the staff of the ACC as defined in the ACC Act and may be referred to herein as 
staff. 
2 Al  members of the staff of the ACC as defined in the ACC Act and may be referred to herein as 
staff. 
3 
Policy – Social Media 
Australian Crime Commission 
 
For Official Use Only 
trim:[15/93247] 
 
For Official Use Only 
 
 
 
Obligations When Using Social Media in a Private Capacity  
 
8. 
Staff may generally make public comment in a private capacity, so long as they make it clear 
they are expressing their own views. When making public comment in an unofficial capacity, 
it is not appropriate to make comment that is, or could be perceived to be: 
a.  being made on behalf of the ACC or the Government, rather than an expression of a 
personal view; 
b.  compromising  your  capacity  to  fulfill  your  duties  in  an  unbiased  manner.  This 
applies particularly where comment is made about ACC policies; 
c.  so  harsh  or  extreme  in  its  criticism  of  the  Government,  a  member  of  parliament 
from  another  political  party,  or  their  respective  policies,  that  it  raises  questions 
about your capacity to work professionally, efficiently or impartially; 
d.  so  strong  in  its  criticism of  the  ACC’s  administration that  it could  seriously  disrupt 
the workplace. You are encouraged instead to resolve concerns  y discussion with 
your manager or by using the ACC’s dispute resolution mechanisms; 
e.  a  gratuitous  personal  attack  that  might  reasonably  be  perceived  to  be  connected 
with your employment; 
f.  unreasonable criticism of the ACC’s clients or other stakeholders; or 
g.  compromising public confidence in the ACC or the APS. 
9. 
At all times, staff must be mindful of the requirements set out in Public Service Regulation 2.1 
under FOI
concerning the disclosure of information. 
10.  Senior Executive Service (SES) employees have a special responsibility under section 35 of the 
PS Act to promote the APS Values and compliance with the APS Code of Conduct, by personal 
example and other appropriate means within the ACC.  
11.  SES employees should be particularly careful when making public comment. The role of SES 
employees provides more scope for conflict, real or perceived, between a personal view and: 
a.  their  ability  to  fulfill  current  and  potential  duties  in  an  apolitical,  impartial  and 
Released 
professional manner; and 
b.  their ability to be responsive to the Government. 
 
Potential Consequences of Inappropriate or Unacceptable Use   
 
12.  Staff  should  be  aware  of  the  potential  impact  that  inappropriate  or  unacceptable  use  of 
online  social  media  and/or  social  networking  sites  could  have  on  their  employment.  This 
could include: 
4 
Policy – Social Media 
Australian Crime Commission 
 
For Official Use Only 
trim:[15/93247] 
 
For Official Use Only 
 
a.  loss  of  security  clearance  (loss  of  essential  qualification  or  breach  of  condition  of 
employment); 
b.  criminal charges and prosecution under the Crimes Act 1914; or 
c.  sanction(s)  under  the  APS Code  of  Conduct  (including  from  complaints  of  bullying 
and/or harassment). 
13.  Any of the above could lead to termination of employment under section 29 of the PS Act. 
 
 
Further Information  
 
14.  The following documents directly relate to this Policy and must be reviewed in context to this 
policy:  
-  ACC Social Media Procedures trim:[15/93248] 
 
-  Appendix 1 - ACC Personal Use of Social Media Decision Tree trim:[15/93245] 
 
15.  For  further  information,  on  the  potential  risks  of  social  media  and  how  to  protect  your 
privacy,  visit  the  Office  of  the  Privacy  Commissioner  (www privacy.gov.au),  the  Australian 
Communications and Media Authority (www.acma.gov.au), or www.staysmartonline.com.au. 
These websites have information about how to minimise the risks of online activity 
Definitions 
under FOI
 
 
16.  Member of the staff of the ACC: is defined in s4 of the ACC Act to mean: 
  A person engaged under the Public Service Act 1999 (including ongoing and non-ongoing 
staff, full and part time employees) under s47 (1) of the ACC Act, or 
  A person participating in an ACC operation and or investigation, or 
  A member of a task force established by the Board, or 
Released 
  A person engaged under s48(1) of the ACC Act to provide services to the ACC, or 
  A person seconded or otherwise made available to the ACC under s49 of the ACC Act, or 
  A legal practitioner appointed to assist the ACC as counsel under s50 of the ACC Act.  
17.  Online  social  media:  can  take  many  forms,  including  (but  not  limited  to)  social  networking 
services, chat rooms, weblogs, social blogs, wikis, podcasts, internet forums, dating sites, etc. 
It  can  be  any  site  that  allows  users  to  post  dialogue,  pictures  and/or  video,  and  includes 
technologies  such  as  picture-sharing,  email,  instant  messaging;  and  websites  such  as 
YouTube. 
 
5 
Policy – Social Media 
Australian Crime Commission 
 
For Official Use Only 
trim:[15/93247] 
 
For Official Use Only 
 
Version Control 
 
 
Implementation 
Version 
Business Owner 
TRIM Link 
Revision Number 
Date 
June 2015 
1 
NM IP&F 
trim:[15/93247] 
Revision 5 
July 2015 
2 
NM IP&F 
trim:[15/93247] 
Revision 6 
Month Year 
# 
Position 
TRIM Link 
Revision Number 
 
under FOI
Released 
6 
Policy – Social Media 
Australian Crime Commission 
 
For Official Use Only 
trim:[15/93247]