APPLICATION TO ACCESS COUNCIL INFORMATION 
(INFORMAL) 
Government Information (Public Access) Act, 2009 (GIPA) 
APPLICANT DETAILS 
    Title: 
   Given Name(s) 
                Surname / Last Name 
  Mr/Mrs/Ms/Dr 
  Other: 
 
Company name:  
 
Contact Address:                                                              Type of Applicant:                Media representative     
                 Unit              /   House Number                        Member of Parliament    Legal representative     
 
                                     /                      –                             Private Sector                   Member of the public    
 
Street or 
PO Box: 
 
Suburb:                                                                     
State:                       Postcode:  
 
 
*Daytime Phone 
*Fax:                              
*Mobile:   
 
 
*Email:  
   
*  Voluntary  information  only.    (Assists  with  timely  processing  of  your  application)    See  Privacy  and  Personal 
Information Act statement) 
 
PROPERTY DETAILS 
I wish to view records of Council pertaining to: 
Subject / Property Address:  ________________________________________________________   
Required Information:  (Specify in detail the type of documents required.)  
  ______________________________________________________________________________   
  ______________________________________________________________________________   
  ______________________________________________________________________________   
Reason for Viewing Documentation:  _________________________________________________   
  ______________________________________________________________________________   
 
 
UNDERTAKING BY APPLICANT 
I accept that the records concerned may be perused and notes taken.  I undertake to strictly observe any 
directions  given  and  to  respect  the  integrity  of  the  records  made  available.    I  will  not  photograph,  trace, 
write on or otherwise deface or damage or remove a record. 
 
Signature:  _____________________________   
Date:   ____________________________   
 
 
OFFICE USE ONLY 
 
Officer Name: ……………………………………………..   Date …………… ……………………………….. 
 
Time taken to process application: ……………days                    Files VIEWED:        YES:        NO:    
 

---

IMPORTANT INFORMATION 
 
As  from  1  October  1998  Council  ceased  placing  "hard  copy"  documentation  on  its  physical  files. 
Information is now stored electronically and as such computer terminals have been made available in the 
Civic Centre foyer to allow public access. Records Management staff are available to assist applicants in 
searching for documentation on the computer. Given the above it is very important for applicants to be as 
specific as possible when advising what it is they wish to view. 
 
PLEASE NOTE: If required to view hard copy records you will need to produce photo identification; 
to be retained by Council staff for the duration of the viewing session. 
 
Applicants should note that some files may be stored off site or are in use by Council officers. If this is the 
case it may take up to 5 working days for the file to become available. A Records Management Officer will 
contact  you  as  soon  as  the  file(s)  is/are  available  for  viewing.  Photocopies  from  file  can  be  arranged  (in 
accordance with relevant legislation) and are subject to fees in accordance with Council's Pricing Policy. 
Note: Some development/building application and property related information can only be copied with the 
consent  of  the  copyright  owner.  Technical  advice  regarding  a  matter  not  currently  before  Council  may 
require the making of an appointment with the relevant officer. 
 
Government Information (Public Access) Act, 2009 
Applicants are advised that they may choose to lodge a formal access application under the Government 
Information (Public Access) Act,  2009. Further details about  your right to information under the GIPA Act 
are available on request. 
 
PRIVACY AND PERSONAL INFORMATION ACT 
Your personal information is being collected to process this application.  The supply of personal contact information by 
you  [marked  with  an  asterisk  (*)]  is  voluntary.    If  you  cannot  provide  or  do  not  wish  to  provide  this  information,  the 
Council may not be able to process your application in a timely manner.  Council is to be regarded as the agency that 
holds  the  information.    You  may  make  application  for  access  or  amendment  to  information  held  by  Council.    This 
application form and the information contained in it are accessible to the public upon enquiry. 
 
LODGEMENT INFORMATION 
 
Method of Lodgement 
It  is  recommended  that  applications  be  submitted  in  person  at  Civic  Centre,  Mosman  Square,  Spit 
Junction, to avoid time lost in the event of incomplete applications and the need to return them by post. 
 
Applications  that  are  lodged  by  post  should  be  addressed  to  The  General  Manager  at  the  following 
address: 
 
PO Box 211 
SPIT JUNCTION  NSW  2088 
 
Fax: 02 9978 4132 
Email: xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xxx.xx  
 
Further Information 
If  you  require  further  information  on  completing  this  form,  Council  may  be  contacted  on  9978  4000 
between 8.30am and 5.00pm Monday to Friday. 
 
DECLARATION 
The  details  provided  by  me  are  correct  and  I  have  read  and  understand  all  information  provided  in  this 
application. 
 
_______________________________________  _____  ___________________________________ 
(Applicant’s Signature)  
(Date) 
 
 

---