This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Social media policy'.


 
 
 
 
 
SOCIAL MEDIA GUIDELINES 
Version 1.0 
Date: July 2013 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
 
Purpose 
 
These guidelines are to be read in conjunction with the APSC Circular 2012/1: Revisions to 
the Commission’s guidance on making public comment and participating online
 
This guideline provides direction for agency social media use.  
 
The objective of Safe Work Australia’s social media is to: 
 
  promote Safe Work Australia’s policies 
  reach a wider, more diverse audience quickly 
  educate, inform and entertain 
  promote discussion and debate 
  gather and consider a wide variety of ideas and opinions, and 
  promote events and community engagement activities. 
 
Guideline application 
 
This guideline applies to Safe Work Australia staff that use social media as part of their 
professional responsibilities. This guideline is the responsibility of the Communications and 
Publishing Section.  
 
Social media 
 
Social media refers to web based technologies that allow you to publish, share and discuss 
content e.g. Facebook. 
 
Social media management 
 
The Communications and Publishing Section is responsible for the management of Safe 
Work Australia’s social media accounts, the storage of social media login details and fulfil ing 
record keeping requirements.  
 
Content  
 
When using social media on behalf of Safe work Australia please consider: 
 
  does your content retain interest levels? 
  is your content friendly and engaging? 
  is your content about issues of relevance or events/opportunities coming soon? 
  can your content be related back to operational objectives? 
  is your content inclusive?  
  does your content encourage discussion?  
  Is the content consistent with APS values? 
 
Social media posts 
 
To post material on a Safe Work Australia social media site:  
 
1.  Draft your content for the material you wish to be posted. 
2.  Seek approval of the content from an EL2.  
3.  Provide the approved content, along with the date and time you would like it 
uploaded to the Communications and Publishing Section. 

 


 
4.  The Communications and Publishing Section will review the content to ensure it is 
appropriate for the social media platform.  
5.  The Communications and Publishing Section will upload the content. 
 
Social media responses  
 
The Communications and Publishing Section is responsible for responding to social media 
communication where appropriate. This will be undertaken in consultation with relevant 
Sections.  
 
When an enquiry is posted on the Safe Work Australia Facebook page the Communications 
and Publishing Section can post a holding response to allow line areas time to put together a 
response to any questions if necessary. Line areas will need to provide a response to the 
Communications and Publishing Section within 48 hours. The response only needs to be 
short. If an enquiry needs a detailed response the Communications and Publishing Section 
can refer the person offline for further information to be provided however the short response 
will still need to be posted in the first instance. 
Examples of communications Safe Work Australia may receive and the suggested 
response/action: 
Comment 
Action 
Comments about something unrelated to 
No action required. May be removed 
Safe Work Australia 
depending on comment. 
Incorrect assumption about Safe Work 
Reply to comment correcting any factual 
Australia 
inaccuracies but do not enter into a 
discussion on social media. 
Request for information 
Where possible reply to the post referring to 
the requested information. 
If the response requires a lengthy or complex 
explanation provide Safe Work Australia’s 
general contact details to allow further 
discussion of the issue. 
Negative comment about Safe Work 
Acknowledge the comment but do not enter 
Australia 
into a discussion on social media. Provide 
Safe Work Australia’s general contact details 
to allow further discussion of the issue. 
Thank the individual for their comment and 
remain courteous and friendly. 
Positive comment about Safe Work Australia 
Thank the individual for their comment; ‘like’ 
the comment. 
 
Social media evaluation 
 
The Communications and Publishing Section conducts weekly social media evaluation. This 
evaluation determines the communication’s influence and reach. This evaluation is posted 
on SafetyNet.  
 
Further information 
 
If you have any questions relating to the Agency’s use of social media please contact the 
Communications and Publishing Section.