Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Reliance Framework - MS Access database describing labels on Commonwealth forms'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
29 June 2016 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 19340 
Mr Patrick Conheady 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Conheady 
Decision on your Freedom of Information request 
I refer to your request dated 30 May 2016 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same date for access under the Freedom of Information 
Act 1982 (the FOI Act) to the following documents:  
'The document 'Analysis Approach - Department of Finance and Deregulation - 
Reliance Framework - 2 September 2011' (available at 
http://www.finance.gov.au/sites/default/files/reliance_framework_analysis_approach_
110902.docx) refers at page 2 to: 
'A relational database, using MS Access, was built for data entry.' 
This database was populated with lists of forms and the labels on those forms, with a 
view to identifying common labels which could be de-duplicated. 
The Department of Finance advised me on 13 May 2016 that the function with which 
this document is associated was moved to your Department in 2013 (correspondence 
from Finance available online at: 
https://www.righttoknow.org.au/request/reliance_framework_ms_access_dat#incomin
g-5500). 
Please provide that MS Access database.’ 
My decision 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act on the 
basis that all reasonable steps have been taken to locate the documents you have requested 
and I am satisfied that they do not exist. Please see Attachment A for the reasons behind 
my decision. 
 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. There are two ways 
you can do this. You can ask for an internal review from within the department, or an external 
review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for 
reviews of decisions. See Attachment B for more information about how arrange a review.  
PAGE 1 OF 6 
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
PAGE 2 OF 6 
 
Department of Human Services 
Attachment A 
 
REASONS FOR DECISION 
What you requested 
  'The document 'Analysis Approach - Department of Finance and Deregulation - 
Reliance Framework - 2 September 2011' (available at 
http://www.finance.gov.au/sites/default/files/reliance_framework_analysis_approach_1
10902.docx) refers at page 2 to: 
'A relational database, using MS Access, was built for data entry.' 
This database was populated with lists of forms and the labels on those forms, with a 
view to identifying common labels which could be de-duplicated. 
The Department of Finance advised me on 13 May 2016 that the function with which 
this document is associated was moved to your Department in 2013 (correspondence 
from Finance available online at: 
https://www.righttoknow.org.au/request/reliance_framework_ms_access_dat#incoming
-5500). 
Please provide that MS Access database'. 
 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
  your original request dated 30 May 2016; 
  the documents that fall within the scope of your request; 
  consultations with the Department of Finance; 
  consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the documents; 
o  the department's operating environment and functions; 
  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); 
  the FOI Act.  
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Section 24A of the FOI Act  
 
Section 24A of the FOI Act provides that: 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii) does not exist.  
PAGE 3 OF 6 
 
Department of Human Services 
 
The MyGov Strategy Branch conducted searches of the department's records. This Branch 
did not identify any documents matching the description in your request. 
 
I undertook further consultations with this Branch and was informed that the relevant 
database was developed by an external consultancy firm to record reference material and 
other information.  This was for the purpose of producing a report commissioned by the then 
Department of Finance and Deregulation.  I understand from my consultation with the 
Department of Finance that the Deregulation function was transferred out of Finance as a 
result of the 2013 Machinery of Government changes.   
 
The department was a stakeholder in the development of the commissioned report, only 
insofar as we entered information via an e-form arrangement into the database.  For this 
reason, the department has no record of the document that you have requested access to.   
 
On the basis of these searches, I am satisfied that in accordance with section 24A of the 
FOI Act:  
 
1.  all reasonable steps have been taken to find the documents; and 
2.  the documents do not exist.  
 
PAGE 4 OF 6 
 
Department of Human Services 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment B 
 
 
INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 
Before you ask for a formal review of an FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
misunderstandings.  
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
  made in writing 
  made within 30 days of receiving this letter 
  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
PAGE 5 OF 6 
You can lodge your application: 
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY  NSW  2001  
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at 
www.oaic.gov.au.  
  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
  Include your contact details 
  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
 
Making complaints 
 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the 
exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by phone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
Address: 
Commonwealth Ombudsman 
 
 
GPO Box 442  
CANBERRA ACT 2601 
Phone:  
1300 362 072  
Website: 
 www.ombudsman.gov.au 
 
Note 4: You can phone the Commonwealth Ombudsman's office first. The Ombudsman 
prefers people to ask for a review before making a complaint about a decision. 
 
 
 
PAGE 6 OF 6 
 
Department of Human Services