This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Social media policy'.



 
 
 
 

GPO Box 9820 
Canberra, ACT, 2601 
 
1800 800 110 
 
 
ndis.gov.au 
 
18 May 2016 
James Smith 
 
By email: [FOI #1871 email] 
Dear Mr Smith 
 
Your freedom of information request — FOI 15/16-020 
 
1. 
I refer to your correspondence dated 18 April 2016 received by the National Disability 
Insurance Agency (the Agency) on 18 April 2016, in which you requested access under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to the following documents: 
 
“1. Current social media policy of the department, which covers departmental use and/or 
private use by employees in an individual capacity. 

 
Any  current  guidance  material  which  is  available  for  employees  to  make  informed 
decisions about their private social media use.” 

 
DECISION ON ACCESS TO DOCUMENTS 
 
2. 
I am authorised to make decisions under the FOI Act and the reasons for my decision 
are set out below.  
 
3. 
I am advised that in relation to Part one of your request, the Agency has in its possession 
one document that falls within the scope of your request. 
 
4. 
Regarding Part 2 of your request, the information you requested was not available in a 
separate written document at the time of your request. However, the Agency has been 
able to produce one document containing the information you have requested. I have 
therefore  treated  your  request  as  if  it  were  a  request  for  access  to  that  document  in 
accordance with section 17 of the FOI Act. I have identified the relevant information by 
consulting with the appropriate areas of the Agency. 
 
5. 
I have decided to release all documents in full.  
 
 


6. 
The Schedule of Documents at Attachment A sets out the documents to which I have 
decided to grant you access in full. 
 
7. 
I have enclosed copies of the documents released to you. 
 
RIGHTS OF REVIEW 
 
8. 
Your  right  to  seek  a  review  of  my  decision,  or  lodge  a  complaint,  is  set  out  at 
Attachment B
 
9. 
Provisions of the FOI Act referred to in this letter are set out at Attachment C.   
 
10.  Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact 
me on 03 5272 7900 or via email at [NDIA request email]. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
Andrew Ford 
Corporate Counsel/Branch Manager 
Legal Branch 
National Disability Insurance Agency 
 
 
 
Page 2 

Attachment A 
 
Schedule of Documents for FOI 15/16-020 
 
Folio 
Document 
Page 
Date 
Description 
Decision on access 
Number 
number 
 


15/01/2015 
NDIA Social Media Policy 
FULL ACCESS 
 
Document created 
pursuant to section 17 of 
the FOI Act — Guidance 
material which is available 


13/05/2016 
FULL ACCESS 
for Agency staff to make 
informed decisions about 
their private social media 
use. 
 
 
Page 3 

Attachment B 
Your review rights 
 
 
Internal Review  
Section 54 of the FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. 
The  review  will  be  conducted  by  a  different  person  to  the  person  who  made  the  original 
decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in writing, 
within 30 days of receipt of this letter.   
 
No particular form is required for an application for  internal review, but to assist the  review 
process,  you  should  clearly  outline  your  grounds  for  review  (that  is,  the  reasons  why  you 
disagree  with  the  decision).  Applications  for  internal  review  can  be  lodged  by  email  to 
[email address] or sent by post to: 
 
Legal, Parliamentary and Risk Branch 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
Canberra ACT 2601   
 
 
External Review by the Australian Information Commissioner 
Section 54L of the FOI Act gives you the right to apply directly to the Australian Information 
Commissioner (AIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the AIC you may apply for the review, in writing 
or by using the online merits review form available on the AIC’s website at www.oaic.gov.au, 
within 60 days of receipt of this letter. To assist the AIC, your application should include a copy 
of this decision and your contact details. You should also clearly set out why you are objecting 
to the decision. 
 
You can also complain to the AIC about how the Agency handled your FOI request, or other 
actions the Agency took under the FOI Act.   
 
Applications for review or complaints can be lodged with the AIC in the following ways: 
Online: 
www.oaic.gov.au 
Post: 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Fax: 
+61 2 9284 9666 
Email: 
[email address] 
 
The Office of the AIC can also be contacted on 1300 363 992. 
 
The Commonwealth Ombudsman 
You can complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by the Agency 
in the exercise of powers or the performance of its functions under the FOI Act.   
 
A  complaint  to  the  Commonwealth  Ombudsman  may  be  made  orally  or  in  writing.  The 
Ombudsman may be contacted for the cost of a local call from anywhere in Australia. 
 
 
 
Page 4 

Attachment C 
 
Freedom of Information Act 1982
—relevant provisions 
11A Access to documents on request 
Scope 
(1)  This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to 
an agency or Minister for access to: 
(i) 
a document of the agency; or 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any  charge  that,  under  the  regulations,  is  required  to  be  paid  before 
access is given has been paid. 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for 
example the following: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
 
Mandatory access—general rule 
(3) 
The  agency  or  Minister  must  give  the  person  access  to  the  document  in 
accordance with this Act, subject to this section. 
 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to 
the document at a particular  time if, at that time, the document is an exempt 
document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not 
in response to a request (see section 3A (objects—information or documents otherwise 
accessible)). 

(5) 
The  agency  or  Minister  must give  the  person  access to the document  if it  is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access 
to  the  document  at  that  time  would,  on  balance,  be  contrary  to  the  public 
interest. 
Note 1:   Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:   A  conditionally  exempt  document  is  an  exempt  document  if  access  to  the  document 
would,  on  balance,  be  contrary  to  the  public  interest  (see  section  31B  (exempt 
documents for the purposes of Part IV)). 

Note 3:   Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access 
to the document. 
 
Page 5 

(6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to 
the document at a particular time if, at that time, the document is both: 
(a) 
a conditionally exempt document; and 
(b) 
an exempt document: 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within  the  meaning  of  paragraph  (b)  or  (c)  of  the  definition  of 
exempt document in subsection 4(1). 
17  Requests involving use of computers etc. 
(1) 
Where: 
(a) 
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason 
exists) is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to 
an agency; 

(b) 
it appears from the request that the desire of the applicant is for information 
that is not available in discrete form in written documents of the agency; and 

(ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided 
with a computer tape or computer disk on which the information is recorded; 
and 

(c) 
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 

(i) 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to 
the agency for retrieving or collating stored information; or 

 
 
(ii) 
the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a 
written document so produced and containing that information and, for that 
purpose,  this  Act  applies  as  if  the  agency  had  such  a  document  in  its 
possession. 

(2) 
An  agency  is  not  required  to  comply  with  subsection  (1)  if  compliance  would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
operations. 

 
Page 6