This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence related to Right to Know'.


From:
Irene Nicolaou
To:
Caitlin Emery
Subject:
FW: Right to know website and ATO [SEC=UNCLASSIFIED]
Date:
Tuesday, 13 September 2016 2:07:14 PM
Attachments:
image001.png
 
 
From: Irene Nicolaou 
Sent: Monday, 29 August 2016 3:02 PM
To: 'Galeotti, Julie' <xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx>
Subject: RE: Right to know website and ATO [SEC=UNCLASSIFIED]
 
Dear Julie
 
Thank you for providing this correspondence, it’s much appreciated.
 
I confirm that OAIC had received this email.
 
If I need anything further I’ll be in contact.
 
Kind regards
 
Irene Nicolaou | Assistant Investigation and Review Officer | Freedom of Information Dispute
Resolution
Office of the Australian Information Commissioner
Level 3, 175 Pitt Street, SYDNEY NSW 2000
GPO Box 5128 SYDNEY NSW 2001| www.oaic.gov.au
Phone:  +61 2 9284 9605 | E-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
 
Protecting information rights – advancing information policy
 
 
 
From: Galeotti, Julie [mailto:xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx] 
Sent: Monday, 29 August 2016 2:43 PM
To: Irene Nicolaou <xxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx>
Subject: Right to know website and ATO [SEC=UNCLASSIFIED]
 
Dear Irene,
 
As discussed today, below is a copy of the email Jonathan Todd sent to the OAIC on 22 July 2016
advising of our position regarding the Right to Know website.  I don’t know if there has been any
further communication with the OAIC on this topic.
 
1

Regards,
 
Julie Galeotti
Senior Legal Adviser, General Counsel
Australian Taxation Office
P 03 9285 1810  
 
Think digital before you print
 
 
 
 
 
From: Todd, Jonathan 
Sent: Friday, 22 July 2016 3:20 PM
To: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
Subject: ATO dealings with Righttoknow website [SEC=UNCLASSIFIED]
 
Dear Sir/Madam
 
I write to advise how ATO General Counsel now intends to respond to FOI requests received via
the ‘Right to Know’ website (www.righttoknow.org.au , ‘RTK’).
 
ATO General Counsel’s response will be taken to fulfil the ATO’s responsibilities under s 19 of
the Work, Health and Safety Act 2011 (Cth).
 
There has been a recent case where abusive material has been placed on the RTK website
addressed at ATO officers named on the web page in preceding correspondence about an FOI
request. The website administrators have failed to remove or redact the unacceptable content
and denied responsibility for the material even though they are the publishers as website
administrators.
 
The ATO is required to address the damage and the risks to staff health and welfare arising from
this by taking reasonable steps to eliminate or minimise the risks.
 
As you are probably aware, the RTK website provides an internet platform for making FOI
requests to Australian government organisations.
 
To utilise the platform users must:
         register for an account (providing details to RTK),
         type the request into the RTK website, together with other details such as the department the
request is being made to
 
The RTK website then sends an email (with a specially generated email address consisting of a
number code and RTK reference, eg xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx) to the ATO’s FOI inbox,
xxx@xxx.xxx.xx.
 
The only way the ATO can respond to the email is via the RTK website. All email correspondence
to and from the RTK website from an applicant and the ATO is automatically published on the
website without any intervention.
2

 
The administrators of the RTK website are themselves very difficult to contact. It appears that
the website is essentially run on a part time and volunteer basis. No telephone numbers or
business/service addresses are provided and the administrators can only be contacted via email.
In our experience, email responses are very slow, often taking several days.
 
In the case we are concerned about, the ATO would probably not be successful in obtaining a
court injunction to remove the offending material on the grounds it was defamatory, or
threatening in a criminal sense. However, s 19 of the WHS Act imposes a lower standard in
terms of the ATO’s responsibilities as an employer.
 
We are on notice of a matter that has caused harm to the health and welfare of ATO officers in
the form of stress, anxiety and public damage to professional reputation. Under ss 17 & 18 of
the WHS Act the ATO is required to take reasonable steps to eliminate or minimise that risk, in
order to continue to provide the ATO’s primary duty of care under s 19.
 
The ATO now intends to deal with FOI requests received via the RTK website as follows:
 
When requests come in from the RTK website, the ATO will send an email response from
xxx@xxx.xxx.xx without staff names, along the lines of ‘The ATO does not process FOI requests
received via the RTK website
Please send your FOI request direct to xxx@xxx.xxx.xx, or lodge via
paper form
’. Website links and general phone number contacts will also be provided.
 
The ATO’s response will not prevent applications being made anonymously. Obtaining an
anonymous email address from an email provider is easier, quicker and requires the provision of
less personal information to a third party than obtaining an account at the RTK website.
 
We cannot address the WHS risks on a case by case basis. All correspondence to the RTK website
is automatically published, including staff names. Unacceptable material can be added to the
web page after the staff names have already been published. We have no satisfactory means of
removing unacceptable material promptly, or at all.
 
There have also been several instances where misguided applicants have requested and/or
obtained their own private material via RTK from government departments. The applications
themselves constituted breaches of the applicants’ privacy even though self-inflicted.
 
The major contributing factor to these misguided private applications is the failure to
adequately warn applicants about making private applications on the RTK website and the lack
of human intervention in the website’s processes.  These private applications generate
unnecessary extra work for the ATO and other government departments in seeking to have
those applications removed and otherwise dealt with.
 
From the ATO’s perspective the RTK website adds no value to what we already do. FOI
applicants are already able to make FOI requests by email or electronic form via the ATO
website, anonymously if desired. All general ‘public’ material provided to applicants (that is not
personal, private, subject to tax secrecy, commercial-in-confidence, etc.), is already published on
the ATO disclosure log on the ATO website where it is accessible by anyone.
 
3



From:
Rocelle Ago
To:
Hulbert, Catherine
Subject:
Re: ATO dealings with Righttoknow website [SEC=UNCLASSIFIED]
Attachments:
image001.png
Dear Catherine
Thank you for your email.
We have not as yet sent a response to Mr Todd's email. I apologise for the delay,
however, I note that Mr Todd's email raises some issues that have needed to be
escalated to the Assistant Commissioner.
Kind regards  
Rocelle Ago | Director | Freedom of Information Dispute Resolution
Office of the Australian Information Commissioner
Level 3, 175 Pitt Street, SYDNEY NSW 2000
GPO Box 5128 SYDNEY NSW 2001| www.oaic.gov.au
Phone:  +61 2 9284 9621 | E-mail: xxxxxxx.xxx@xxxx.xxx.xx
 
On 19 Aug 2016, at 9:34 AM, Hulbert, Catherine <xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx> wrote:
Dear Rocelle
 
In light of the email issues experienced between our offices in July and early August, I wanted
to confirm whether your office had replied to our email below? I note we did not necessarily
expect a response, however if one had been sent, it has not been received. Could you please
confirm the status of any response?
 
Kind regards
 
   
Catherine Hulbert
Senior Principal Lawyer, General Counsel, ATOC
Australian Taxation Office
P 02 9374 8845
Part time Wednesday - Friday  
 
<image001.png>
 
 
From: Todd, Jonathan 
Sent: Friday, 22 July 2016 3:20 PM
To: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
Subject: ATO dealings with Righttoknow website [SEC=UNCLASSIFIED]
 
Dear Sir/Madam
 
I write to advise how ATO General Counsel now intends to respond to FOI requests received
via the ‘Right to Know’ website (www.righttoknow.org.au , ‘RTK’).
 
ATO General Counsel’s response will be taken to fulfil the ATO’s responsibilities under s 19 of
the Work, Health and Safety Act 2011 (Cth).
5

 
There has been a recent case where abusive material has been placed on the RTK website
addressed at ATO officers named on the web page in preceding correspondence about an
FOI request. The website administrators have failed to remove or redact the unacceptable
content and denied responsibility for the material even though they are the publishers as
website administrators.
 
The ATO is required to address the damage and the risks to staff health and welfare arising
from this by taking reasonable steps to eliminate or minimise the risks.
 
As you are probably aware, the RTK website provides an internet platform for making FOI
requests to Australian government organisations.
 
To utilise the platform users must:
<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->register for an account (providing details to
RTK),
<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->type the request into the RTK website, together
with other details such as the department the request is being made to
 
The RTK website then sends an email (with a specially generated email address consisting of a
number code and RTK reference, eg xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx) to the ATO’s FOI inbox,
xxx@xxx.xxx.xx.
 
The only way the ATO can respond to the email is via the RTK website. All email
correspondence to and from the RTK website from an applicant and the ATO is automatically
published on the website without any intervention.
 
The administrators of the RTK website are themselves very difficult to contact. It appears that
the website is essentially run on a part time and volunteer basis. No telephone numbers or
business/service addresses are provided and the administrators can only be contacted via
email. In our experience, email responses are very slow, often taking several days.
 
In the case we are concerned about, the ATO would probably not be successful in obtaining a
court injunction to remove the offending material on the grounds it was defamatory, or
threatening in a criminal sense. However, s 19 of the WHS Act imposes a lower standard in
terms of the ATO’s responsibilities as an employer.
 
We are on notice of a matter that has caused harm to the health and welfare of ATO officers
in the form of stress, anxiety and public damage to professional reputation. Under ss 17 & 18
of the WHS Act the ATO is required to take reasonable steps to eliminate or minimise that
risk, in order to continue to provide the ATO’s primary duty of care under s 19.
 
The ATO now intends to deal with FOI requests received via the RTK website as follows:
 
When requests come in from the RTK website, the ATO will send an email response
from xxx@xxx.xxx.xx without staff names, along the lines of ‘The ATO does not
process FOI
 requests received via the RTK websitePlease send your FOI request direct
to xxx@xxx.xxx.xx, or lodge via paper form
’. Website links and general phone
number contacts will also be provided.
 
The ATO’s response will not prevent applications being made anonymously. Obtaining an
anonymous email address from an email provider is easier, quicker and requires the
provision of less personal information to a third party than obtaining an account at the RTK
6